Processo di gestione del cambiamento: Ottenere il consenso e superare la resistenza con le infografiche

By Sara Austin, Sep 17, 2021

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Se c’è una cosa su cui si può contare, è il cambiamento.

Nuove tecnologie, concorrenti, regolamenti e norme richiedono alle aziende di essere flessibili per rimanere rilevanti. Il panorama organizzativo è sempre mutevole, ma l’anno scorso ha portato sfide impreviste. Le organizzazioni sono state colte alla sprovvista, impreparate al lavoro a distanza, alla carenza di forniture e ai dipendenti che devono affrontare la realtà di insegnare ai loro figli a casa.

Le organizzazioni non erano preparate. Nessuno di noi era preparato. Come ci si può preparare per qualcosa che nessuno si aspettava? A volte i fattori esterni ci costringono a uscire dalla nostra zona di comfort.

Il cambiamento può andare liscio se lo si pianifica. Ma anche i cambiamenti inaspettati possono essere gestiti bene se si hanno gli strumenti di proprietà. Il campo della gestione del cambiamento cerca di fornire una struttura per il cambiamento che riduca efficacemente l’attrito e il cambiamento.

Leggete il nostro blog per una chiara spiegazione del change management e di cosa è coinvolto nel processo di change management. Potete poi imparare come potete supportare la vostra iniziativa di change management con le immagini (infografiche) e come Venngage for Business può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi di change management.

 

 

 

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Cos’è la gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento si riferisce al processo che un’organizzazione o un leader segue per creare un cambiamento. Molti dei passi e delle attività relative alla gestione del cambiamento sono universali, il che significa che si applicano agli individui così come alle piccole e grandi organizzazioni. Le migliori pratiche per la gestione del cambiamento si applicano ai cambiamenti di processo, di approccio e anche di cultura.

 

Chi è responsabile della gestione del cambiamento? 

Change Management Process Responsibility
Il cambiamento richiede l’investimento di molte parti interessate, dalle persone che iniziano la richiesta di cambiamento a quelle responsabili della creazione di una strategia completa di gestione del cambiamento. In generale, ci sono cinque ruoli principali nella gestione del cambiamento:

  • Praticanti: I praticanti sono gli individui che pongono le basi per il cambiamento attraverso piani e strategie.
  • Sponsor: Gli sponsor sono individui con influenza nell’organizzazione che sostengono e promuovono il cambiamento.
  • Manager delle persone: I manager delle persone aiutano a guidare il cambiamento come sostenitore e allenatore, lavorando direttamente con i loro subordinati.
  • Responsabili di progetto: I project manager rendono operativo il cambiamento e vedono l’iniziativa di cambiamento fino all’adozione.
  • Persone: Questi sono i singoli impiegati che alla fine devono adottare il cambiamento.

 

Perché la gestione del cambiamento è così difficile?

Il cambiamento è difficile per molte persone. Quando si cerca di gestire il cambiamento in un’organizzazione con più persone coinvolte, diventa ancora più difficile.

Per avere successo, dovrete essere ostinatamente concentrati sul raggiungimento del vostro obiettivo. È un po’ come fare i genitori. Ci saranno giorni in cui tutti sembrano essere sulla stessa pagina e pensi, ok, sì! Ci siamo.

Altri giorni vi ritrovate nella Valle della Disperazione (maggiori informazioni su questo sotto). Nella Valle della Disperazione, vi chiederete in cosa vi siete cacciati, senza sapere se avete anche solo quello che serve per fare il lavoro.

La verità sul cambiamento è che ci vuole tempo, e nel corso di questo tempo le persone devono scegliere di accettare quel cambiamento ogni singolo giorno finché non diventa una seconda natura. Mantenere le persone a bordo è una vera sfida per la leadership.

Di cosa hanno bisogno i leader per gestire con successo il processo di cambiamento? Pazienza, persistenza, resilienza e, naturalmente, ottimi materiali di formazione.

 

Quali sono le 3 fasi del cambiamento?

Ci sono tre fasi che tutti noi attraversiamo quando sperimentiamo il cambiamento.

1. Scongelamento

La prima fase è lo scongelamento. Alcuni esperti si riferiscono a questo processo di scongelamento come “sbloccarsi“. Il modo in cui avete sempre fatto non funzionerà più, quindi dovete lasciare andare tutto questo.

Scongelare significa accettare che il cambiamento sta avvenendo ed essere aperti a partecipare al processo.

2. Cambiare

Una volta che vi siete scongelati, siete pronti per la fase di cambiamento. Qui è dove si comincia a mettere in pratica i nuovi metodi o strategie.

