Sembra che tanti ostacoli sul posto di lavoro si riducano a una questione di comunicazione. O, piuttosto, di cattiva comunicazione.
La cattiva comunicazione ha un effetto valanga – se un processo è spiegato male o trascurato del tutto durante il processo di inserimento, l’informazione errata sarà perpetuata dal nuovo dipendente andando avanti.
Ma si può evitare la cattiva comunicazione all’inizio offrendo ai nuovi dipendenti documenti utili per guidarli nell’apprendimento di processi importanti.
Avete provato a fornire poster di processo ai vostri dipendenti? Potete progettarli facilmente usando il giusto set di modelli di poster.
I poster di processo introducono un nuovo processo e poi guidano i lettori attraverso i passi per completarlo. Sono fogli di riferimento concisi, di una pagina, che possono stare da soli o fungere da foglio supplementare per una guida ai processi più approfondita.
Avere questo tipo di poster a portata di mano sul posto di lavoro è super utile per indirizzare i nuovi dipendenti e per mantenere i dipendenti sulla strada giusta.
Ma a questo punto potreste pensare: è una grande idea e tutto, ma io non sono un designer. Come posso fare un poster dall’aspetto professionale senza alcuna esperienza di design?
Non preoccupatevi. Non sono un designer e ho comunque fatto l’infografica in questo articolo! Se posso farlo io, non c’è assolutamente motivo per cui non possiate farlo anche voi.
In questa guida, vi darò dei consigli su come creare ogni tipo di poster di processo, così come alcuni consigli generali per il design dei poster. Alcuni dei consigli sul design saranno gli stessi che ho offerto nel mio articolo sulla creazione di poster per eventi (ma dovreste comunque controllare anche quell’articolo per i consigli che non ho coperto qui).
E se state usando Venngage per la prima volta, abbiamo un’intera libreria di articoli sulla nostra pagina di supporto che spiegano come usare parti specifiche del nostro strumento.
Ecco il processo di design del poster in poche parole:
- Definisci il tuo pubblico.
- Includi solo le informazioni chiave.
- Scegliere il miglior modello di poster.
– Una guida passo dopo passo?
– Un diagramma di flusso?
– Una linea temporale?
- Ottimizza il tuo poster per la distribuzione.
- Personalizza il tuo design.
Andiamo subito al sodo!
<img class="aligncenter" src="https://venngage-wordpress.s3.amazonaws.com/uploads/2016/10/process-poster.png" alt="Infographics: HR Process Poster" /> See this <a href="https://it.venngage.com/blog/processi-hr-infografica/">infographic on Venngage</a>.
Usa il codice embed sopra per pubblicare questa infografica sul tuo sito, ma per favore attribuiscila!
1. Definisci il tuo pubblico.
Le informazioni che includete nel vostro poster sul processo saranno determinate dal pubblico a cui il poster è destinato.
Dato che avete uno spazio molto limitato su un poster di una pagina, più specifiche sono le vostre informazioni, meglio è.
Determinate in quale fase darete ai dipendenti questo poster.
Si tratta di un processo standard che ogni dipendente dovrebbe conoscere durante il suo inserimento? O è un nuovo processo che dovete introdurre nell’intero team?
Forse c’è un processo che i clienti/utenti della vostra azienda devono conoscere come parte del loro processo di onboarding.
Una volta che sapete chi è il vostro pubblico, avrete qualche indicazione da dove iniziare sia con il contenuto del vostro poster che con il design.
Per esempio, se il poster si rivolge ai nuovi impiegati, sapete che le informazioni dovranno essere molto basilari e introduttive. Probabilmente dovrete iniziare proprio dall’inizio. Potreste dover fare riferimento a luoghi dove possono ottenere maggiori informazioni su punti specifici.
In generale, un poster di processo funziona meglio come un foglio di riferimento rapido che offre lo schema di base di un processo. Il poster dovrebbe indicare chiaramente dove i dipendenti possono andare per ottenere informazioni più dettagliate e approfondite, se il processo lo richiede.
2. Includi solo le informazioni chiave.
Ora che avete un’idea di dove iniziare, potet approfondire quali sono le informazioni chiave per ogni passo del processo.
Non avrete spazio in un poster di una pagina per entrare nel dettaglio dei punti di ogni passo del processo. Quindi dovrete capire quali sono le informazioni più cruciali e concentrare il vostro contenuto su quelle.
Inizia alla fine del processo.
Cosa dovrebbero sapere i lettori una volta che hanno finito di leggere il poster? Una volta che avete capito questo, potete lavorare a ritroso per determinare quali informazioni dovranno essere date ai dipendenti per arrivare a quel punto.
Etichetta ogni fase del processo come un passo d’azione.
Dovreste sempre creare una bozza prima di iniziare il vostro design. Usate un linguaggio che dica chiaramente ai lettori quale azione intraprendere. Per esempio, “Creare un account sull’intranet dei dipendenti”, invece di “Creare un account intranet dei dipendenti”.
Definisci tutti i termini che un nuovo dipendente potrebbe non conoscere.
