Come scrivere un piano di gestione del progetto completo [+ esempi]

By Midori Nediger, Sep 15, 2021

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Avete mai fatto parte di un progetto che non è andato come previsto?

Non è una bella sensazione.

Tempo sprecato, risorse sprecate. È piuttosto frustrante per tutte le persone coinvolte.

Ecco perché è così importante creare un piano completo di gestione del progetto prima che il vostro progetto decolli.

In questa guida, esploreremo come creare e progettare un piano di gestione del progetto di successo.

Oppure andate avanti per vedere i nostri modelli di piano di gestione del progetto.


 

Cos’è un piano di gestione del progetto?

Un piano di gestione del progetto è un documento formale che definisce come un progetto verrà realizzato. Delinea lo scopo, gli obiettivi, il budget, la tempistica e i risultati di un progetto, ed è essenziale per mantenere un progetto sulla buona strada.

Si scrive un piano di progetto durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto, e deve essere approvato dalle parti interessate prima che un progetto possa passare alla fase di esecuzione.

Se alcuni di questi termini sono nuovi per voi, potete aggiornarvi con questo post sui termini di gestione del progetto

Questo significa che il vostro piano di progetto deve essere coinvolgente, organizzato e abbastanza approfondito da ottenere il sostegno dei vostri stakeholder.
project management plan

 

 

Ulteriori letture: Nuovo nella gestione dei progetti? Leggete il nostro post sul blog sulle 4 fasi del ciclo di vita del progetto.

Quali sono le parti di un piano di gestione del progetto?

Prima di iniziare ad assemblare il vostro piano, dovreste avere familiarità con i componenti principali di un tipico piano di progetto.

Un piano di gestione del progetto dovrebbe includere le seguenti sezioni:

  • Riassunto esecutivo: una breve descrizione del contenuto del rapporto
  • Portata del progetto e risultati: Uno schema dei confini del progetto e una descrizione di come il progetto sarà suddiviso in risultati misurabili
  • Programma del progetto: Una vista di alto livello delle attività e delle pietre miliari del progetto (i grafici di Gantt sono utili per questo)
  • Risorse del progetto: Il budget, il personale e le altre risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto
  • Piano di gestione dei rischi e delle questioni: Una lista di fattori che potrebbero far deragliare il progetto e un piano per come i problemi saranno identificati, affrontati e controllati
  • Piano di gestione della comunicazione: Un piano per come la comunicazione del team e degli stakeholder sarà gestita nel corso del progetto

Fondamentalmente, un piano di progetto dovrebbe dire alle parti interessate cosa deve essere fatto, come sarà fatto e quando sarà fatto.

Detto questo, una taglia non va bene per tutti. Ogni piano di gestione del progetto deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.

Per esempio, questo piano di marketing sembra rivolto al cliente. È fatto su misura per vendere al cliente l’agenzia:
Project Marketing Management Plan Template

 

Mentre questo piano di sviluppo commerciale si concentra su obiettivi specifici e su un calendario dettagliato:
Light Commercial Development Project Management Plan Template

 

 

Tolte queste basi, passiamo ad alcuni consigli per creare un piano di gestione del progetto che sia coinvolgente e professionale.

Ulteriori letture: Se state cercando di creare una proposta, leggete la nostra guida approfondita sulle proposte commerciali. Poi provate i nostri modelli di proposte di lavoro o i modelli di proposte commerciali.

Come si scrive un piano di progetto?

1. Evidenzia gli elementi chiave del tuo piano di progetto in un riassunto esecutivo  

Un riassunto esecutivo è una breve descrizione dei contenuti chiave di un piano di progetto.

Di solito è la prima cosa che le parti interessate leggeranno, e dovrebbe agire come una versione Cliff’s-notes dell’intero piano.

Potrebbe toccare la proposta di valore di un progetto, gli obiettivi, i deliverable e le pietre miliari importanti, ma deve essere conciso (è un riassunto, dopo tutto). Per prima cosa, assicuratevi di sviluppare una prova di concetto.

In questo esempio, un riassunto esecutivo può essere suddiviso in colonne per contrastare il problema esistente con la soluzione del progetto:
project management plan

 

 

Il formato a due colonne con intestazioni chiare aiuta a spezzare le informazioni, rendendole estremamente facili da leggere a colpo d’occhio.

Ecco un altro esempio di riassunto esecutivo di un piano di gestione del progetto. Questo evidenzia visivamente i punti chiave con caratteri grandi e icone utili:
project management plan

 

 

In questo caso, i fatti e le cifre evidenziate sono particolarmente facili da scansionare (il che renderà sicuramente felici i vostri interlocutori).

Ma il vostro executive summary non sarà sempre così semplice.

