Le 4 fasi del ciclo di vita del progetto (con modelli per ogni fase)

By Midori Nediger, Jun 13, 2022

project life cycle
Ad un estraneo, potrebbe sembrare che il processo di gestione del progetto sia facile… solo parlare con i clienti, programmare le riunioni, assegnare i compiti e ricordare ai membri del team le scadenze.

Ma chiunque abbia gestito un progetto vi dirà che è molto più di questo, ed è per questo che il ciclo di vita del progetto è così utile.

Cos’è il ciclo di vita di un progetto?

Il ciclo di vita del progetto è una struttura in 4 fasi progettata per aiutare i project manager a guidare con successo i loro progetti dall’inizio alla fine. Lo scopo del ciclo di vita del progetto è di creare una struttura facile da seguire per guidare i progetti.

Quali sono le 4 fasi del ciclo di vita del progetto?

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Comprendere e pianificare le 4 fasi del ciclo di vita del progetto può aiutarvi a gestire, organizzare e pianificare in modo che il vostro progetto vada avanti senza problemi.

Un ciclo di vita di gestione del progetto vi aiuterà:

  • Facilitare la comunicazione tra i team di progetto e le parti interessate
  • Assicurarsi che gli obiettivi siano raggiungibili con le risorse disponibili
  • Contribuire a mitigare i rischi e mantenere i progetti sulla buona strada

Ma come si presenta ogni fase del ciclo?

1. Fase di avvio del progetto: capire gli obiettivi, le priorità, le scadenze e i rischi del progetto

 La fase d’inizio del ciclo di vita della gestione del progetto è quando si incontra con i clienti e le parti interessate per capire i loro obiettivi, le motivazioni e le speranze per il progetto.

Durante questa fase lo scopo è quello di definire gli obiettivi di alto livello che devono essere raggiunti per considerare il progetto un successo. C’è molta ricerca, scoperta e discussione, ma pochissima pianificazione dettagliata in questa fase.

I passi chiave della gestione del progetto per la fase di avvio includono:

  • Identificazione degli obiettivi e dei risultati del progetto
  • Delineare i rischi del progetto, le dipendenze, i vincoli e le priorità
  • Stabilire la portata del progetto in base alle scadenze e alle risorse disponibili
  • Presentare una proposta di progetto per l’approvazione (il nostro creatore di proposte può aiutarti in questo)

Abbiamo una guida più dettagliata per scrivere un piano di gestione del progetto se volete maggiori informazioni. Potete anche ottenere la certificazione PMP per ottenere una formazione specifica su come fare questo.

Passerò qui le basi.

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Diamo un’occhiata a cosa comporta ognuno di questi compiti.

Dare il via al processo di gestione del progetto identificando gli obiettivi e i risultati del progetto

Iniziate a parlare con i vostri stakeholder o clienti per conoscere i loro bisogni. Cerca di capire cosa è importante per loro, quali progetti hanno provato in passato e cosa sperano di vedere in futuro.

Da lì, si può passare a costruire gli obiettivi concreti e i risultati di cui la vostra squadra sarà responsabile, data la portata del progetto e le risorse disponibili.

Assicuratevi di documentare i risultati di queste riunioni iniziali… vorrete avere una registrazione dei risultati concordati quando si arriva alla fase di chiusura del progetto.

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Suggerimento: fissare degli obiettivi S.M.A.R.T. (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo). Per esempio: “In 3 mesi, aumentare i tassi di conversione del blog del 5%”.

Delineare i rischi del progetto, le dipendenze, i vincoli e le priorità

Una volta tracciati gli obiettivi di alto livello del progetto, è il momento di esplorare tutte le variabili che potrebbero avere un impatto sul progresso del progetto, compreso:

  • Rischi: Fattori che possono influenzare negativamente il costo, gli obiettivi, la tempistica o i risultati di un progetto
  • Dipendenze: Relazioni tra attività o compiti
  • Vincoli: Fattori limitanti come tecnologia, risorse, tempo e costi

Identificando tutte queste variabili all’inizio è possibile bloccare molti potenziali problemi sul nascere, prima che facciano saltare l’intera linea temporale del progetto

Una struttura di ripartizione dei rischi, come quella qui sotto, può aiutare a identificare e valutare tutti i rischi nel vostro progetto. Una struttura di ripartizione dei rischi è una rappresentazione gerarchica dei rischi, che inizia con i rischi di alto livello e poi li suddivide in rischi più granulari. Può essere uno strumento essenziale per la gestione dei rischi del progetto

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Stabilire la portata del progetto in base alle scadenze e alle risorse disponibili

Con una gestione di tutte le variabili in gioco, potete iniziare a suddividere il progetto in passi più fattibili. Stabilite dei limiti alla portata del progetto in base alle vostre scadenze e alle risorse a vostra disposizione, e pensate a quali competenze avrà bisogno il vostro futuro team.

