Comunicazione efficace per la gestione del cambiamento: infografica per la leadership trasformativa

By Sara Austin, Sep 16, 2021

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Dalle prime pitture rupestri umane ai cartelloni pubblicitari e ai pop-up digitali di oggi, le immagini sono sempre state un potente mezzo di comunicazione.

Le immagini giocano un ruolo importante nella comunicazione perché semplificano questioni complesse – una specie di CliffNotes per il vostro cervello.

Mentre i moderni leader d’affari potrebbero non preoccuparsi delle pitture rupestri di per sé, la verità è che un’efficace leadership nella gestione del cambiamento richiede più che semplici capacità di gestione.

Bisogna saper motivare, educare e comunicare con precisione e chiarezza.

Ecco cosa dovete sapere oggi sull’uso delle visualizzazioni per guidare una squadra attraverso il cambiamento.

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Perché la gestione del cambiamento è così difficile?

Il cambiamento può far paura. Il cambiamento organizzativo dipende dal buy-in di tutte le persone coinvolte, ma i manager sono forse i più importanti. Quando si verifica un cambiamento sul posto di lavoro, i dipendenti guardano ai manager per una guida e una rassicurazione su come gestire il cambiamento.

Fornendo linee guida e metriche chiare per guidare e misurare il successo degli sforzi di cambiamento, si autorizza i manager a fornire una leadership eccezionale a coloro con cui lavorano ogni giorno.

Infatti, la comunicazione sulla vostra iniziativa di cambiamento è meglio fatta dai membri del vostro team di gestione direttamente ai loro subordinati. In questo modo, i vostri dipendenti ottengono le informazioni di cui hanno bisogno da un volto familiare dell’azienda, piuttosto che da un leader senza volto.

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Il cosa e il perché del cambiamento organizzativo

Se volete che le persone investano nella vostra iniziativa di cambiamento, dovete essere in grado di spiegare cosa state facendo e perché è importante per il futuro della vostra organizzazione. Cercherete di convincerli della vostra grande idea con una e-mail sterile o un lungo comunicato stampa? Speriamo di no.

Se state cercando di costruire una coalizione intorno alla vostra idea, l’entusiasmo che provate per essa dovrebbe riflettersi nel modo in cui la presentate.

Facilitare il cambiamento organizzativo per i dipendenti: WIIFM (What’s In It For Me?)

Il successo o il fallimento della vostra iniziativa di cambiamento dipende dall’entusiasmo, dall’investimento e dall’impegno di tutte le parti interessate. Prendersi il tempo di comunicare esplicitamente come il cambiamento andrà a beneficio di queste parti interessate è essenziale per costruire il consenso.

Ora che avete detto alla gente cosa state per fare e perché il cambiamento è necessario e importante per l’organizzazione, dovete andare oltre. Investire nel cambiamento a livello individuale richiede un livello di connessione personale agli obiettivi, noto anche come il fattore “cosa c’è per me”.

Il grafico mostrato qui è un esempio di un documento che elenca le ragioni per cui i dipendenti dovrebbero usare una firma elettronica.
Leadership in change management email signature infographic


 

Invece di chiedere ai dipendenti di scavare negli appunti dell’ultima riunione o di chiedere chiarimenti a un collega, perché non fornire loro un grafico colorato?

Quando le ragioni del cambiamento sono presentate succintamente in un formato facile da leggere, non ci sono scuse per non sapere cosa sta succedendo o perché. Una tale grafica può essere molto efficace se è collocata vicino a zone frequentemente utilizzate dai dipendenti.

Usare un piano di comunicazione per guidare una squadra attraverso il cambiamento

Leadership in change management project communication plan


 

I leader efficaci conoscono l’importanza di mantenere aperte le linee di comunicazione. Creando un piano di comunicazione, i leader possono ottimizzare il modo in cui i loro team condividono le informazioni. Questo grafico fornisce un esempio colorato, ben organizzato e facile da capire.

Avete mai avuto una domanda ma non sapevate a chi chiedere?

Non perdete tempo prezioso. Stabilendo un piano di comunicazione che definisce chiaramente da dove verrà la comunicazione sull’iniziativa di cambiamento e con chi dovrebbero comunicare le parti interessate, si risponde alle domande critiche prima ancora che vengano poste.

Quando si costruisce un team di gestione del cambiamento, un piano di comunicazione diventa ancora più prezioso. I dipendenti devono sapere con chi parlare quando vogliono condividere idee, fare domande, sollevare questioni etiche, fare reclami o dare o ricevere feedback.

L’efficacia organizzativa deriva da un’attenta pianificazione. Risparmiate tempo e mettete per iscritto il vostro piano di comunicazione.

