11+ Suggerimenti per il processo di inserimento dei dipendenti

By Rada Abdo, Dec 21, 2021

11 steps in the employee onboarding process

Quanti nuovi assunti possono dire di essere entusiasti di iniziare il loro primo giorno di lavoro come lo sono di aprire una nuova confezione dell’ultimo iPhone? 

Il processo di onboarding è spesso trascurato dai datori di lavoro. Proprio come un bambino ha bisogno di essere nutrito per prendere decisioni migliori più avanti nella vita, un nuovo dipendente ha bisogno di avere una bella esperienza di inserimento. Questo assicurerà che abbiano la fiducia e la spinta per dare il meglio di sé. 

Come datore di lavoro, non perderete mai facendo uno sforzo in più, aumenterà solo il rendimento dei vostri dipendenti. Non dovreste mai far sentire un nuovo assunto come se dovesse affondare o nuotare per avere successo.

Abbiamo incluso i nostri migliori modelli di onboarding in modo che voi possiate iniziare subito.

Ecco i nostri migliori consigli di onboarding. Clicca per saltare avanti:

Cos’è un processo di onboarding?

L’onboarding è più che lasciare una pila di carte da firmare il giorno in cui iniziano, si tratta di pianificare in anticipo e pensare dalla prospettiva del nuovo assunto. 

L’onboarding inizia dal processo di assunzione fino al completo inserimento nel nuovo ruolo. Il primo giorno di lavoro è solo una piccola indicazione del successo del processo di onboarding. 

Ogni anno, il 25% della popolazione statunitense sperimenta una sorta di transizione di carriera. 

Quali sono le fasi del processo di onboarding?

  • Preparare il nuovo assunto prima di iniziare il giorno
  • Formazione dei nuovi assunti per tutti gli strumenti utilizzati
  • Un accurato orientamento dell’ufficio
  • Incontrare e connettersi con la squadra
  • Valutazione dell’esperienza di onboarding da parte del nuovo dipendente

Prima di iniziare a dare forma al vostro processo di onboarding, fatevi alcune di queste domande per capire esattamente come immaginate che sia il vostro onboarding: 

  1. Quando inizierà l’onboarding e quanto durerà?
  2. Che tipo di impressione volete lasciare il primo giorno dei vostri nuovi assunti?
  3. Che ruolo avranno le diverse persone nell’onboarding?
  4. Quali obiettivi fisserete per un nuovo dipendente?
  5. Cosa è importante che il nuovo dipendente sappia della cultura del lavoro? 
  6. Quali informazioni è importante che il nuovo dipendente sappia e quando?

onboarding process 6 tips
Il vostro processo di onboarding dovrebbe riflettere anche la vostra cultura aziendale. 

Suggerimento: Se volete evitare il sovraccarico di informazioni, potete pianificare il vostro processo di onboarding definendo ciò che la persona ha bisogno di sapere e quando – in modo da non dare tutte le informazioni in una volta e sentirsi sopraffatti! Un’infografica con una timeline può aiutarvi a comunicarlo. 

Perché è importante un onboarding efficiente

I dipendenti che hanno una migliore esperienza con l’onboarding, capiranno meglio la cultura aziendale, rendendoli più allineati con l’azienda, specialmente quando prendono decisioni. Questo li aiuterà anche a stabilire prima connessioni più forti con gli altri all’interno dell’organizzazione, il che li aiuterà a stabilirsi più comodamente nel loro nuovo ruolo.

Quando l’onboarding è fatto correttamente, ha una moltitudine di benefici come: maggiore soddisfazione sul lavoro, impegno verso l’organizzazione, minore tasso di turnover, più alti livelli di performance e meno stress.

Più un nuovo dipendente si sente preparato, più sarà motivato ad avere una buona performance, e questo viene con la fiducia. Gli studi dimostrano che i dipendenti che sperimentano un processo di onboarding migliorato lavorano due mesi più velocemente dei dipendenti che si trovano in un processo di onboarding più tradizionale. 

Iniziare l’onboarding durante la fase di reclutamento

C’è una linea sottile tra l’onboarding e il processo di assunzione. Con un buon processo di onboarding, le linee si confondono tra i due. 

I nuovi assunti avranno una buona impressione della vostra azienda durante la fase di reclutamento. Volete assicurarvi che sia perfetto e confortevole per loro, e questo sarà un assaggio di come sarà lavorare nella vostra organizzazione. 

Essere premurosi e accoglienti durante questa fase vi garantirà di attirare i migliori talenti nella vostra azienda. Prendendo il tempo per rendere questa fase il più agevole possibile, il vostro processo di onboarding sarà già migliore, il reclutamento è il trampolino di lancio su cui si costruisce l’onboarding. 