Le mappe mentali e i diagrammi di flusso possono essere utili per organizzare tutte le parti in movimento per mappare ciò che è ragionevole in base ai vincoli del progetto.

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Riassumere i risultati della fase di avvio del progetto in una proposta di progetto

Tutti i dettagli che si stabiliscono durante la fase di avvio dovrebbero essere delineati in una proposta di progetto, l’unico prodotto principale per questa fase di avvio.

Una proposta di progetto è una relazione che dettaglia tutti gli obiettivi, lo scopo, i requisiti, il budget, i partecipanti e le scadenze di un progetto.

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Da non confondere con un piano di progetto, che include una descrizione molto più approfondita di come il progetto sarà eseguito, una proposta di progetto non dovrebbe essere più lunga di qualche pagina.

A seconda della complessità di un progetto, un piano d’azione one-pager, come quello qui sotto, potrebbe essere sufficiente.

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Date un’occhiata ai nostri modelli di proposte di lavoro, modelli di proposte commerciali e modelli di proposte di consulenza per altre opzioni.

In entrambi i casi, quando siete a pochi mesi dal progetto, cercando di dare priorità al lavoro della vostra squadra e prendere decisioni che hanno un impatto sulla direzione del progetto, vi ringrazierete per aver creato una chiara documentazione di questi obiettivi di progetto di alto livello.

Creare una visualizzazione del ciclo di vita del progetto dall’aspetto professionale

Assicuratevi che la visualizzazione del ciclo di vita del progetto rientri nel vostro branding aziendale per un design veramente professionale. Gli utenti di Venngage Business possono utilizzare il My Brand Kit e vedere i loro colori aziendali, loghi e font applicati automaticamente ai template di Venngage.

Gli utenti business possono anche invitare un feedback direttamente al loro design con la funzione di commento di Venngage. Per saperne di più su My Brand Kit, sulla modalità di commento e su altre caratteristiche dell’account Venngage Business:

 

2. Fase di pianificazione del progetto: delineare i compiti e la linea temporale necessari per eseguire il progetto

Una volta che la vostra proposta di progetto è stata approvata, è il momento di passare alla fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto.

La fase di pianificazione del progetto è quando si crea un piano di progetto completo, che comporta:

  • Tradurre la vostra proposta in una serie di compiti realizzabili e programmarli in una tabella di marcia del progetto
  • Documentare i processi o i flussi di lavoro che il vostro team userà (potreste provare a usare un’infografica di processo per questo)
  • Creazione di obiettivi misurabili a breve termine da obiettivi di progetto di alto livello
  • Affrontare i potenziali problemi che potrebbero far deragliare la vostra tabella di marcia

Questo piano di progetto sarà la fonte della verità per la vostra squadra quando sorgono domande, conflitti o problemi durante il progetto.

Approfondiamo il più importante risultato della fase di pianificazione del progetto: la roadmap del progetto.

Creare una tabella di marcia del progetto con compiti e pietre miliari

La creazione di una tabella di marcia del progetto è uno dei passi più importanti del ciclo di vita del project management, cruciale per organizzare la vostra squadra e mantenere il lavoro in pista. Una tabella di marcia del progetto delinea tutte le date di inizio e fine di ogni attività principale del progetto (più qualsiasi grande pietra miliare verso cui si sta lavorando). 

Suggerimento professionale: Usate il nostro roadmap maker per creare roadmap professionali e accattivanti.

I grafici di Gantt (come quello qui sotto) sono un grande strumento per la mappatura del progetto, perché possono mostrare la durata e la tempistica di una serie di attività dipendenti. Sono perfetti per pianificare e programmare, ed eventualmente monitorare i progressi durante la fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto.

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La cosa migliore dell’uso di un diagramma di Gantt per la roadmap del vostro progetto?

È possibile mostrare un certo numero di linee temporali concomitanti su un singolo grafico, il che rende facile tenere conto delle dipendenze dei compiti.

Per esempio, questo modello di diagramma di Gantt mostra i compiti del progetto per più squadre nel corso di alcuni mesi:

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Il formato visivo di un diagramma di Gantt rende la visualizzazione e la regolazione delle dipendenze molto più facile di un foglio di calcolo. E poiché è visivo, è facile per il vostro team vedere, capire e dare un feedback sui loro prossimi compiti.

