Suggerimenti ed esempi per creare aiuti al lavoro

Un grande aiuto al lavoro fa salire alle stelle la qualità e/o la quantità delle prestazioni dei dipendenti.

Offre anche un rendimento costante in termini di ritorno sull’investimento (ROI).

Eppure, gli aiuti al lavoro sono uno strumento enormemente sottoutilizzato e incompreso.

Un solido sistema di supporto alle prestazioni che porta risultati richiede dei veri e propri aiuti al lavoro. E i job aids veramente ottimi richiedono il consenso dei manager, l’input dei dipendenti e un design che sia coinvolgente e semplice da usare.

Dato che qui a Venngage siamo esperti di design, vi insegneremo come produrre job aids potenti ed efficaci che migliorano le prestazioni dei dipendenti e sono anche belli da vedere, anche se non siete designer.

Clicca per saltare avanti:

Cosa sono gli aiuti al lavoro? Definizione

I job aids sono istruzioni su come svolgere un compito legato al lavoro. Sono anche conosciuti come one-pager, foglietti illustrativi, liste di direzione, strumenti di memoria e di supporto alle prestazioni. I job aids ricordano ai dipendenti come fare i compiti e prevengono gli errori.

Di solito sono documenti stampati, ma possono anche essere digitali – un file PDF o un’immagine salvata su un computer, un video, un’applicazione per smartphone. Sono spesso una pagina (o meno).

Gli aiuti al lavoro non sono formazione. Gli aiuti al lavoro vengono utilizzati in caso di necessità.

Gli aiuti al lavoro non sono strumenti. La vostra sedia da ufficio ergonomica non è un ausilio per il lavoro.

Gli aiuti al lavoro supportano il lavoro sul posto di lavoro. Semplificano le informazioni e i processi per aiutare a guidare i dipendenti nel momento.

Come gli aiuti al lavoro migliorano le prestazioni dei dipendenti

I professionisti dell’apprendimento e dello sviluppo possono usare i job aids per migliorare le prestazioni dei dipendenti.

No, davvero. Peregrine Performance Group ha scoperto che la competenza dei dipendenti è aumentata del 50% quando hanno ridotto un corso di formazione di una settimana a un giorno e hanno aggiunto un aiuto al lavoro di otto pagine.

Gli aiuti al lavoro possono aiutare i dipendenti a:

Ricordare come fare qualcosa dopo l’allenamento
Risolvere un problema complesso nel momento
Testare nuovi flussi di lavoro o adattarsi ad altri cambiamenti

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Per fare questo in modo efficace, gli aiuti al lavoro dovrebbero essere:

Semplici
Altamente rilevante per il compito da svolgere
Ben progettati, cioè facili da usare

Ovviamente, un aiuto al lavoro mal progettato, confuso, mal scritto o incompleto farà più male che bene.

Siamo qui per insegnarvi come creare aiuti al lavoro coinvolgenti e utili. Cominciamo.

Come creare un aiuto per il lavoro

Copia e immagini forti sono la chiave quando si crea un aiuto per il lavoro. Detto questo, sono solo una parte del processo.

Un aiuto al lavoro veramente buono viene creato con un risultato specifico in mente, con l’approvazione dei manager e, una volta creato, viene testato e rivisto fino alla perfezione.

In questa sezione, vi insegneremo come pianificare, creare e testare i vostri job aids. E dal momento che Venngage è un semplice strumento di design per le comunicazioni aziendali, vi forniremo un sacco di consigli facili e fattibili per rendere i vostri job aids belli e funzionanti ancora meglio.

1. Raccogliere informazioni e ottenere il consenso

Un job aid efficace è quello che è fatto specificamente per il suo pubblico di riferimento. Il job aid è per dirigenti di livello C o per impiegati di livello base? O un ruolo intermedio?

Assicuratevi di comunicare il messaggio giusto intervistando un esperto in materia o anche singoli dipendenti. Fare ricerche online sul pubblico è utile, ma integratele sempre con interviste one-to-one.