 

Esempi di comunicazione della gestione del cambiamento

Una leadership efficace nella gestione del cambiamento è supportata da una documentazione completa e chiara. Creando linee guida dettagliate, politiche e procedure, i leader stabiliscono chiare aspettative per i loro dipendenti da seguire.

La verità è che la documentazione prodotta dalla maggior parte delle aziende è noiosa. Nessuno vuole passare il suo tempo a scorrere (o peggio) attraverso pagine e pagine di testo per trovare l’unica informazione importante di cui ha bisogno per fare il suo lavoro.

L’uso di immagini per comunicare gli elementi essenziali della vostra strategia di gestione del cambiamento permette ai vostri dipendenti di trovare e capire rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno.

E poiché l’apprendimento visivo è più “accattivante”, i dipendenti trovano più facile ricordare le informazioni importanti in seguito.

Comunicazione dei cambiamenti via e-mail

I cambiamenti organizzativi sono di solito preceduti da una e-mail. Tuttavia, aumentate il coinvolgimento dei dipendenti con il cambiamento pubblicando il messaggio anche sulla vostra intranet aziendale e/o su piattaforme di messaggistica come Microsoft Teams o Slack.

Potete anche usare le infografiche come email per renderle più coinvolgenti e più facili da digerire. Ecco un esempio di linee guida per la videoconferenza, con alcune cose da fare e da non fare.
Leadership in change management company communications guidelines template

 

 

Liste di controllo per la comunicazione della gestione del cambiamento

Il seguente grafico mostra una lista di controllo di una semplice procedura, codificata a colori per semplicità.
Leadership in change management HR checklist successful onboarding
 

 
 

Comunicazione dei cambiamenti con gli orari

Comunicare la linea temporale della vostra strategia di gestione del cambiamento può andare molto lontano per alleviare l’ansia che viene con il cambiamento.

Una tabella di marcia ben progettata per il cambiamento permette alle parti interessate di vedere a colpo d’occhio da dove vengono e dove stanno andando.

Presentare queste informazioni in un formato grafico dà al vostro team di gestione del cambiamento una visione end-to-end del piano. A colpo d’occhio, i vostri team possono vedere ogni passo del piano di gestione del cambiamento.
Leadership in change management facilities reopening policy template

 
 

L’infografica mostrata qui è un esempio di un programma di progetto semplice, facile da leggere e visivamente attraente.

Con poster, aiuti al lavoro e altro per il successo

La ripetizione può non essere la parte più piacevole della comunicazione, ma l’esposizione ripetuta a nuovi concetti è una parte fondamentale della ritenzione dell’apprendimento. I metodi di comunicazione visiva sono particolarmente adatti a questo aspetto “appiccicoso” dell’apprendimento, poiché gli stimoli visivi si imprimono nel cervello in modi unici.

La vostra iniziativa di cambiamento dovrebbe essere ben supportata da una varietà di materiali. È possibile esporre in modo visibile dispense che rafforzano le nozioni di base nelle aree che i vostri dipendenti frequentano, come il distributore d’acqua o la sala pausa.
Leadership in change management protective measures poster

 
 

Si possono anche creare dei job aids che i dipendenti possono stampare, salvare sui loro hard disk, ecc. Ecco un esempio di un aiuto per aumentare l’accettazione di un processo di onboarding di un nuovo cliente.
Leadership in change management customer onboarding process 

 
 
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È sufficiente visualizzare le informazioni? Forse no, ma sareste sorpresi di quanto apprendimento passivo avvenga quando si vede lo stesso cartellone, poster, cartello o altro stimolo più e più volte.

La maggior parte di noi potrebbe disegnare un segnale di stop, per esempio, se ci venisse chiesto. Possiamo farlo, nella misura delle nostre capacità artistiche, non perché qualcuno ci ha esplicitamente insegnato a disegnare un segnale di stop, ma perché siamo stati ripetutamente confrontati, consciamente e inconsciamente, con lo stesso materiale visivo nel tempo.

Usate le immagini per ispirare il vostro team di gestione del cambiamento

Una volta che abbiamo padroneggiato un concetto o un’idea, può essere più difficile attirare la nostra attenzione. Per risparmiare tempo e risorse cognitive, tendiamo a ignorare ciò che pensiamo di sapere già. Le nuove visualizzazioni possono aiutare le persone a “liberare” i loro atteggiamenti e convinzioni e prepararle a pensare in modo diverso.
Leadership in change management leadership skills template
 

 
 
Il potere della ripetizione è potenziato quando si trovano più modi per trasmettere la stessa informazione. Questo perché le persone imparano costruendo nuove conoscenze sulla base delle loro esperienze.

