Una guida alla creazione di un efficace processo di offboarding + modelli di offboarding personalizzabili

By Jennifer Gaskin, Aug 18, 2022

offboarding

Anche i buoni rapporti di lavoro alla fine finiscono e, come si dice, “The show must go on”. Per mantenere un business fiorente e di successo, creare un robusto processo di offboarding è una necessità, dato che i dipendenti vanno e vengono.

L’offboarding copre tutto, dalla separazione dei dipendenti al reclutamento e all’assunzione, e le aziende intelligenti lavorano per creare una scala di successo in modo che quando un dipendente lascia, la prossima persona in fila è pronta per il lavoro.

Molti strumenti visivi possono aiutare nel processo di offboarding e altre esigenze di comunicazione con i dipendenti, e Venngage for Business è il modo migliore per assicurarsi che la vostra azienda possa gestire il turnover in modo efficace.

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Cosa significa “offboarding” di un dipendente?

Offboarding descrive il processo di gestione del turnover dei dipendenti. È più ampio della separazione dei dipendenti, poiché una parte critica del processo di offboarding è il riempimento della posizione lasciata libera dall’ex dipendente.

Un’azienda che ha successo nell’offboarding di un dipendente sarà in grado di continuare le normali operazioni senza perdere un colpo, oltre a migliorare le operazioni aziendali o il coinvolgimento dei dipendenti attraverso il feedback e mitigare la sicurezza o il rischio di account facendo cose come cambiare le password.

Alcuni processi di offboarding possono andare avanti per settimane, specialmente nel caso di dipendenti esecutivi o ad alta responsabilità. Altri possono avvenire abbastanza rapidamente, il che è spesso il caso delle aziende che promuovono dall’interno.

Perché è importante l’offboarding?

L’offboarding è un processo pratico ed esperienziale sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Un aspetto dell’offboarding è assicurarsi che un dipendente scontento non abbia più accesso a sistemi o account importanti. Questa è la parte pratica.

La parte esperienziale arriva quando i datori di lavoro sono in grado di utilizzare al meglio il processo di offboarding e capire perché i dipendenti se ne vanno e dove potrebbero essere in grado di migliorare l’esperienza dei dipendenti sia per quelli attuali che per quelli futuri.

L’offboarding è la stessa cosa della separazione dei dipendenti?

La separazione dei dipendenti innesca un processo di offboarding, ma non è giusto dire che offboarding e separazione dei dipendenti sono la stessa cosa. Qualunque siano le circostanze coinvolte nel modo in cui un dipendente arriva a lasciare il suo lavoro, ci sono molti altri compiti coinvolti nell’offboarding.

L’offboarding può essere un’esperienza positiva o negativa per la vostra azienda. Gli ex dipendenti che sentono di essere stati trattati con dignità durante il loro tempo con la vostra azienda, anche quando quel tempo è finito, è probabile che parlino favorevolmente di voi.

Se l’offboarding è fatto male e gli ex dipendenti mantengono l’accesso a sistemi critici, le aziende possono affrontare gravi conseguenze, una delle quali può essere la violazione della sicurezza. Nel 2021, Tesla ha intentato una causa contro un ex dipendente accusato di aver esportato dati proprietari e persino di aver apportato modifiche al codice sorgente.

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Avere una politica chiara per quanto riguarda la separazione dei dipendenti e l’offboarding può aiutare a mitigare i rischi creati da un processo di offboarding negativo.

Anche quando c’è poco rischio di una violazione dei dati o di una perdita finanziaria, non condurre un adeguato processo di offboarding può significare perdere l’implementazione di un feedback organizzativo che potrebbe migliorare l’azienda nel suo complesso.

Per ulteriori informazioni sul processo di separazione dei dipendenti, controllate il nostro post sul blog: Una guida completa al processo di separazione dei dipendenti [+ modelli]

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Qual è la differenza tra onboarding e offboarding?

L’onboarding si riferisce al processo coinvolto nell’assunzione e nella formazione di un nuovo dipendente, mentre l’offboarding riguarda il separarsi con successo da un dipendente e il riempire il suo posto vacante. Ma mentre questi processi sono separati, è saggio considerarli come parte di un ciclo.

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Un colloquio di uscita è solo una parte del processo di disimpegno, ma è una parte critica. Il feedback delle persone che se ne vanno in buoni rapporti può aiutare a rendere la vostra azienda migliore in generale.

Una buona procedura di offboarding può rendere l’onboarding più efficace, e viceversa. In che modo? Ecco solo due dei tanti esempi possibili:

  • Il vostro team delle Risorse Umane ha un colloquio di uscita in cui il membro del team in uscita dichiara di non essersi mai sentito parte della cultura aziendale. Il dipartimento in questione prende il feedback per implementare esercizi di team-building per migliorare l’impegno e l’esperienza dei dipendenti.
  • Il vostro team HR identifica lo sviluppo dei dipendenti come un valore interno critico e considera solo i candidati con un desiderio di auto-miglioramento. Quando un dipendente anziano se ne va, c’è una fila di candidati qualificati all’interno dell’organizzazione pronti a partire perché erano ricettivi all’apprendimento e allo sviluppo.

Correlato: Come creare un programma di orientamento e onboarding coinvolgente per i nuovi dipendenti

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Cosa comporta il processo di disimpegno dei dipendenti?

Le procedure di offboarding possono variare a seconda del lavoro. Questo perché per alcuni ruoli, vorrete assumere dall’interno, mentre questo non è possibile per tutti i lavori. Il vostro chilometraggio può variare, ma in generale, ecco i passi coinvolti in un processo di offboarding:

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1. Il dipendente dà il preavviso

Nei casi in cui qualcuno viene licenziato, di solito non c’è preavviso al dipendente, ma i suoi manager e le Risorse Umane sono probabilmente consapevoli che una situazione si sta preparando. Quindi possono iniziare ben prima che la persona venga licenziata a fare piani per sostituirla.