Concentrate la vostra analisi dei bisogni su ciò che il vostro pubblico già sa e su ciò che ha bisogno di imparare da un aiuto al lavoro. Lasciate che i dipendenti vi dicano cosa vogliono imparare. 360Learning ha una grande guida all’approccio dell’analisi dei bisogni bottom-up.

Fonte

Analisi dei bisogni completata, bisogna ottenere l’approvazione dei manager. Parlate con i manager di come il job aid sarà presentato ai dipendenti e chi si assicurerà che venga usato. Definite le aspettative per i dipendenti: come e quando il job aid dovrebbe essere usato e come riceveranno il feedback.

Assicuratevi che la vostra strategia di job aid sia allineata con i manager che la applicheranno! Ottenere l’allineamento fin dall’inizio aumenta notevolmente le possibilità che il vostro job aid sia effettivamente efficace.

2. Scegliere un formato di aiuto al lavoro

Il formato giusto per il vostro aiuto al lavoro dipende in gran parte dal compito da svolgere. Si tratta di un processo diretto passo dopo passo o il lavoratore ha bisogno di prendere decisioni lungo il percorso? Il lavoratore ha bisogno di spuntare delle voci da una lista o di registrare delle informazioni?

Potete anche considerare i media per il vostro aiuto al lavoro: un poster, un video, un audio, un’app o un handout.

A Venngage, ci concentriamo su infografiche e documenti: diagrammi passo dopo passo, liste di controllo, diagrammi di flusso, fogli di lavoro e altro. Quindi vi guideremo attraverso il processo di creazione di grafici di aiuto al lavoro che potete usare da soli, o aggiungere ai vostri poster, video o app.

Aiuti al lavoro passo dopo passo

Gli aiuti al lavoro passo dopo passo visualizzano indicazioni e informazioni in una sequenza.

Si dovrebbe usare un formato di aiuto al lavoro passo dopo passo se il compito:

È lineare senza percorsi alternativi.
Non richiede un processo decisionale.
Deve essere fatto in un ordine specifico.

Come progettare un aiuto al lavoro di successo passo dopo passo:

Aggiungete solo i passi più rilevanti per completare il compito.
Usate icone o illustrazioni come un rapido promemoria visivo di ogni passo.
Usate lo stesso stile di icona/illustrazione in tutto l’aiuto per la coerenza visiva.
Usate un’intestazione o uno sfondo di colore diverso per ogni passo.
Usate i verbi all’inizio di ogni sotto-intestazione, ad esempio: fissare degli obiettivi, creare dei contenuti.

Modello di istruzioni passo dopo passo

Le infografiche passo dopo passo sono ottime per spiegare un processo in modo semplice e facile. Create prima uno schema di solo testo. Organizzate i vostri passi, scrivete le intestazioni e la copia della spiegazione. Poi siete pronti per iniziare a disegnare!

Avete paura di creare il vostro layout? I modelli già pronti, come quello qui sotto, vi tolgono ogni dubbio sulla creazione di un aiuto per il lavoro. Scegliete un modello con la struttura che vi piace e poi personalizzate i colori, le illustrazioni e il testo.

Modello di procedura passo dopo passo

Usate un’introduzione (breve!) nel vostro aiuto al lavoro per fornire un background o delle linee guida. Questo è particolarmente utile per conversazioni o situazioni difficili.

Per esempio, il servizio clienti potrebbe aver bisogno di rispondere al feedback negativo dei clienti, come nel job aid della procedura passo dopo passo qui sotto.

L’introduzione chiarisce che i rappresentanti devono rispondere entro 24 ore, specialmente se la recensione è negativa.

Gli aiuti al lavoro passo dopo passo di solito seguono un formato a colonna singola, dall’alto verso il basso. Questo crea un flusso naturale di informazioni che guida facilmente il lettore da un passo all’altro.

Le informazioni dovrebbero anche essere organizzate da sinistra a destra, la direzione in cui leggiamo naturalmente.

Ancora, si può mescolare alternando i passi numerati a destra o a sinistra, come nell’esempio qui sotto. Le illustrazioni aiutano a guidare l’occhio del lettore da un passo all’altro.

