Come scrivere un rapporto d'incidente efficace [modelli]

Facciamo tutti del nostro meglio per garantire una forza lavoro felice e sana. Ecco perché, in un mondo perfetto, non si dovrebbe mai creare un rapporto sugli incidenti.

Ma dato che gli incidenti accadono, non è mai una cattiva idea essere preparati per qualsiasi situazione, specialmente per l’inaspettato.

Proprietari di piccole imprese, team di risorse umane e primi soccorritori di emergenza sul posto di lavoro: questo è l’articolo che fa per voi!

In questa guida passo dopo passo, condivideremo i nostri migliori consigli sulla creazione di rapporti sugli incidenti che vi aiuteranno a condurre indagini efficaci e ad assicurarvi che incidenti simili (o più gravi) non si ripetano. Includeremo anche i nostri modelli migliori per portare a termine il lavoro.

Tabella dei contenuti:

Tutti i modelli in questo post possono essere personalizzati usando il nostro facile strumento online per creare rapporti sugli incidenti. L’iscrizione è gratuita e molti dei nostri modelli sono anche gratuiti.

1. Cos’è un rapporto d’incidente?

Un rapporto sugli incidenti è un modulo per documentare tutte le malattie sul posto di lavoro, gli infortuni, i quasi incidenti e gli incidenti. Un rapporto sugli incidenti deve essere completato nel momento in cui si verifica un incidente, non importa quanto sia lieve l’infortunio.

Ecco un esempio:

Qualsiasi malattia o infortunio che abbia un impatto sulla capacità lavorativa di un dipendente deve essere annotato. Le specifiche di ciò che è richiesto dalla legge per essere incluso in un rapporto di incidente variano a seconda della legislazione federale o provinciale che riguarda il vostro posto di lavoro.

Se non siete sicuri, potete dare un’occhiata al sito web del vostro governo per maggiori dettagli. In alcuni casi, ci sono eccezioni che possono esentare le piccole imprese dal rispettare tale legislazione.

2. Esempi di rapporto d’incidente e suggerimenti per la progettazione

Qui ci sono alcuni esempi di rapporti sugli incidenti per aiutarvi a iniziare. Ho anche incluso alcuni suggerimenti per la progettazione dei rapporti per aiutarvi a presentare le informazioni in modo efficace. Abbiamo anche una guida completa al design generale dei report, se volete scavare un po’ più a fondo nell’argomento.

Incorporare il vostro branding nel design del vostro report

Come per ogni documento che create per il vostro business, è buona norma incorporare il vostro branding nei vostri report sugli incidenti. (Psst-Venngage‘s Brand Kit permette di aggiungere facilmente il vostro branding in un solo click!)

Includete i colori del vostro marchio nel vostro design. Potete farlo usandoli nell’intestazione del rapporto, nel piè di pagina, nella barra laterale e in qualsiasi immagine.

Potreste usare i colori del vostro marchio sullo sfondo del vostro rapporto sull’incidente:

Potreste anche voler includere il vostro logo, come in questo modello di rapporto sull’incidente:

Organizzate le vostre informazioni in sezioni usando i box

Per rendere le vostre informazioni il più leggibile possibile, organizzatele in sezioni. Uno dei modi più semplici per farlo è usare i box.

Per esempio, date un’occhiata a come questi modelli di rapporti sugli incidenti usano le caselle per sezionare le informazioni:

Questo esempio di rapporto sull’incidente usa anche dei rettangoli per indicare le intestazioni delle sezioni:

Codificate con i colori le sezioni del vostro rapporto sull’incidente

I colori non sono solo ottimi per rendere i vostri report, presentazioni e grafici più interessanti da guardare. Potete anche usare i colori per organizzare le sezioni del vostro report e per attirare l’attenzione sulle informazioni chiave.

Per altri consigli sull’uso del colore nei vostri progetti, leggete la nostra guida su come scegliere i colori per comunicare efficacemente.

Aggiungete un’intestazione visiva al vostro rapporto sugli incidenti

Come parte del vostro branding aziendale, potreste voler aggiungere un’intestazione visiva ai vostri rapporti. Per esempio, questo modello di rapporto sugli incidenti usa una foto neutra con un filtro di colore per creare un’intestazione professionale:

Potete farlo in Venngage sovrapponendo una foto su uno sfondo colorato e regolando l’opacità della foto:

Potete usare lo stesso effetto anche per le barre laterali:

Fare un modulo finto per offrire notizie ai membri del team come esempio

Se state cambiando il personale o se succede qualcosa quando la persona che possiede i rapporti sugli incidenti è assente, è molto importante che ci sia un processo documentato. Questo assicurerà che se qualcuno è messo sul posto, possa compilare il rapporto sugli incidenti correttamente.