Per i progetti più grandi, il vostro riassunto esecutivo sarà più lungo e dettagliato.

Questo modello di piano di gestione del progetto ha un sommario esecutivo con molto testo, anche se le intestazioni in grassetto e i diversi colori di sfondo non lo fanno sembrare opprimente:
Green Stripes Project Management Plan Template

 

 

È anche una buona idea dividerlo in sezioni, con un’intestazione dedicata per ogni sezione:
project management plan

 

 

Indipendentemente da come organizzate il vostro riassunto esecutivo, dovrebbe dare ai vostri stakeholder un’anteprima di quello che verrà nel resto del piano di gestione del progetto.

2. Tracciate il vostro programma di progetto visivamente con un grafico di Gantt

Una pianificazione accurata del progetto è la chiave per il successo di qualsiasi progetto. Senza di essa, il vostro progetto probabilmente si sgretolerà in un pasticcio di scadenze mancate, scarsa gestione del team e scorrimento dell’ambito.

Fortunatamente, gli strumenti di pianificazione del progetto come i grafici di Gantt e le linee temporali del progetto rendono facile la creazione della pianificazione del progetto. Potete tracciare visivamente ogni compito del progetto, aggiungere le pietre miliari principali, poi cercare eventuali dipendenze o conflitti che non avete considerato.

Per esempio, questo modello di diagramma di Gantt delinea le attività di alto livello del progetto nel corso di un intero trimestre, con i compiti codificati a colori per squadra:
project management plan

 

 

Una roadmap di alto livello come quella sopra è probabilmente sufficiente per il vostro piano di gestione del progetto. Ogni squadra sarà in grado di fare riferimento a questa linea temporale durante il progetto per assicurarsi di essere sulla buona strada.

Ma prima del calcio d’inizio del progetto, avrete bisogno di scavare e suddividere le responsabilità del progetto per singolo membro del team, come in questo esempio di diagramma di Gantt:
project management plan

 

 

Nelle fasi successive di esecuzione e monitoraggio del progetto, vi ringrazierete per aver creato una dettagliata roadmap visiva che potete tracciare e regolare quando le cose cambiano.

Potete anche usare uno strumento di gestione dei progetti per mantenere la vostra squadra organizzata.

Ulteriori letture: Il nostro post con esempi di diagrammi di Gantt e altri suggerimenti su come usarli per la gestione dei progetti.

3. Chiarite la struttura del vostro team di progetto con un organigramma del team

Uno degli aspetti più difficili della pianificazione del progetto è assemblare una squadra e allinearla alla visione del progetto.

E allineare la vostra squadra è tutta una questione di comunicazione: comunicare gli obiettivi del progetto, comunicare le richieste degli stakeholder, comunicare la logica dietro le grandi decisioni… l’elenco continua.

È qui che una buona documentazione del progetto è cruciale! Dovete creare documenti a cui il vostro team e i vostri stakeholder possano accedere quando hanno domande o bisogno di una guida.

Una cosa facile da documentare visivamente è la struttura del vostro team, con un organigramma come questo:
project management plan

 

 

In un organigramma si dovrebbero includere alcune informazioni di base come la gerarchia del team e le informazioni di contatto dei membri del team. In questo modo i vostri stakeholder hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano.

Ma oltre a questo, potete indicare le responsabilità di alto livello di ogni membro del team e i canali di comunicazione all’interno del team (così il vostro team sa esattamente di cosa è responsabile).

Ecco un altro semplice modello di struttura organizzativa che potete usare come punto di partenza:
project management plan

 

 

Create un organigramma con il nostro creatore di organigrammi.

4. Organizzare i fattori di rischio del progetto in una struttura di scomposizione del rischio

Una grande parte della pianificazione del progetto consiste nell’identificare i fattori che possono far deragliare il vostro progetto, e nell’elaborare piani e processi per affrontare questi fattori. Questo è generalmente indicato come gestione del rischio.

Il primo passo per elaborare un piano di gestione dei rischi è elencare tutti i fattori in gioco, ed è qui che una struttura di ripartizione dei rischi diventa utile. Una struttura di ripartizione del rischio è una rappresentazione gerarchica dei rischi del progetto, organizzata per categoria.

Questo modello di struttura di ripartizione del rischio, per esempio, mostra il rischio del progetto suddiviso in rischio tecnico, rischio di gestione e rischio esterno:
project management plan

 

 

Una volta che avete costruito la vostra struttura di ripartizione del rischio, sarete pronti a fare un’immersione profonda in ogni rischio (per valutare e pianificare per qualsiasi trigger e risultato).

5. Pianificare in anticipo: creare rapporti sullo stato del progetto per comunicare i progressi alle parti interessate

Come ho detto prima, la comunicazione è fondamentale in qualsiasi progetto.