Mentre ci sono alcuni termini specifici del settore che un nuovo dipendente probabilmente conoscerà già, ci possono essere alcuni termini specifici della società o del prodotto che un nuovo dipendente potrebbe non conoscere. Se il termine è molto importante, considerate di includere un promemoria della definizione nel poster.
Pensate a quali immagini renderanno il processo più facile da seguire.
Dato che avete uno spazio molto limitato, non avete l’opportunità di appesantire il vostro design con immagini non necessarie. Invece, pensate a come potete usare le immagini per spiegare meglio i concetti.
Spiacente, non c’è spazio per foto di repertorio scadenti.
Cercate dei modi per usare icone, grafici o screenshot per chiarire i tuoi punti.
Icone. Le icone presentano un concetto in un grafico piccolo e compatto. Usate le icone non solo per abbellire il tuo design, ma anche per evidenziare punti particolari. Date un’occhiata a questo articolo sull’uso delle icone.
Grafici e diagrammi. Se volete includere dati contestuali, un grafico è il modo perfetto per impacchettare un mucchio di informazioni in un solo grafico. Se non siete sicuri di quali grafici usare, date una lettura a questo articolo sulla selezione dei grafici giusti. Assicuratevi solo che lo stile del grafico (colori, caratteri) sia coerente con il resto del vostro poster.
Screenshot. Gli screenshot mostreranno ai dipendenti esattamente quello che hanno bisogno di vedere. Potete incorporare gli screenshot perfettamente nel vostro design utilizzando lo strumento di ritaglio delle immagini su Venngage.
3. Scegliete il miglior modello di poster per le vostre informazioni.
In base al tipo di processo che state visualizzando, ci sono tre modelli di base che potete usare per guidare il vostro design.
Una guida passo dopo passo
Per molti processi, una guida passo dopo passo è spesso il layout più diretto.
Numerare ogni passo. Tenetelo il più diretto possibile. Potreste anche voler numerare i punti all’interno di ogni passo. Se decidete di numerare i punti all’interno di un passo, differenziate la numerazione del passo principale usando A, B, C invece dei numeri, o usando un diverso stile di carattere o colore.
Usate intestazioni descrittive per ogni passo. Le intestazioni dovrebbero riassumere i passi in una breve frase. Il linguaggio che usate dovrebbe essere istruttivo e d’azione. Iniziate le intestazioni con verbi come “Fare”, “Usare”, “Scrivere”, ecc.
Dividete il poster in sezioni per ogni passo. Potete farlo usando una linea divisoria o usando blocchi di sfondo di colore diverso per ogni passo. Questo renderà facile distinguere ogni passo con uno sguardo.
Prendete il poster qui sotto che delinea i compiti che devono essere completati da un professionista delle risorse umane prima del primo giorno di un nuovo dipendente:
Un diagramma di flusso
Diciamo che avete un processo che implica prendere decisioni, con diversi possibili risultati. In questo caso, un layout strettamente lineare passo dopo passo potrebbe essere troppo costrittivo. È qui che un diagramma di flusso torna utile.
Se fatti bene, i diagrammi di flusso sono uno strumento divertente ed efficace per aiutare i dipendenti a prendere decisioni.
Disegnare una bozza prima di progettare. I diagrammi di flusso richiedono un bel po’ di pre-pianificazione. Vorrete sicuramente disegnare una bozza del vostro diagramma di flusso in modo da poter capire la spaziatura.
Usa le icone per evidenziare i punti importanti. Poiché i diagrammi di flusso vanno in così tante direzioni diverse, può essere confusionario sapere in quale direzione l’occhio dovrebbe andare. Abbinate le icone alle informazioni importanti per attirare lo sguardo dei lettori.
Condensare le informazioni il più possibile. I diagrammi di flusso spesso hanno la tendenza a risultare molto lunghi, quindi prendetelo in considerazione se state pensando di stampare il vostro poster. Cercate il modo più conciso per comunicare le vostre informazioni.
Date un’occhiata a questo ordinato diagramma di flusso che vi aiuta a decidere se dovreste o meno inviare un’email ai tuoi colleghi:
Una linea temporale
Se il processo ha un tempo particolare di cui si deve tener conto, usate una linea temporale. Mentre i diagrammi di flusso indicano diverse direzioni che si possono prendere con il processo, una linea temporale segue generalmente un percorso lineare.
Creare una linea temporale classica. Una linea temporale nel senso più comune e classico del termine ha una linea di collegamento dritta lungo il centro del poster, con punti che si diramano.
Prendete questa linea temporale che usa un design semplice di intestazioni codificate a colori e un’icona di ancoraggio per indicare ogni passo:
Creare una linea temporale “roadmap” o “serpente”. Quello che intendo è una linea temporale che si snoda avanti e indietro sulla pagina come una strada.
Date un’occhiata al poster qui sotto, che guida i membri del team di vendita attraverso il processo di inserimento del cliente. Notate come hanno usato una casella per sezionare le informazioni aggiuntive nella parte inferiore del poster – questo è un ottimo modo per includere informazioni aggiuntive senza interrompere il flusso della linea temporale.