Modello per l’inserimento di nuovi utenti

A volte, un formato lineare a una colonna e passo dopo passo non funziona per il vostro aiuto al lavoro.

Usate un formato a due colonne per confrontare e contrastare. Usate colori contrastanti per aiutare i dipendenti ad assorbire meglio le informazioni. Il modello di onboarding per i nuovi utenti usa il blu e l’arancione, sia nell’intestazione che nelle due colonne.

Aiuti al lavoro con i diagrammi di flusso

Gli aiuti con i diagrammi di flusso aiutano gli impiegati a prendere decisioni sul lavoro e a finire i compiti a certe condizioni.

Richiede diverse decisioni sì o no.
Ha bisogno che le decisioni siano prese in sequenza.
Sarà completato in modi diversi in base ad ogni decisione.

Come progettare un aiuto al lavoro di successo passo dopo passo:

Includete una breve introduzione per il contesto, ma solo se è essenziale.
Usate frasi brevi e parole brevi.
Assicuratevi che ci sia molto spazio bianco.
Mettere in contrastato i percorsi alternati con colori diversi.
Usate i punti elenco per condensare le istruzioni all’interno di un nodo.

Modello di aiuto al processo decisionale

I diagrammi di flusso devono assolutamente essere pianificati prima. Abbozzate il numero di passi e decidete quanto complesso volete che sia.

Iniziate da una tela bianca o scegliete un modello che rispecchia meglio il processo che volete visualizzare. Questo modello di diagramma di flusso è un design lineare abbastanza semplice. Qualunque cosa scegliate, iniziate il flusso nell’angolo in alto a sinistra, perché è così che la gente di solito legge.

Mantenete il diagramma di flusso semplice! Includete solo i punti essenziali in modo che i dipendenti possano seguire il flusso con facilità. Usate colori contrastanti per differenziare i flussi, come la combinazione di colori blu e giallo qui sopra.

Modello di diagramma di flusso decisionale

Gli spunti visivi sono molto importanti per rendere gli aiuti di lavoro del diagramma di flusso facili da seguire. Posizionate le fasi parallele agli stessi livelli. Nell’esempio qui sotto, i punti sulla sinistra sono allineati con le opzioni parallele sulla destra.

Usare diverse forme e colori per diverse opzioni.

“Inizia qui” è in un rettangolo più piccolo e scuro, così i lavoratori sanno immediatamente dove iniziare il flusso.

Le opzioni “sì/no” sono cerchi scuri. Le istruzioni sono rettangoli verdi e i punti finali “call closed” sono rettangoli arancioni più piccoli. Molto facile da capire.

Se preferite che l’impiegato segua un percorso particolare nel diagramma di flusso, mettetelo in un colore diverso e più luminoso. Per esempio, il flusso meno preferito potrebbe essere in grigio, mentre quello preferito è un verde brillante.

Aiuti al lavoro con la lista di controllo

Le liste di controllo aiutano gli impiegati a prendere decisioni sul lavoro e a finire i compiti, a certe condizioni.

Si dovrebbe usare un formato di lista di controllo di aiuto al lavoro se il compito:

Non ha bisogno di essere completato in un certo ordine.
Si riferisce alla pianificazione, all’ispezione o all’osservazione.
Dovrebbe essere eseguito allo stesso modo ogni volta.

Come progettare una lista di controllo di successo:

Usate un verbo o una parola d’azione all’inizio di ogni voce della lista di controllo.
Raggruppate le diverse fasi di un processo in base al colore.
O separare le liste di controllo in diverse tabelle.
Saltate qualsiasi parola lunga o gergo, a meno che non sia rilevante.
(Opzionale) Aggiungete una breve introduzione, con le informazioni più importanti all’inizio e alla fine.

Modelli di liste di controllo del lavoro

Una lista di controllo di aiuto al lavoro può essere una panoramica generalizzata di un lungo processo o più dettagliata. La formattazione e la scelta del colore aiutano a mantenere le cose organizzate.