Ecco un post sul blog che espande ulteriormente i grandi consigli di reclutamento degli esperti: https://venngage.com/blog/recruiting-tips/ 

Bisogni dei nuovi assunti

La socializzazione del vostro nuovo assunto è importante, ci sono più livelli di essa. Le 4 C: 

Conformità – Insegnare ai nuovi assunti le basi, le regole e i regolamenti 

Chiarimento – Assicurarsi che i nuovi assunti comprendano le aspettative del loro lavoro

Cultura – Fornire un senso delle norme della cultura aziendale

Connessione – Relazioni che i nuovi assunti devono formare con gli altri

L’utilizzo di questi 4 principi vi permetterà di iniziare con una base su cui costruire. Questi sono gli obiettivi che state cercando di raggiungere nel vostro onboarding, e inizieranno sempre con i bisogni del vostro nuovo assunto. 
new hire needs onboarding process

Più vi concentrate sulle 4 C nel vostro processo di onboarding, migliore sarà il vostro processo di onboarding.
new hire onboarding

 

Fasi del processo di onboarding

Il primo passo dell’onboarding è preparare entrambe le parti a cosa aspettarsi il primo giorno. Mette a proprio agio i nervi dei nuovi dipendenti perché sanno esattamente cosa aspettarsi, senza sorprese o palle curve. Questo può iniziare con un manuale di onboarding:
onboarding process manual

 

  1. Invia un’e-mail o un messaggio di slack a tutta l’organizzazione dando il benvenuto al nuovo assunto nell’azienda. 

Si può chiedere al nuovo assunto di rispondere a qualche domanda divertente su se stesso per rendere il saluto più personale.
Slack onboarding process

 

    1. Impostare un nuovo computer/laptop e avere account impostati e guide per nuovi software da imparare.

onboarding process desk

  1. Creare e preparare biglietti da visita

Avere biglietti da visita pronti per il nuovo dipendente aiuterà a farli sentire pronti a rappresentarsi al di fuori del posto di lavoro e aggiungerà un po’ di emozione. Inoltre fa sentire il loro nuovo ruolo più ufficiale.  
Impressionist Illustrator Business Card Template

 

  1. Avere uno spazio di lavoro designato con il nome del nuovo assunto sulla scrivania. 

È come apparecchiare la tavola prima dell’arrivo degli ospiti. Fa sapere al nuovo assunto che lo state aspettando e che siete pronti per il suo arrivo! Li aiuta a identificare dove si siederanno e dà anche un indizio agli altri dipendenti che c’è un nuovo arrivato in città e che è lì che si siederanno.
welcomeonboardingpaper

Piani d’imbarco

Avere un piano di onboarding diretto dopo aver capito come sarà il vostro processo di onboarding vi aiuterà ad essere organizzati. Qui ci sono esempi di piani/checklist di onboarding:
onboarding process checklist

 

Come migliorare il tuo processo di onboarding

Fate firmare elettronicamente ai nuovi assunti tutti i documenti importanti prima del loro primo giorno

Togliere di mezzo tutte le fastidiose scartoffie – dà alle Risorse Umane più tempo per elaborare. C’è anche meno inseguimento coinvolto e alleggerisce il primo giorno per un maggior contatto umano e incontri – un’esperienza più positiva per tutte le persone coinvolte. 

Lettera di benvenuto e messaggi il primo giorno

Iniziare un nuovo lavoro può essere snervante. Far sentire il nuovo assunto il più benvenuto possibile è responsabilità del datore di lavoro. Una lettera di benvenuto dovrebbe includere calore, entusiasmo e un’introduzione alle aspettative.

Informazioni e compiti del primo giorno

Dare ai nuovi dipendenti tutte le informazioni possibili sul loro primo giorno di lavoro. Iniziare un nuovo lavoro può essere snervante di per sé, quindi è super utile mirare ad eliminare il più possibile “l’ignoto” sul loro nuovo ambiente. Questo può includere informazioni come quando arrivare, un’agenda del loro primo giorno (cosa faranno, con chi si incontreranno e perché), cosa indossare, come funziona il pranzo, ecc.

Copia virtuale del manuale dell’impiegato

Il manuale del dipendente include tutto ciò che i dipendenti devono sapere sul lavoro all’interno di un’azienda. Questo è ottimo da dare a un nuovo dipendente in modo che abbia il tempo di rivedere e costruire una comprensione dell’azienda e dei suoi valori prima del suo arrivo. Una comprensione pre-sviluppata per il loro nuovo spazio aiuterà anche ad accelerare la loro corsa a terra il loro primo giorno.