Può anche essere utile aggiungere brevi descrizioni del tipo di informazioni da includere in ogni campo. Guardate come questo esempio di rapporto sull’incidente offre un breve testo per guidare la persona che lo compila:

Utilizzare le icone per visualizzare i concetti

Le icone sono immagini piccole e compatte che possono essere usate per rafforzare le informazioni nei vostri rapporti. Potete anche usarle per attirare l’attenzione su campi specifici e informazioni importanti.

Per esempio, questo modello di rapporto di incidente usa icone per indicare lo scopo di ogni campo:

3. Come scrivere un rapporto di incidente

È importante stabilire un metodo sistematico per indagare sugli incidenti.

È altrettanto importante preparare un rapporto che permetta di registrare ogni aspetto rilevante dell’incidente – questo è il primo passo essenziale nel processo di segnalazione dell’incidente.

Dopo aver creato il vostro modulo di rapporto sull’incidente, potete:

Iniziate la vostra indagine con l’accertamento dei fatti
E finire la vostra indagine con la determinazione di raccomandazioni per prevenire sia un aumento della gravità dell’incidente che la possibilità di una recidiva.

Per scrivere i rapporti sugli incidenti, seguite il formato di base descritto qui sotto.

1. Prendere un’azione immediata

I dipendenti della vostra organizzazione devono informare il loro manager o un altro membro del comitato di direzione dell’azienda non appena si verifica un incidente, indipendentemente dalla natura dell’evento (sia esso un incidente, una malattia, un infortunio o un quasi incidente).

Detto questo, ci devono essere canali di comunicazione chiaramente definiti per promuovere la pratica dei dipendenti che si fanno avanti in queste situazioni e l’importanza di ciò.

Una volta che un incidente è stato segnalato, la prima responsabilità del membro della leadership è quella di assicurare che un trattamento appropriato, se necessario, venga somministrato a coloro che sono stati colpiti dall’evento.

A questo proposito: se il pericolo esiste ancora, il manager a cui è stato segnalato l’evento deve eliminare il pericolo controllandolo. Ogni azienda dovrebbe avere una procedura definita per fare questo in base alla natura del loro lavoro.

Per esempio, se c’è stato un versamento che ha causato una caduta. Dovreste assistere la vittima e far ripulire immediatamente la fuoriuscita e identificare l’area come pericolosa usando un cartello.

2. Raccogliere i fatti

Una volta che l’azione immediata che include la risposta all’evento e l’eliminazione del pericolo dall’ambiente è stata condotta, è il momento di determinare e registrare i fatti relativi all’incidente.

I fatti relativi all’incidente includono:

Le basi

Identificare il luogo specifico, l’ora e la data dell’incidente. Queste informazioni sono fondamentali per l’indagine e sono le più ovvie da raccogliere.

Gli interessati

Raccogliere i dettagli delle persone coinvolte e/o interessate dall’incidente. Questo comporterebbe la registrazione dei nomi delle persone coinvolte, il loro titolo di lavoro, il dipartimento in cui operano, il manager delle persone coinvolte.

I testimoni

Parlate con eventuali testimoni dell’evento per raccogliere la loro prospettiva dell’evento. Registrate le loro dichiarazioni nel modo più dettagliato e accurato possibile nel modulo.

Per garantire l’accuratezza, è meglio rivedere i vostri appunti con il testimone per assicurarsi che sia d’accordo con il modo in cui l’evento è ritratto nel rapporto. È anche importante includere i nomi dei testimoni nel rapporto, nel caso in cui sia necessario un ulteriore interrogatorio.

Il contesto

Considerate e documentate gli eventi che hanno portato all’incidente. Chiedete:

Cosa stava facendo l’impiegato?
Chi gli ha chiesto di completare il compito? Come si sentiva il dipendente prima dell’incidente? …ecc.

È importante identificare quali fattori sono stati un risultato dell’incidente e quali fattori erano presenti prima dell’incidente e potrebbero essere un potenziale fattore che contribuisce al verificarsi dell’incidente.

Le azioni

Nel rapporto, dovete specificare le azioni delle persone coinvolte al momento dell’incidente. Cosa ha fatto il dipendente che ha portato all’incidente?

Per esempio, se un dipendente si è ferito alla schiena sollevando una scatola al lavoro, è importante determinare come quel dipendente ha sollevato la scatola per decidere se questo ha contribuito al suo infortunio. Se sì, allora chiedete se questo dipendente è stato addestrato correttamente per questo compito e da chi o da quale fonte?