Provate un formato a colonna singola per le panoramiche di livello superiore. Si possono aggiungere date, o organizzare per fasi come nel modello di aiuto al lavoro della lista di controllo qui sotto. La codifica a colori aiuta a organizzare visivamente le fasi.

In effetti, la maggior parte delle liste di controllo di aiuto al lavoro dovrà essere divisa in pezzi.

E ogni sezione dovrebbe contenere solo i passi più importanti. Ricordate, una lista di controllo non può fare il lavoro di un dipendente al posto suo. Non state dando indicazioni; state dando il quadro generale.

Mantenete ogni passo breve e succinto, cioè facile da capire a colpo d’occhio. Il seguente modello di lista di controllo del job aid si basa su frasi brevi e molto spazio bianco. Le barre di colore definiscono ordinatamente ogni sezione. Uno sfondo bianco e pulito mantiene l’attenzione sui compiti.

Correlato: Più modelli di liste di controllo del lavoro

Modello di lista di controllo delle pratiche di lavoro sicure

Raggruppare i compiti è ancora più utile in liste di controllo più dettagliate, come nel sussidio per la lista di controllo delle pulizie qui sotto. I dipendenti non saranno così sopraffatti; si sentono autorizzati a reagire a una (breve) lista alla volta.

Questo è particolarmente importante per le liste di controllo per le pratiche di lavoro sicure dove la salute dei lavoratori è in gioco. L’accuratezza è ancora più critica, quindi potrebbe essere necessario rifiutare la nostra regola “breve e dolce” e dare istruzioni più dettagliate per assicurarsi che i lavoratori non perdano nulla.

Specialmente con i compiti completati quotidianamente, come i processi di pulizia, vorrete ottenere un feedback al più presto e rivedere la lista di controllo come necessario.

Le liste di controllo dovrebbero essere documenti che vivono e respirano.

Chiedete un input e aggiornate subito la lista per ottenere una lista di controllo più efficace che abbia l’approvazione delle persone che la usano davvero!

Aiuti al lavoro con la tabella delle decisioni

La tabella delle decisioni aiuta gli impiegati a prendere decisioni, a certe condizioni.

Si dovrebbe usare un formato di tabella decisionale di aiuto al lavoro se il compito:

Ha diverse variabili.
Non ha bisogno di essere completato in un certo ordine.
Ha un numero moderato di opzioni legate a ciascuna variabile.

Come progettare una tabella decisionale di successo:

Attenersi solo alle informazioni essenziali. Solo i fatti.
Usate punti elenco con parole e frasi brevi.
Aggiungete delle icone ad ogni sezione come rapido riferimento visivo.
Includere un’intestazione in grassetto con caratteri grandi.
Usate i divisori di fila in colori diversi per aiutare a spezzare le sezioni.

Tabella dei rischi per le decisioni mediche

Il colore è la chiave per evidenziare il rischio in una tabella decisionale. Un gradiente dal verde (poco rischio) al rosso (alto rischio) guida il messaggio.

Le icone aiutano a sostenere il messaggio. Potreste scambiare le icone per simboleggiare la categoria o identificare il tipo di rischio.

Guida di riferimento per gli aiuti al lavoro

Le guide di riferimento forniscono ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per finire un compito.

Dovreste usare una guida di riferimento formato aiuto al lavoro se il compito:

Non ha bisogno di essere fatto in un certo ordine.
Riguarda i dati a cui un dipendente deve fare riferimento.

Come progettare una guida di riferimento di successo:

Usare semplici icone o illustrazioni come punti elenco.
Usare lo stesso stile di grafica in tutto.
Usare lo spazio bianco per evitare di sommergere il lettore di informazioni.
Suddividere le informazioni in pezzi facili da digerire.
Usare frasi brevi e parole brevi.

Modello di guida rapida

Le infografiche brillano davvero come guide di riferimento. Sono chiare, visive e facili da seguire.

Ecco come non uscire dai binari con il vostro design: mantienete ogni elemento, che si tratti di forme o font di intestazione o stili di icone, coerente.

