Come fare un piano di gestione del cambiamento efficace usando le immagini

By Jennifer Gaskin, Oct 01, 2021

Change Management Plan

Quando gli sforzi di trasformazione all’interno delle organizzazioni falliscono, di solito ci sono diverse ragioni, dalla fatica del cambiamento alla mancanza di obiettivi chiari. La posta in gioco del fallimento è alta, il che significa che il vostro piano di gestione del cambiamento deve essere fatto bene la prima volta. Ecco perché è intelligente usare immagini come infografiche, diagrammi e grafici quando si elabora il piano di trasformazione.

Venngage for Execs è uno strumento ideale per i leader esecutivi per sfruttare il potere delle immagini per la gestione della trasformazione organizzativa.

Esploriamo alcune nozioni di base sui piani di gestione del cambiamento di successo e su come potete usare Venngage for Execs per creare immagini che aiutino a migliorare la loro efficacia, accendere l’entusiasmo del team, migliorare la comunicazione e assicurare che tutti stiano lavorando verso lo stesso obiettivo.

 

 

 

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Perché è necessario un piano di gestione del cambiamento?

Gartner indica che circa il 50% dei processi di gestione del cambiamento aziendale sono evidenti fallimenti, mentre solo il 34% sono chiari successi. Un rapporto di McKinsey attribuisce la colpa ad alcune cause comuni:

  • Mancanza di buy-in
  • Disallineamento delle capacità e degli obiettivi
  • Mancanza di un piano o di un’infrastruttura di pianificazione
  • Progressi non tracciati
  • Affaticamento dovuto al cambiamento
  • Necessità del cambiamento poco chiara o mal comunicata

Oltre a non aver raggiunto l’obiettivo primario, uno sforzo di trasformazione fallito fa perdere tempo e denaro, e può essere devastante per il morale, erodendo persino la fiducia nella leadership. Ecco perché avere un piano di gestione del cambiamento ben fatto, efficace e coinvolgente è così cruciale.

 

Cosa dovrebbe includere un piano di gestione del cambiamento?

Dare ai vostri obiettivi le migliori possibilità di diventare realtà significa creare un piano di gestione del cambiamento efficace, comunicarlo a tutte le parti interessate e assicurare che gli obiettivi siano raggiunti lungo la strada. È uno dei tanti documenti di strategia di gestione del cambiamento che dovete creare per la vostra iniziativa di cambiamento.

Non c’è un solo modo per sviluppare un piano di gestione del cambiamento. Alcuni favoriscono il modello ADKAR di Prosci:
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Mentre altri preferiscono lo stile del processo in otto fasi di Kotter:
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Indipendentemente dal modello specifico usato per realizzare la trasformazione organizzativa, un piano di gestione del cambiamento di successo dovrebbe includere almeno questi elementi:

  • Definizione degli obiettivi: Questo deve andare oltre la semplice enunciazione dell’obiettivo di trasformazione per capire perché è necessario e sarà vantaggioso per tutte le persone coinvolte. Assicurarsi che ci sia una storia avvincente aiuterà a mantenere i membri del team a bordo ed eccitati.
  • Valutazione delle capacità e della prontezza: Il vostro team attuale ha le competenze o il tempo per raggiungere gli obiettivi? Chi, all’interno dell’organizzazione, si assumerà la responsabilità del processo e dei risultati?
  • Determinazione degli effetti: Quali dipartimenti e individui saranno colpiti? La trasformazione organizzativa è per definizione ampia, quindi è importante essere il più specifici possibile, determinando come i cambiamenti avranno un impatto su tutti i membri del team.
  • Strategia di comunicazione: L’organizzazione dovrebbe parlare con una sola voce, ma le comunicazioni sui piani di trasformazione dell’azienda dovrebbero provenire dai supervisori dei membri del team piuttosto che essere consegnate da un dirigente con cui nessuno interagisce mai.
  • Formazione e supporto continuo: Le persone dovranno essere addestrate sui nuovi sistemi? Se sì, quando e come avverrà? In che modo la necessità di formazione avrà un impatto sui lavori che fanno ogni giorno e che non fanno parte dell’iniziativa di cambiamento?
  • Misurare i risultati: Qualsiasi piano deve avere un obiettivo, e dovete determinare esattamente come misurerete il successo. Oltre al raggiungimento dell’obiettivo più ovvio, dovreste anche pianificare di misurare i risultati a un livello più personale: i membri del team si sono sentiti supportati e qual è stato l’impatto sulla cultura aziendale?

 

Modelli di piani di gestione dei cambiamenti

Ora che avete capito un po’ più di background sulla trasformazione organizzativa e cosa possono comportare i piani di gestione del cambiamento, diamo un’occhiata a come l’incorporazione di immagini come grafici, diagrammi, infografiche e altro può aiutare a mantenere il treno sui binari.