L’ambiente

Identificare e registrare le condizioni ambientali che hanno contribuito all’evento. C’era un’illuminazione inadeguata? Un’attrezzatura non funzionava correttamente? La visibilità dei dipendenti era ostruita da un bagliore o da un punto cieco? Ecc.

Le lesioni

Registrare descrizioni dettagliate delle lesioni specifiche e valutarne la gravità nel rapporto. Questa descrizione dovrebbe includere la parte o le parti del corpo ferite, la natura e l’estensione delle lesioni.

Il trattamento

È anche importante documentare nel rapporto dell’incidente il tipo di trattamento somministrato per le lesioni riconosciute. Questa informazione è importante da documentare per capire come il dipendente si riprende quando si rivedono le specifiche dell’evento.

I danni

Registrare un resoconto di qualsiasi danno ad attrezzature, materiali, ecc. che sono stati colpiti dall’incidente. Questo sarà utile per fare riferimento durante l’analisi dell’evento al fine di considerare un piano d’azione correttivo e per determinare quali elementi dovranno essere riparati o sostituiti.

3. Analizzare e riflettere

Raccogliere e registrare i fatti relativi al verificarsi dell’incidente aiuterà a determinare come l’incidente si è verificato. Analizzare i fatti raccolti relativi all’incidente aiuterà a determinare perché l’incidente si è verificato.

Analizzare e determinare come e perché l’incidente si è verificato è essenziale per sviluppare un piano d’azione correttivo efficace.

Le potenziali cause di incidenti o infortuni avvenuti sul posto di lavoro potrebbero includere:

Cause primarie (per esempio, una chiazza di ghiaccio non salata su una serie di scale che ha causato una scivolata e una caduta).
Cause secondarie (per esempio, un dipendente che non indossa un adeguato equipaggiamento di protezione personale, come un casco rigido o degli occhiali).
Altre cause che contribuiscono (per esempio: una lampadina bruciata nella zona che causa scarsa visibilità).

4. Stabilire un piano di azione correttiva

Un piano d’azione correttivo fornirebbe delle raccomandazioni come mezzo per ridurre la possibilità di un problema continuo e/o di una ricorrenza dell’incidente. Le raccomandazioni risulterebbero da un’analisi efficace dei fatti raccolti e documentati nel rapporto dell’incidente.

Gli elementi di un efficace piano di azione correttiva potrebbero includere:

Formazione su salute e sicurezza sul lavoro per i dipendenti
Processi di manutenzione ordinaria preventiva che assicurano che le attrezzature siano in condizioni di lavoro adeguate
Una revisione delle pratiche e delle procedure di lavoro con una raccomandazione di cambiamenti per ridurre il rischio di incidenti
Condurre un’analisi dei rischi sul lavoro per determinare se altri potenziali pericoli sono associati al compito e/o all’ambiente e poi formare i dipendenti su questi pericoli in base ai risultati della valutazione
Modifiche/aggiornamenti dell’ingegneria, delle attrezzature o dei DPI per garantire che il compito o il processo di completamento di tale compito presenti meno rischi

Esempi di rapporti di incidenti

COVID-19 Modello di rapporto d’incidente per i dipendenti

Modello di rapporto di incidente critico del dipendente blu

Conclusione

Anche se essere preparati agli imprevisti è spesso difficile, le misure preventive sono la pietra angolare per mantenere un ambiente di lavoro felice e sano per voi e la vostra forza lavoro.

I rapporti sugli incidenti non sono solo un pezzo fondamentale nel protocollo di risposta agli incidenti di qualsiasi azienda, ma forniscono un mezzo per evitare incidenti ricorrenti e/o ispirare il cambiamento.

Ecco perché è fondamentale avere un modulo di rapporto sugli incidenti pertinente e completo preparato e a portata di mano per qualsiasi incidente che possa verificarsi. Aderendo alla legislazione della vostra giurisdizione e considerando i quattro componenti prescritti sopra, sarete ben preparati a gestire gli incidenti in modo efficace.

L’effetto di rispondere agli incidenti sul posto di lavoro in modo tempestivo e attento ai dettagli non solo garantirà un posto di lavoro sicuro, ma anche:

Rassicurare i vostri dipendenti che il loro datore di lavoro è pronto a prendere le giuste misure in qualsiasi situazione
Assicurarsi che tutte le parti appropriate siano pienamente informate degli incidenti
Stabilire un registro degli incidenti per riferimento futuro
Proteggere sia voi/la vostra azienda che i vostri dipendenti da cause e controversie