Volete incoraggiare i vostri dipendenti a ripensare il loro modo di lavorare? Volete ispirare l’innovazione e la crescita nel vostro posto di lavoro? Sconvolgere le abitudini di pensiero che inibiscono la crescita trovando modi più convincenti per condividere idee apparentemente vecchie.

 

Perché i leader hanno bisogno di infografiche nella loro cassetta degli attrezzi per la gestione del cambiamento

Usare le infografiche per rafforzare gli elementi chiave della vostra strategia può portare enormi benefici nel tempo.

Tuttavia, le infografiche sono più che semplici colori e immagini. Affinché le infografiche che sostengono la vostra iniziativa di cambiamento siano efficaci, devono essere ben organizzate, chiare, basate su un linguaggio comune e facili da capire.

Guardiamo alcuni esempi per vedere come funziona.

Esempio 1:

Questa grafica è colorata, ben strutturata e accattivante. Le immagini utilizzate rafforzano le associazioni visive con le categorie discusse, migliorando così la ritenzione e il ricordo delle informazioni.
Leadership in change management website host comparison template 

 
 

Esempio 2:

Questa tabella è utilizzata dal National Institutes of Health del governo degli Stati Uniti. Contiene una grande quantità di informazioni organizzate da una serie di domande. Creare un’infografica come questa è un ottimo modo per rispondere alle domande più frequenti.

Leadership in change management NIH making sense of health risks

Fonte dell’immagine

Questa infografica ottiene punti bonus per l’uso dell’iconografia. L’uso coerente delle icone è un modo visivo per contribuire al linguaggio comune che abbiamo già discusso. Questi simboli possono essere usati in tutti i documenti e media per rafforzare un messaggio coerente e ridurre lo sforzo cognitivo.

Esempio 3:

I dati grezzi sono a) difficili da leggere, b) difficili da interpretare e c) super noiosi. Le visualizzazioni dei dati sono uno strumento potente per aiutare le persone a capire ciò che i dati ci dicono sul nostro business. Questo grafico è un ottimo esempio per il suo design semplice e la sua facilità d’uso.

Potete vedere a colpo d’occhio i diversi tipi di dati che sono rappresentati nel grafico, permettendovi di capire i punti chiave del grafico. Durante un cambiamento, questi grafici guidati dai dati possono essere un ottimo modo per mostrare ai vostri dipendenti come i cambiamenti che state implementando stanno migliorando l’efficienza o i profitti.
Leadership in change management budget review template 

 
 

Esempio 4:

Gli alberi decisionali possono aiutare i vostri dipendenti a risolvere i problemi e a prendere decisioni informate. Questi aiuti al lavoro sono utili per rinforzare i processi e permettere agli impiegati di prendere le loro decisioni.
Creare una struttura decisionale semplice basata su domande “sì o no” dà ai dipendenti una struttura che li guida attraverso l’ambiguità, migliora le prestazioni e aumenta la produttività.
Leadership in change management decision helper 

 
 

Esempio 5:

Parlando di aiuti al lavoro: brevi spiegazioni, fogli di lavoro, liste di controllo e altri documenti facilitano il lavoro di tutti. Qui avete un meta esempio di un fantastico aiuto per il lavoro. Perché è meta? Perché è un aiuto per il lavoro che spiega come creare aiuti per il lavoro.
Leadership in change management job aid infographic 

 
 

Inoltre, è un grande esempio di infografica sequenziale, ben organizzata e focalizzata. Nel mondo reale, gli aiuti al lavoro devono avere una portata limitata per essere utili. Questi grafici devono catturare i punti chiave in poche parole per il massimo impatto.

Per riassumere: la gestione del cambiamento dipende da una forte leadership e comunicazione

Se c’è una cosa che sappiamo per certo, è che il cambiamento è una parte inevitabile della vita e degli affari.  I leader che guidano gli altri attraverso il cambiamento organizzativo hanno bisogno di un solido piano di comunicazione e di un’abilità molto specifica: la leadership nella gestione del cambiamento. Avere lauree e riconoscimenti è fantastico, ma i vostri dipendenti devono potersi fidare di voi e della vostra leadership.

Se fate lo sforzo di raggiungere i vostri dipendenti dove sono e costruite la capacità di sostenerli nella vostra iniziativa di cambiamento, sarete sulla buona strada per il successo. Le infografiche sono strumenti potenti per i leader che vogliono creare e sostenere un cambiamento duraturo.

Iniziate a creare la vostra infografica oggi con i modelli facili da modificare di Venngage e l’editor online drag-and-drop – anche se non siete un designer.