Piano di comunicazione della gestione del cambiamento

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I piani di comunicazione della gestione del cambiamento possono essere dettagliati, offrendo importanti informazioni di base sul progetto. Le sezioni separate e il codice colore aiutano a mantenere le informazioni organizzate.

Leggi anche: Comunicazione efficace per la gestione del cambiamento: Infografiche per una leadership trasformativa 
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I piani di comunicazione della gestione dei cambiamenti possono anche essere semplici, come questo, che potrebbe essere facilmente aggiornato trimestralmente, mensilmente o settimanalmente. Il suo formato compatto fornisce le informazioni di base da conoscere.

Piano del progetto di gestione del cambiamento

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Le mappe mentali come quella di cui sopra sono ideali non solo nella fase di pianificazione della trasformazione organizzativa, ma durante il progetto in modo che i singoli compiti o gli obiettivi di reparto possano essere suddivisi in bocconi gestibili.
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Usate questo esempio durante le discussioni iniziali e la pianificazione in modo da essere sicuri che nessun aspetto importante vada perduto. Mettere insieme una mappa mentale come questa può aiutarvi a fare un passo indietro e vedere il quadro generale.

Piano di gestione del cambiamento organizzativo

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I piani di gestione del cambiamento sono spesso necessari quando si prendono importanti decisioni di assunzione, come quelle a livello esecutivo o in ruoli che sono rivolti al pubblico. Questa semplice infografica del processo passo dopo passo può essere utile nei casi in cui riempire certe aperture richiede più input e buy-in che dal solo responsabile delle assunzioni.

Tabella di marcia per la gestione del cambiamento

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Uno dei modi migliori per incorporare le immagini nei vostri piani di gestione del cambiamento è quello di tradurli in un formato da viaggio o roadmap. L’esempio qui sopra sarebbe ideale per la gestione del cambiamento in una piccola organizzazione.
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Non tutte le iniziative di trasformazione organizzativa sono accompagnate da date o scadenze rigide, e questo esempio illustra come sia possibile usare una semplice organizzazione visiva, compreso il codice colore, per creare una tabella di marcia di base per la gestione del cambiamento.

Piano di gestione del cambiamento PPT (PowerPoint)

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Considerate l’utilizzo di Venngage for Execs come un efficace strumento di gestione del cambiamento per ottimizzare il vostro piano di gestione del cambiamento per PowerPoint. Tali presentazioni possono essere sul lato snello, come quella sopra, dando ai membri del team solo le informazioni di base di cui hanno bisogno per mettere le mani sugli obiettivi.
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I PowerPoints per la gestione del cambiamento possono essere più approfonditi, e mentre il modello qui sopra non riguarda specificamente la trasformazione organizzativa, è facile vedere come potrebbe essere personalizzato per aiutare un singolo dipartimento o team a capire a che punto è l’iniziativa di cambiamento.

Timeline della gestione del cambiamento

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Usate questo esempio per stabilire diverse scadenze e pietre miliari nella vostra iniziativa di cambiamento. Mantenete questo formato per progetti che dureranno almeno un anno, o personalizzatelo per coprire un periodo di tempo più breve.
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Per i progetti con pietre miliari variabili, considerate un’infografica con una timeline mensile. Usare icone per illustrare i compiti che devono essere fatti.
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Usate questa semplice linea temporale di gestione del cambiamento di quattro pietre miliari e aggiornatela settimanalmente o mensilmente per aggiungere nuove pietre miliari e cambiare il contenuto. Considerate di mantenere le icone coerenti; per esempio, se includete un riquadro “comunicazione” negli aggiornamenti successivi, continuate ad usare la stessa icona in modo che i membri del team sappiano immediatamente cosa coprirà quella sezione.

Proposta di gestione del cambiamento

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Ottenere approvazioni e buy-in da tutti i membri del team è notoriamente difficile quando si tratta di qualsiasi iniziativa di trasformazione, e organizzare la vostra proposta di gestione del cambiamento in una semplice presentazione la rende facile da condividere con i membri del team senza sopraffarli.
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Rendere il vostro piano di gestione del cambiamento digeribile e accessibile è forse il più grande vantaggio dell’uso di immagini a sostegno dei vostri piani. Questo esempio riassume un’enorme quantità di informazioni, mantenendo tutto semplice, chiaro e intuitivo.

 

Suggerimenti per l’utilizzo di immagini nei piani di gestione del cambiamento

Ora che avete visto alcuni esempi di come le immagini possono sostenere le iniziative di trasformazione organizzativa, esaminiamo alcuni suggerimenti prima di iniziare a dare vita ai vostri piani.