Mantenete gli stessi caratteri per l’intestazione, la sottointestazione e il corpo. Se usate delle illustrazioni, dovrebbero essere tutte dello stesso stile e avere gli stessi colori. Usate le stesse forme: quadrati per gli sfondi e cerchi per i numeri, come nell’esempio qui sotto.

L’aiuto al lavoro di cui sopra è chiaro ed esteticamente gradevole perché:

Le illustrazioni sono tutte dello stesso stile, dimensioni e colori.
I quadrati grigi di sfondo hanno tutti la stessa forma e sono tutti allineati come su una griglia.
Lo schema dei colori del testo, la dimensione e il carattere sono coerenti in tutto.
C’è molto spazio bianco sullo sfondo per evitare di far sembrare il design disordinato.
La combinazione di colori è semplice, con il verde acqua usato come colore d’accento per evidenziare le informazioni importanti.

Non preoccupatevi di aggiungere troppo “stile” al vostro aiuto per il lavoro. Concentratevi sulla ripetizione degli elementi di design e manteneteli allineati e coerenti. Questo è il modo migliore per rendere il tuo aiuto al lavoro accessibile ed efficace.

Di nuovo, la guida di riferimento di cui sopra è perfettamente allineata, gli stili delle icone sono coerenti e c’è molto spazio bianco intorno ad ogni punto.

Nervosi di creare un allineamento perfetto? I template di Venngage lo fanno per voi. La nostra funzione di sostituzione delle icone riallineerà automaticamente gli elementi per voi. Ci sono anche delle guide intelligenti che vi mostrano come ogni elemento è allineato agli oggetti vicini.

Un altro consiglio: le icone aiutano la comprensione e l’impegno e rendono i vostri job aid più accessibili. I simboli aiutano coloro che hanno diversi stili di apprendimento a capire meglio il vostro job aid.

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Guida rapida al software tecnico

Sempre sul tema dell’accessibilità, assicuratevi che ogni testo sia al livello di lettura della sesta classe. E mantenete i vostri font leggibili. Mantenete la dimensione dei caratteri il più grande possibile, evitate i font con “fioriture” (font serif) ed evitate gli sfondi a motivi per mantenere il testo leggibile.

La guida rapida del software qui sotto ha un semplice sfondo grigio e usa coerentemente lo stesso, semplice carattere.

3. Scrivere l’aiuto al lavoro

Gli aiuti al lavoro sono istruzioni, quindi attenetevi a frasi brevi che iniziano con un verbo d’azione.

Volete istruire l’impiegato esattamente su cosa fare. Siate diretto.

Per esempio:

Inserite l’indirizzo e-mail della vostra azienda e la password.
Cliccate su “Time Off” nella barra di navigazione sinistra.
Premere “5” quando viene richiesto.
Pulite la vostra scrivania calda con le salviette disinfettate in dotazione alla fine della giornata.
Stampate il registro delle chiamate passate.

Siate coerenti con i vostri verbi d’azione. Se scrivete “enter your login name/password/data” non scrivete poi “plug in your login name/password/data”. Troppa confusione. Attienetevi a “inserisci”.

4. Prova il vostro aiuto al lavoro nel mondo reale

Prima di rilasciare il vostro aiuto al lavoro, provate un prototipo. Includere solo la copia e un design semplice. Datelo ad alcune persone che lo userebbero davvero sul lavoro. Osservateli mentre lo usano, se possibile. Ottienete un feedback.

Rivedete l’aiuto al lavoro finché non è il più efficace possibile.

È possibile eseguire un sondaggio per ottenere un feedback. Esempi di domande includono:

C’era qualche passo non chiaro?
Eri insicuro su qualcosa?
C’era qualche passo fuori dall’ordine?
I passi erano facili da seguire?
Ha avuto bisogno di altre informazioni in qualche momento?
C’erano troppe informazioni in qualche punto?
C’era qualcosa che non era coperto?

Poi, presentate i vostri risultati al vostro team o ai decisori utilizzando un’infografica.

Assicuratevi di ottenere anche la firma dei manager o di altre parti interessate. Il loro consenso farà sì che il vostro job aid sia effettivamente usato e utilizzato come previsto.