Dettagli sul dipartimento e sulle responsabilità lavorative

Questo potrebbe includere cose come gli organigrammi, una copia della loro job description, un playbook di reparto – fondamentalmente ogni informazione che descrive come opera il loro reparto, con chi lavorano, i suoi processi/procedure, chi è nel reparto e come lavorano tutti insieme verso obiettivi comuni. Inoltre, a chi rivolgersi per cosa!

Alloggi

Tutti vogliono sentirsi comodi e a proprio agio nel loro nuovo ambiente. È sempre meglio chiedere ai nuovi dipendenti di quali sistemazioni hanno bisogno per lavorare al meglio. Potrebbe trattarsi di una stanza per la meditazione, restrizioni alimentari, ecc. Chiarire questo all’inizio assicurerà che entrambe le parti siano impostate per un ottimo rapporto.

Visita dell’ufficio

Gli uffici sono grandi e pieni di cose e persone, raccomando sempre di iniziare il primo giorno di qualcuno con un tour dell’ufficio. Mostrate loro dove si siedono, dove sono le sale riunioni (e quali sono i loro nomi e come identificarle), dove prendere le provviste, dove sono seduti gli attori chiave con cui lavoreranno (e presentateli), dove sono i bagni, gli snack, ecc. Questa persona dovrebbe sentirsi sicura di navigare nel nuovo spazio e sapere dove trovare le cose di cui ha bisogno.

Pranzo di squadra del primo giorno

Una grande esperienza di team bonding per rompere il ghiaccio con i nuovi arrivati il primo giorno. È vantaggioso per entrambe le parti, perché li porta fuori dall’ufficio per interagire su un piano diverso. Questo dà loro l’opportunità di imparare un po’ l’uno dell’altro e iniziare a creare legami tra di loro.

Check-in mensili

I check-in mensili sono importanti per assicurarsi che il vostro nuovo assunto si stia adattando bene al lavoro. Un feedback ponderato è importante in modo che abbiano una solida base su cui costruire. I nuovi assunti possono anche usare questa opportunità per costruire relazioni di mentore con persone nell’azienda. 

Feedback

Chiedete ai nuovi assunti un feedback lungo il percorso, sia attraverso le chiacchierate al caffè o le domande del sondaggio, questo aiuterà i datori di lavoro a migliorare continuamente i loro processi. 

Incoraggiare le riunioni

Assegnate al vostro nuovo assunto un “compagno d’imbarco” che può essere un amico e aiutarlo a navigare nelle norme culturali del suo nuovo ufficio. Si tratta di qualcuno che è anche relativamente nuovo (può entrare in empatia con l’ingresso nell’azienda in una fase simile) e non fa parte del vostro dipartimento. Fate incontrare il nuovo assunto anche con altri dipartimenti o team con cui interagirà – aiutatelo a rompere il ghiaccio con loro!

Onboarding dei lavoratori remoti

Il 43% degli americani lavora in remoto per qualche tempo. Questo significa che il vostro processo di onboarding deve soddisfare i vostri lavoratori da remoto, sia che si tratti di personale remoto a tempo pieno o meno. 

Lavorare a distanza può ridurre la comunicazione e la connessione tra i dipendenti. La sensazione di isolamento e solitudine è comune. Alcuni problemi comuni con i lavoratori a distanza includono sfide con la responsabilità e la produttività. 

Assicurarsi di dotare i propri dipendenti remoti degli strumenti giusti per avere successo durante il processo di onboarding digitale è importante. È difficile capire la cultura aziendale quando si lavora a distanza, la trasparenza non è proprio lì.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi su come rendere il lavoro da casa meno preoccupante per le aziende che assumono lavoratori a distanza: 

  • Fate una riunione virtuale di benvenuto con il dipendente, dove può presentarsi all’azienda. 
  • Fate in modo che il nuovo dipendente remoto abbia una formazione di 2 settimane di persona. Questo li porterà a conoscere veramente le persone dell’azienda interagendo di persona.  
  • Usare strumenti per la comunicazione: Ci sono molti strumenti di comunicazione, alcuni sono: Slack, Chanty, Fleep e 15Five.
  • Fornire formazione su software di collaborazione come GanttPro, Trello o Wrike.

work from home

 

Con il giusto processo di onboarding, il vostro nuovo dipendente si sentirà ben adattato alla vostra azienda. Li avrete preparati al successo, il che non potrà che giovare all’azienda e al team a lungo termine!