2. L’azienda fa un annuncio per il lavoro e recluta i candidati

L’ufficio delle risorse umane o il supervisore o il capo del dipartimento del dipendente mettono annunci per il lavoro aperto o considerano se sia possibile promuovere dall’interno. In molte aziende, anche se viene identificato un candidato interno, il ruolo deve comunque essere pubblicato per i candidati esterni.

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Per altri esempi di annunci di assunzione o volantini di assunzione, controllate il nostro post sul blog: 30+ Volantini di assunzione che potete personalizzare per il vostro annuncio di lavoro

3. Ultimo giorno del dipendente

A seconda delle circostanze della loro separazione, il dipendente uscente può effettivamente essere quello che addestra il nuovo assunto, ma più avanti su questo. In genere, però, il periodo di preavviso è un tempo per il dipendente in partenza per consegnare qualsiasi file importante o ottenere i loro progetti in uno stato per passare a un’altra persona (spesso noto come il processo di trasferimento delle conoscenze).

Le aziende di solito organizzano anche una festa per ringraziare il dipendente per il suo servizio, soprattutto se la separazione è dovuta al fatto che sta andando in pensione.

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Per altri esempi di email di addio, controllate i modelli in questo post del blog: Una guida completa al processo di separazione dei dipendenti

Il loro ultimo giorno, sarà chiesto loro di consegnare i beni aziendali come chiavi, keycard e qualsiasi attrezzatura aziendale che hanno, la loro email dovrebbe essere tagliata e qualsiasi account importante a cui hanno accesso dovrebbe avere le loro password cambiate.

4. Intervista d’uscita

La maggior parte delle aziende conduce interviste di uscita indipendentemente da come la persona se ne sia andata. Questo può essere fatto da giorni a settimane dopo il loro ultimo giorno. E mentre può essere saggio prendere le cose con un grano di sale, è bene che le aziende prendano sul serio il feedback dei dipendenti che lasciano. Non ogni suggerimento che fanno dovrebbe essere implementato, ma la loro testimonianza dovrebbe avere un peso significativo e considerazione.

5. Nuova persona assunta

Questo passo può avvenire ben prima dell’ultimo giorno del dipendente in uscita, ma potrebbe anche essere l’ultimo passo nel processo di offboarding.

È qui che l’offboarding e l’onboarding possono sovrapporsi un po’, poiché un buon processo di offboarding identificherà i candidati che beneficeranno del processo di onboarding dell’azienda. Oppure la nuova persona potrebbe aver bisogno di poco o nessun onboarding, il che è comune nel caso di promozioni interne. Comunque, una volta che il processo di turnover è completo, il processo di onboarding inizia e l’offboarding finisce.

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Che cos’è una lista di controllo per la partenza dei dipendenti?

Le liste di controllo per l’offboarding dei dipendenti possono aiutare le aziende a tenere traccia dei passi coinvolti nell’offboarding, e sono particolarmente utili per le posizioni in cui i dipendenti hanno accesso a conti finanziari, account di amministrazione di siti web o attrezzature sensibili.

Diamo un’occhiata a diversi tipi di liste di controllo per l’offboarding che si possono creare per assicurare un processo di offboarding senza problemi sia per i dipendenti in partenza che per l’azienda.

Modelli di liste di controllo per l’onboarding dei dipendenti

offboading checklist

Questa lista di controllo generale per la partenza dei dipendenti divide i compiti tra supervisore, dipendente e gli elementi che devono essere restituiti all’azienda, rendendo facile per tutti coloro che sono coinvolti nel processo tenere traccia di ciò che deve essere completato.

offboarding checklist

Su un’altra nota, questa semplice lista di controllo offboarding è riservata alle Risorse Umane, per tenere traccia di ciò che devono fare o devono chiedere al dipendente di completare durante il processo di cessazione.

offboarding checklist

Oltre a chiedere ai dipendenti di restituire le loro chiavi o keycard, si dovrebbe anche revocare qualsiasi accesso ai sistemi o pass per il parcheggio che potrebbe essere in vigore, e le vostre esigenze specifiche possono variare quando si tratta di accesso fisico. Personalizzate questo modello per assicurarvi che tutti i beni aziendali siano recuperati correttamente dai dipendenti in uscita.

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Una lista di controllo per l’offboarding può anche aiutarvi a determinare se è possibile sostituire il dipendente uscente con qualcuno che è già nella vostra azienda. Le liste di controllo per la preparazione alla leadership, per esempio, possono identificare i dipendenti con potenziale esecutivo.

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FAQ sul disimpegno dei dipendenti

Avete altre domande sull’offboarding? Abbiamo le risposte.

Come si fa a scaricare qualcuno?

Per far uscire un dipendente con successo, è necessario determinare il suo ultimo giorno, come la sua posizione sarà riempita, rimuovere il suo accesso a sistemi o account importanti e condurre un colloquio di uscita.

Cosa significa processo di offboarding?

Il processo di offboarding comprende i passi coinvolti nella gestione della separazione di un dipendente, sia attraverso il licenziamento, le dimissioni o il pensionamento. Riguarda la loro partenza così come il riempimento della loro posizione.

In sintesi: l’offboarding è un processo complesso ma importante che può essere reso più facile con le immagini

Decidete chi deve occupare i posti vacanti, tenete traccia delle risorse aziendali e implementate il feedback dei colloqui di uscita con immagini intelligenti e coinvolgenti come le liste di controllo, i manuali e gli accordi per la partenza dei dipendenti.

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