Date un’occhiata a questo post per una guida più approfondita sulla creazione di linee temporali.
4. Ottimizza il tuo poster per la distribuzione.
Prima di entrare nella fase di nitty-gritty del vostro design, considerate come distribuirete il vostro poster.
Web o stampa? O volete tenerlo facoltativo?
Il fatto che voi stiate creando il vostro poster per la stampa determinerà alcuni aspetti del design.
Usa i colori CMYK per la stampa.
Alcuni colori vengono male quando vengono stampati. Ecco perché è importante usare la giusta tavolozza di colori fin dall’inizio, in modo da non affezionarsi a un design che non si tradurrà correttamente in stampa.
Le stampanti usano una tavolozza di colori CMYK (ciano, magenta, giallo e nero). Per assicurarti che il tuo poster abbia lo stesso aspetto in stampa come sullo schermo, progetta i tuoi poster per la stampa usando una tavolozza CMYK.
Fonte: coloring02.dd-dns.de
Vedete la differenza?
Se volete ottimizzare il vostro design sia per il web che per la stampa, andate sul sicuro e usate una palette CMYK.
Usa i colori RGBA per il web.
Se state creando un poster per la distribuzione sul web, non dovete preoccuparvi dei limiti di colore per la stampa. C’è una gamma più ampia di colori RGBA (Red, Green, Blue, Alpha), quindi potreste anche progettare in RGBA per un poster esclusivo per il web.
Scegli un carattere che sia facile da leggere da lontano.
Questo è particolarmente importante se state creando il vostro poster specificamente per la stampa.
La dimensione dei vostri caratteri deve essere tra i 24-48 punti di grandezza. Fondamentalmente, i lettori dovrebbero essere in grado di leggere il poster (o almeno le intestazioni) da un paio di metri di distanza.
Ho fatto questa immagine molto succinta per il mio articolo sulla creazione di poster per eventi e sono felice di condividerla di nuovo qui:
Esporta il tuo poster in alta risoluzione.
Di nuovo, questo è particolarmente importante se il vostro poster viene creato per la stampa. Esportate in una risoluzione di 300 dpi in modo che l’immagine non risulti sfocata.
Usate l’opzione di esportazione PNG HD in Venngage.
Progetta il tuo poster per un formato di carta standard.
Creare un poster lungo significa che potrete inserire più passi e più informazioni. E questo va bene per la distribuzione sul web.
Il problema è che se un dipendente vuole stampare il poster da appuntare nel suo posto di lavoro o da portare a casa, si imbatterà in problemi di formattazione.
Se volete eliminare questo problema, allora disegnate il vostro poster per adattarlo alla carta standard della stampante A1-A5.
Fonte: seia-studio.com
5. Personalizza il tuo design.
Una volta che avete deciso se state creando il vostro poster per il web o per la stampa, potete entrare nella parte divertente: il design!
Ecco alcuni consigli da seguire per creare i vostri poster di processo.
Fai risaltare l’idea principale del titolo.
Diciamo che il vostro poster riguarda ciò che i nuovi assunti possono aspettarsi durante la loro prima settimana di lavoro. Fate in modo che il soggetto sia il titolo del poster e rendete il carattere 3 volte più grande del resto del carattere del titolo per assicurarvi che risalti.
Così:
Usare immagini tematiche.
Un semplice trucco per abbellire il vostro poster design è quello di utilizzare immagini tematiche come sfondo.
Assicuratevi solo che gli stili delle immagini siano coerenti. Per esempio, non usate alcune immagini a colori e altre in bianco e nero.
Lo stesso principio vale per le icone. Non usate qualche icona con linee in grassetto e qualche icona con linee sottili. Scegliete uno stile e mantenetelo coerente in tutto.
Date un’occhiata a questo poster su come disinnescare in modo sicuro una situazione in cui un dipendente è arrabbiato:
Crei questo modello su Venngage.
Per creare questo effetto in Venngage, sovrapponete semplicemente un’icona quadrata all’immagine di sfondo. Usate il selettore di colore per selezionare il colore che volete e poi regolate l’opacità in modo che l’icona quadrata sia semi-trasparente.
Scegliete deliberatamente la vostra combinazione di colori.
I colori hanno un impatto emotivo sul lettore. Considerate lo stato d’animo che vorreste il vostro poster trasmetta quando scegliete una combinazione di colori.
I colori chiari e luminosi sono spesso percepiti come energizzanti e giovanili, mentre i colori più scuri possono portare a sentimenti negativi. I colori pastello e le tonalità tenui sono spesso considerati rilassanti.
Pensate: volete che il vostro dipendente sia entusiasta di un processo? Volete placare le loro preoccupazioni? Volete che la sensazione trasmessa dal vostro poster sia luminosa ed energica, o fredda e professionale?
Se avete bisogno di aiuto per decidere quali colori scegliere, date una lettura a questo articolo.
Ci vorrà un po’ di tempo per imparare a disegnare manifesti, ma una volta che avrete personalizzato alcuni modelli, sarete in grado di sfornare disegni in pochissimo tempo.
Ricordate, se non sai da dove cominciare, inizia con un modello.