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Una volta che la vostra tabella di marcia è a posto, l’ultimo passo della fase di pianificazione è quello di riunire la vostra squadra e tenere un kickoff del progetto, lanciandovi nella fase successiva del ciclo di vita del progetto: la fase di esecuzione.  

Date un’occhiata a questo post del blog per altri modelli di diagrammi di Gantt.

3. Fase di esecuzione del progetto: trasformare il piano in azione e monitorare le prestazioni del progetto

La fase di esecuzione del progetto è il vero inizio del progetto, quando si eseguono tutti i compiti e le attività tracciati nella fase di pianificazione.

È qui che si svolge la maggior parte del lavoro del progetto, e richiede un monitoraggio costante. Aspettatevi di aggiustare i vostri obiettivi e la tabella di marcia man mano che vi addentrate nel progetto.

Come project manager, le vostre principali responsabilità della fase di esecuzione del progetto sono:

  • Monitorare e controllare il processo di esecuzione, rivedendo la qualità dell’output del team
  • Regolare e aggiornare i compiti, gli obiettivi e le scadenze per soddisfare le condizioni mutevoli
  • Comunicare tra il vostro team e gli stakeholder del progetto

Creare rapporti di stato per comunicare i progressi dell’esecuzione in tutto il processo di gestione del progetto

Anche se la maggior parte del vostro tempo durante la fase di esecuzione del processo di gestione del progetto sarà speso per il monitoraggio e la regolazione per mantenere il progetto in carreggiata, dovrete anche tenere aggiornati gli stakeholder su qualsiasi cambiamento dello stato del progetto.

Usare un modello di rapporto sullo stato del progetto, come quello qui sotto, vi aiuterà ad assicurarvi di non tralasciare nessun dettaglio pertinente quando comunicate con gli stakeholder.

Per esempio, questo rapporto di stato include una panoramica delle prestazioni del progetto fino ad ora, più le pietre miliari aggiornate del progetto:

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Mentre questo modello di rapporto di stato è più breve, incentrato su un riassunto esecutivo, ma include spazio per le note di ogni rappresentante del team:

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Anche i KPI e gli aggiornamenti del budget dovrebbero essere inclusi, se ne avete.

4. Fase di chiusura del progetto: analizzare i risultati, riassumere gli insegnamenti chiave e pianificare i passi successivi

Una volta che avete raggiunto i vostri obiettivi di progetto e i risultati sono stati firmati dai vostri stakeholder, è il momento della fase di chiusura del progetto.

Nella fase di chiusura del progetto del processo di gestione del progetto, voi:

  • Consegnare gli elementi da consegnare
  • Rilasciare i membri del team e le risorse del progetto
  • Analizzare le prestazioni del progetto in una retrospettiva del progetto

Una retrospettiva di progetto serve tanto a rivedere il successo del progetto quanto ad estrarre gli insegnamenti che possono essere applicati ai progetti futuri. I progetti non andranno mai senza ostacoli, e ci saranno sempre cose da imparare che faciliteranno il progresso di altri progetti.

Ci sono molti modi per eseguire una riunione retrospettiva del progetto, ma dovreste cercare di identificare le vostre più grandi vittorie e perdite e trovare delle soluzioni. Se siete un consulente esterno, potreste anche chiedere al vostro cliente un feedback.

Tenete traccia dei vostri appunti da qualche parte che sarà accessibile a tutta la vostra squadra, come un foglio di calcolo condiviso (o inviate un’e-mail dopo la riunione):

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Fonte

Un altro dovere di un project manager nella fase di chiusura del progetto può essere quello di analizzare le prestazioni della squadra, in base alla qualità del loro lavoro e quanto bene sono stati in grado di rispettare le scadenze.

Queste revisioni delle prestazioni possono essere consegnate ai membri del team (o ai superiori) sotto forma di un riassunto visivo facile da leggere, come quello qui sotto:

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Ma ricordate… il vostro progetto non è completo finché tutti i vostri documenti non sono stati consegnati e approvati dal vostro cliente o stakeholder.

Usate Venngage per comunicare i vostri progressi durante il ciclo di vita del progetto

Ogni project manager che si rispetti sa che una comunicazione chiara è la spina dorsale di qualsiasi progetto di successo. Venngage vi aiuta a rendere la vostra comunicazione visiva, in modo che voi possiate stupire i clienti e mantenere il vostro team allineato.