Lavorate con loro per capire il supporto del job aid – digitale o stampato – e come dovrebbe essere distribuito. Siate specifici su come gli impiegati dovrebbero usare il vostro job aid: stampato e messo in un raccoglitore specifico, salvato come immagine sul loro desktop, ecc.

Potete usare un’infografica per spiegare come i lavoratori dovrebbero usare la vostra infografica sul Job Aid. Modificate questo modello in Venngage e rendetelo “6 consigli per l’utilizzo del vostro nuovo Job Aid”. Cancellate le sezioni come richiesto, poi condividete o scaricate.

Come dimostrate l’efficacia del vostro aiuto al lavoro? Ecco alcuni indicatori:

I punteggi di soddisfazione dei clienti migliorano.
I compiti vengono completati con più precisione.
I manager ricevono meno domande ripetitive dai dipendenti.
I dipendenti riportano nei sondaggi significativi guadagni di conoscenze e abilità.
Misurare le azioni per determinare gli aumenti di produttività.

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Mettete i vostri risultati in un rapporto semplice e facile da digerire. Usate questo modello e inviatelo via e-mail o instant messenger o aggiungetelo a una presentazione esistente o a un altro documento.

Soprattutto, non si tratta solo di numeri. Bisogna raccontare una storia: il problema, gli obiettivi di lavoro, i successi e ciò che deve essere fatto dopo.

Ecco perché le infografiche sono ottime per i rapporti: combinano dati e narrazione in un formato accattivante e facile da capire.

Creare un aiuto al lavoro con Venngage

Venngage è una piattaforma di design semplice ma potente per fare infografiche e altre immagini per il business.

Come avete visto, abbiamo modelli specifici di aiuti al lavoro che potete personalizzare nel nostro semplice editor online e poi scaricare sul vostro computer. Potete anche iniziare da una tela bianca.

1. Scegliere un modello di aiuto al lavoro

I modelli aiutano l’ispirazione per il design. Che voi scegliate di attenervi al layout o di cambiarlo radicalmente dipende da voi!

Scegliete il layout che vi piace di più per il vostro aiuto al lavoro. Non preoccupatevi di scegliere un modello con i giusti colori, immagini, caratteri, ecc. Questi possono essere cambiati in seguito.

Potete cercare “aiuto al lavoro” nella nostra pagina dei modelli o per qualsiasi altra cosa come “servizio clienti”, “modello passo dopo passo” ecc. Oppure sfogliare i modelli in questo post del blog.

2. Personalizzate il vostro modello di aiuto al lavoro

Ecco alcuni modi rapidi per personalizzare un modello di aiuto al lavoro in Venngage:

Cliccate per modificare qualsiasi testo (e stile di testo).
Cambiate il colore dello sfondo o aggiungete un motivo/gradiente.
Aggiungete o rimuovete sezioni. Ridimensionate la vostra tela manualmente o usate Magic Resize per gli utenti del piano Business.
Aggiungete i colori del vostro marchio e applicateli automaticamente a qualsiasi template con My Brand Kit per gli utenti del piano Business.
Caricate il vostro logo.
Accedete alla nostra libreria in-editor di migliaia di icone e illustrazioni gratuite.
Aggiungete tabelle o grafici e modificate i dati e lo stile facilmente.

Sostituire un’icona in Venngage usando il nostro menu di sostituzione.

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3. Invitate la vostra squadra a Venngage e a collaborare al vostro aiuto al lavoro

Invitate le persone nel vostro team Venngage con Venngage for Business. Modificate insieme in tempo reale. Aggiungete commenti, inviate link privati e organizzate i vostri progetti in cartelle.

Collaborare con i membri del team in Venngage in tempo reale.

4. Scaricate il vostro aiuto per il lavoro sul vostro computer

Gli utenti gratuiti possono condividere i loro progetti tramite un link. Gli utenti a pagamento possono scaricare i disegni in formato PDF, Interactive PDF, PNG, PNG HD o PowerPoint.

Scaricare il suo progetto Venngage sul suo computer.