Ma anche così, qualcosa che è spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione – un piano per come il team del progetto comunicherà con gli stakeholder del progetto. Troppo spesso, la comunicazione del progetto si limita a e-mail ad hoc o a riunioni dell’ultimo minuto.

Potete evitare questo pianificando in anticipo e includendo un modello di rapporto sullo stato del progetto come parte del vostro piano di comunicazione.

Ecco un esempio di un semplice rapporto sullo stato del progetto che potreste inviare agli stakeholder su base settimanale:
project management plan

 

 

Questo tipo di report è inestimabile per comunicare gli aggiornamenti sui progressi del progetto. Mostra ciò che avete realizzato in un formato chiaro e coerente, che può aiutare a segnalare i problemi prima che sorgano, a costruire la fiducia con i vostri stakeholder, e rende facile riflettere sulle prestazioni del progetto una volta che avete raggiunto i vostri obiettivi.

Potreste anche voler includere un rapporto di stato più ampio per aggiornamenti più grandi su base mensile o trimestrale, come questo:
project management plan

 

 

Il modello di cui sopra vi permette di informare gli stakeholder di aggiornamenti più importanti come nuovi requisiti di budget, date di completamento riviste e valutazioni delle prestazioni del progetto.

Potete anche includere una visualizzazione delle pietre miliari aggiornate del progetto, come questo esempio qui sotto:
project-plan-status

 

 

Modelli di piani di gestione dei progetti

Un piano di gestione del progetto è probabilmente la consegna più importante che i vostri stakeholder riceveranno da voi (oltre al progetto stesso).

Contiene tutte le informazioni che gli stakeholder useranno per determinare se il vostro progetto va avanti o viene buttato via.

Ecco perché è una buona idea iniziare con un modello di piano di gestione del progetto. Usare un modello può aiutarvi a organizzare le informazioni in modo logico e ad assicurarvi che sia abbastanza accattivante da mantenere l’attenzione dei vostri stakeholder.

Modello di proposta di offerta di costruzione

La vostra proposta di offerta di costruzione è probabilmente in competizione con molti altri offerenti. Quindi, è importante farla bene.

Iniziate con una panoramica meticolosa del progetto, come nella seconda pagina di questo modello:
Green Stripes Construction Project Schedule Template

 

 

Anche se potete pensare che questo progetto sarà simile ad altri che avete fatto in passato, è importante inchiodare i dettagli.

Questo vi aiuterà anche a capire la portata del lavoro in modo da poter stimare correttamente i costi e arrivare a un preventivo che non sia né troppo alto né troppo basso. Ontario Construction News ha ottimi consigli su questo processo.

Modello di piano di gestione del progetto semplice

Questo semplice modello di piano di gestione del progetto che espone chiaramente tutte le informazioni di cui i vostri stakeholder avranno bisogno:
project management plan

 

 

 

Modello di piano di comunicazione per la gestione di un progetto semplice

Una parte fondamentale della gestione del progetto è assicurarsi che tutti siano informati. Un piano di comunicazione del progetto assicura che tutti sappiano come, dove, chi e quando la squadra comunicherà nel corso del progetto.

La chiave è capire quale tipo di comunicazione è preziosa per gli stakeholder e quale è semplicemente schiacciante e non porterà a decisioni migliori.

Questo modello delinea chiaramente tutti questi fattori per aiutare a gestire le aspettative ed eliminare la confusione su cosa verrà comunicato e quando:
Simple Project Management Communication Plan Template

 

 

Modello di piano di progetto di sviluppo commerciale

Il seguente modello di piano di gestione del progetto è semplice e minimale, ma utilizza ancora un layout unico e immagini semplici per creare una panoramica del progetto facile da leggere e da scannerizzare.

Questo modello è perfetto per la gestione di edifici o costruzioni, o qualsiasi progetto tecnico:
Nordic Commercial Development Project Plan Template

 

 

Quando scegliete un modello di piano di progetto, cercatene uno che sia abbastanza flessibile da accogliere qualsiasi cambiamento che i vostri stakeholder potrebbero richiedere prima di approvare il progetto. Non si sa mai cosa potrebbe cambiare nelle prime fasi di pianificazione del progetto!

 

Il risultato: le migliori pratiche del piano di progetto

  • Usate intestazioni, colonne ed evidenziazioni per rendere il vostro riassunto esecutivo facile da leggere
  • Tracciate il vostro programma di progetto con un diagramma di Gantt (con compiti codificati a colori per dipartimento o membro del team)
  • Usare immagini come gli organigrammi e le strutture di ripartizione del rischio per comunicare attraverso il vostro team e con le parti interessate
  • Scegliete un modello flessibile che potete aggiornare per allinearvi alle richieste degli stakeholder