A livello organizzativo, questo può essere il momento in cui si aggiornano tutte le nuove password per soddisfare i nuovi protocolli di sicurezza dell’azienda.

A livello individuale, questo può essere il luogo in cui si impara a smettere di mangiare la pizza dopo le dieci. Vedete? Il cambiamento può essere grandioso!

3. Congelamento

Infine, si raggiunge la fase di congelamento. Questo è il momento in cui si prende ciò che si è imparato e lo si fa aderire.

 

3 passi nel processo di gestione del cambiamento

Il cambiamento a livello aziendale è molto simile, anche se su una scala molto più grande. A differenza di molti cambiamenti individuali, il cambiamento a livello organizzativo è molto complesso e richiede una vera e propria montagna di documenti. Vediamo cosa è necessario ad ogni livello di un processo di gestione del cambiamento organizzativo.

1. Prepararsi al cambiamento

Prepararsi al cambiamento a livello organizzativo significa fare un’analisi approfondita dei bisogni formativi e lavorare per costruire una coalizione intorno all’iniziativa di cambiamento.

2. Gestire il cambiamento

Qui è dove ci si sporca davvero le mani. I grandi cambiamenti richiedono molto nutrimento e quantità infinite di incoraggiamento, sostegno, guida e informazione.

3. Rafforzare il cambiamento

La verità è che il lavoro di cambiamento non è mai veramente finito. Anche dopo che la vittoria è stata dichiarata, è necessario continuare a rafforzare il cambiamento, valutando e regolando come necessario.

 

3. Qual è il ciclo emotivo del cambiamento per i dipendenti?

Change Management Process Emotion Cycle

Fonte

Il cambiamento è più che imparare a fare le cose in modo diverso. Può anche essere una montagna russa emotiva. Il ciclo emotivo del cambiamento assomiglia a una curva a U, che passa attraverso le seguenti fasi:

1. Ottimismo disinformato

In questa fase, l’ignoranza è una beatitudine. Avete tutto l’ottimismo del mondo perché non sapete quello che non sapete. Come manager, volete battere il ferro finché è caldo e suscitare più entusiasmo possibile.

2. Pessimismo informato

Ora che sapete un po’ di più sul cambiamento e ne avete discusso appassionatamente con i vostri colleghi, lo odiate. Questo è un grande momento per i manager di promuovere gli obiettivi del cambiamento.

3. Valle della disperazione

Ora siete completamente in mezzo alle erbacce. L’entusiasmo e il fervore iniziali dei vostri dipendenti sono spariti e ora sembra solo una fatica. Per i manager, questo è anche un momento difficile, ma una comunicazione efficace e frequente può farvi superare l’ostacolo.

4. Ottimismo informato

E poi, una svolta. Una piccola, ma comunque un passo nella giusta direzione. Le cose stanno migliorando! Cominciate a condividere i piccoli successi che la vostra squadra ottiene lungo la strada.

5. Successo e realizzazione

Un giorno vi guarderete intorno e vi renderete conto che il cambiamento che stavate cercando è finalmente arrivato. Ben fatto! Ora potete prendere quello che avete imparato e applicarlo da qualche altra parte.

 

Come posso valutare il mio processo di gestione del cambiamento?

Durante il vostro processo di gestione del cambiamento, è importante rimanere in un ciclo di valutazione continua. Valutare il vostro processo di gestione del cambiamento vi aiuta a tenere traccia di ciò che sta funzionando, ciò che non sta funzionando e ciò che è successivo. Ecco alcune domande che potete usare per valutare come state facendo:

  • Abbiamo raggiunto gli obiettivi che ci eravamo prefissati?
  • Cosa dice il feedback?
  • Abbiamo consegnato in tempo?
  • Stiamo ottenendo il ritorno sull’investimento che speravamo?
  • Abbiamo rispettato il budget?

Per non parlare del fatto che, quando si riportano gli impatti positivi del piano di gestione del cambiamento, è possibile aumentare e consolidare il buy-in da parte di manager e dipendenti. A tutti piace un vincitore. Condividete i vostri successi, grandi e piccoli.