  • Rimanere sul marchio: Con My Brand Kit di Venngage, potete assicurarvi che tutti i visual che create per i vostri piani di change management usino i font, i colori, i loghi e altre risorse legate al vostro marchio.
  • Mantenere la semplicità: C’è un posto per gli usi altamente brillanti e intelligenti di infografiche, diagrammi, grafici e altri elementi di design, ma il vostro obiettivo qui non è quello di far saltare la mente del vostro pubblico con quanto siete creativi. L’uso di immagini nei piani di gestione del cambiamento è più efficace quando le immagini migliorano la comprensione del piano da parte dei membri del team e il modo in cui vi si inseriscono.
  • Fare aggiornamenti regolari: Un’altra ragione principale per cui i cambiamenti organizzativi falliscono è che la gente si perde d’animo. Se la vostra squadra trova utile un’infografica sul vostro piano di gestione del cambiamento, continuate a farla e aggiornate le informazioni come necessario. Per molte persone, vedere una rappresentazione visiva del progresso che stanno facendo verso l’obiettivo sarà fonte di ispirazione.

 

Piano di gestione dei cambiamenti FAQ

Avete domande sui piani di gestione del cambiamento? Abbiamo le risposte.

1. Fare una diagnosi è una parte critica di un piano di gestione del cambiamento?

Proprio come un medico potrebbe prendere in considerazione la vostra storia medica personale o le condizioni che si verificano nella vostra famiglia prima di elaborare un piano di trattamento, la diagnosi di ciò che non ha funzionato in passato così come ciò che non sta funzionando ora può aiutarvi a garantire che state rompendo qualsiasi schema negativo che potrebbe causare la vostra iniziativa di cambiamento per andare fuori strada.

Discussioni e valutazioni oneste come questa sono parti vitali del processo di gestione del cambiamento.

2. Come si fa un piano di gestione del cambiamento?

Per fare un piano di gestione del cambiamento di successo, bisogna prima avere un’idea precisa del cambiamento necessario. Spesso, le organizzazioni possono essere abbagliate dalla prospettiva di qualcosa di nuovo, ma quando entrano nel processo di pianificazione, scoprono che la trasformazione organizzativa non è effettivamente necessaria per raggiungere i loro obiettivi.

Ma una volta che è chiaro che raggiungere i vostri obiettivi richiederà davvero un cambiamento massiccio, i passi fondamentali per fare un piano di gestione del cambiamento includono la determinazione di chi nell’organizzazione sarà interessato, quanto tempo ci vorrà per fare i cambiamenti necessari, quali supporti saranno in atto per i membri del team e come saranno monitorati i progressi.

3. Quando dovrebbe essere creato un piano di gestione del cambiamento?

Specialmente quando si tratta di decisioni di trasformazione, non è davvero possibile pianificare troppo, quindi vi consigliamo di iniziare il vostro piano di gestione del cambiamento molto prima che le ruote del cambiamento si mettano in moto.

Creare il vostro piano con largo anticipo significa che avrete il tempo necessario non solo per fare il cambiamento che cercate, ma per anticipare le aree in cui il vostro piano potrebbe non servirvi al meglio. La pianificazione non finisce mai, e il vostro piano di gestione del cambiamento dovrebbe essere un documento vivente.

4. Come si valuta un piano di gestione del cambiamento?

Valutare i successi e i fallimenti di un piano di gestione del cambiamento è più che vedere se l’obiettivo finale è stato raggiunto. Guardate indietro al vostro piano di gestione del cambiamento quando tutto è stato detto e fatto, andando pezzo per pezzo per determinare se ogni aspetto del piano ha servito bene la vostra squadra.

Se è così, assicuratevi di mantenere qualche aspetto di quell’approccio per il vostro prossimo grande progetto. In caso contrario, considerate come potrebbe essere migliorato o se quella specifica procedura può funzionare del tutto. Ricordate che il successo non è un gioco a somma zero, e tutti i progetti avranno successi e fallimenti.

 

In sintesi: l’uso di immagini nei vostri piani di gestione del cambiamento aiuta a coinvolgere e ispirare il vostro team e a dare alla vostra trasformazione una migliore possibilità di successo

Chiunque abbia mai provato a fare anche un piccolo cambiamento nella propria vita sa che è molto più facile a dirsi che a farsi, e non è difficile capire perché così tante iniziative di trasformazione organizzativa falliscono.

Ma incorporando le immagini in molti aspetti dei vostri piani di gestione del cambiamento, potete fornire una rappresentazione visiva molto reale dei progressi che state facendo come squadra.

Venngage for Execs vi permette di creare facilmente il piano di change management di cui avete bisogno. Usate uno dei nostri esempi di piano di gestione del cambiamento qui sopra o iniziate con una lavagna vuota.