 

Processo di gestione del cambiamento FAQ

1. Quali sono 4 cose che sono fondamentali per la gestione del cambiamento?

2. Cosa sono gli strumenti di gestione del cambiamento?

  • Valutazioni di preparazione
  • Piani di comunicazione
  • Comunicazioni interne di cambiamento
  • Formazione sulla gestione del cambiamento per i leader
  • Formazione sulla gestione del cambiamento per i dipendenti
  • Feedback

Correlato: 7 Strumenti di gestione del cambiamento per semplificare i processi di cambiamento e gestire efficacemente il cambiamento 

3. Qual è la prima fase della gestione del cambiamento?

Preparare la vostra organizzazione al cambiamento implica la valutazione degli stakeholder interessati dal cambiamento e l’ottenimento del buy-in per aiutarvi a promuovere il cambiamento. Dovreste fare un’analisi approfondita di ciò di cui la vostra organizzazione ha bisogno per sbloccarsi e sviluppare una chiara tabella di marcia per il percorso futuro.

4. Quali sono i 2 tipi di gestione del cambiamento?

Tecnicamente, ci sono due tipi di gestione del cambiamento: individuale e organizzativo.

Tuttavia, ricordate che la gestione del cambiamento passa attraverso lo stesso processo, indipendentemente dal fatto che si tratti di un cambiamento per migliaia di persone o solo per voi. Un cambiamento richiede una tonnellata di scartoffie e l’altro richiede molta autodisciplina.

Qual è il più difficile? Questa parte dipende da voi.

 

Sostenete la vostra iniziativa di gestione del cambiamento con le infografiche

Sapete di cosa ha bisogno il vostro progetto di change management?

Documentazione di alta qualità con immagini di grande impatto!

Le visualizzazioni di dati come le infografiche sono uno degli strumenti più efficaci per la comunicazione della gestione del cambiamento. Fortunatamente, non è necessario assumere un designer quando è possibile utilizzare questi modelli per creare grafici, presentazioni, liste di controllo e molto altro. Verifichiamone alcuni:

Valutazioni di preparazione

Ogni cambiamento inizia dal punto in cui ci si trova adesso. Questo modello può essere usato per valutare le competenze, le credenze e gli atteggiamenti attuali della vostra organizzazione. I dati raccolti vi daranno indicazioni su quando, dove e come le vostre comunicazioni di gestione del cambiamento dovrebbero essere gestite.
Change Management Process Infographic Leadership Skills Checklist Template
 

 

 

Piani di comunicazione

Questi modelli di piani di comunicazione possono essere usati per trasmettere informazioni importanti ai vostri stakeholder, impostando le aspettative su come le comunicazioni sul processo di cambiamento saranno consegnate, e a chi i dipendenti dovrebbero rivolgersi in caso di crisi.
Change Management Process Infographic Template Communications Plan
 

 
 
Change Management Process Crisis Communication Plan Infographic Template
 
 

 

Comunicazioni interne di cambiamento

Quando si tratta della gestione dei processi di cambiamento, come si comunica è importante quanto ciò che si comunica. Utilizzando questi modelli, è possibile stabilire uno standard per la comunicazione tra le parti interessate.
Change Management Process Infographic Template Leadership Team Communication
 

 
 
Change Management Process Infographic Newsletter Template Monthly Company Update
 
 

 

Formazione sulla gestione del cambiamento per i leader

Le presentazioni sono strumenti potenti per l’apprendimento quando sono ben organizzate, progettate con cura e piene di contenuti rilevanti. Questo modello è facile da personalizzare per la vostra presentazione.
Change Management Process Infographic Presentation Template Employee Engagement
 

 

 

Formazione sulla gestione del cambiamento per i dipendenti

Con la maggior parte degli sforzi di cambiamento organizzativo arrivano nuovi processi e procedure. Alcuni potrebbero anche dire che questa è la parte peggiore. Non più. Con questo modello, è possibile creare un riferimento attraente che i dipendenti conserveranno e useranno.
Change Management Process Infographic Template Customer Onboarding
 

 

 

Feedback

Non si può aggiustare se non si sa cosa è rotto. La raccolta di feedback è un’altra parte essenziale del cambiamento. Questo modello personalizzabile può aiutarvi a creare un sondaggio a cui la gente risponderà davvero.
Change Management Process Infographic Template Customer Satisfaction Survey
 

 

 

In sintesi

Creare un cambiamento può richiedere molto, molto tempo. Se non volete dover continuare a ripetervi o ripulire i malintesi o la confusione, investire in documentazione di alta qualità e aiuti alla formazione è un’ottima scelta.

Con Venngage for Business, anche le persone senza alcuna esperienza di design precedente possono creare documenti di grande impatto che i dipendenti e gli altri stakeholder possono utilizzare per la formazione continua e per la consultazione. Aiutate il vostro cambiamento con immagini memorabili in modo da potervi concentrare su ciò che viene dopo.