Guida alla progettazione delle presentazioni: Come riassumere le informazioni per le presentazioni

Brutte presentazioni. Tutti abbiamo dovuto assistere ad esse. Diamine, probabilmente tutti ne abbiamo fatte una o due. Io so di averlo fatto.

Conoscete il tipo: il doppio del tempo necessario, diapositive piene di testo, nessuna immagine in vista.

Come potete assicurarvi di non cadere vittima di questi passi falsi quando progettate la vostra prossima presentazione per il vostro team, la vostra classe o i vostri clienti?

Cominciamo:

Guarda: Come progettare una presentazione [10 CONSIGLI ESSENZIALI]

Includere meno testo e più immagini nel vostro design di presentazione

Secondo il sondaggio annuale di David Paradi sulle presentazioni, le 3 cose che infastidiscono di più il pubblico nelle presentazioni sono:

Relatori che leggono le loro diapositive
Diapositive che includono frasi complete di testo
Testo troppo piccolo da leggere

Il filo comune che lega tutti questi fastidi di presentazione è il testo. Il pubblico è molto esigente riguardo al testo che si trova nelle presentazioni.

Secondo le mie esperienze, parlando alle conferenze e nei webinar negli ultimi anni, il pubblico risponde molto più positivamente alle presentazioni che usano immagini al posto del testo.

Il pubblico è più coinvolto, fa più domande e trova i miei discorsi più memorabili quando includo molti esempi visivi nelle mie slide.

Non sono l’unico ad aver scoperto questo. Abbiamo recentemente intervistato quasi 400 relatori di conferenze sui loro design di presentazione e abbiamo scoperto che l’84,3% crea presentazioni che sono altamente visive.

Un grande esempio di una presentazione altamente visiva è l’iconico design del pitch deck di AirBnB, che include non più di 40 parole per diapositiva. Invece di ripetere lo script dell’oratore sulle diapositive, lascia il segno con parole chiave, grandi numeri e icone:

Impara come personalizzare questo modello di presentazione:

Per aiutarvi a portare le vostre presentazioni al livello successivo, vorrei condividere il mio processo per creare una presentazione visivamente focalizzata come quella sopra. Vi darò i miei migliori consigli per il design delle presentazioni che ho imparato in anni di presentazioni:

Webinar
Presentazioni di classe
Pitches
Incontri
Corsi online

Potete poi applicare questo processo ai nostri modelli di presentazione professionali o ai pitch deck, creando con facilità dei deck di presentazione unici! Il nostro strumento di creazione di presentazioni online rende facile la personalizzazione di questi modelli.

Copriremo i passi più importanti per riassumere un testo lungo in un formato adatto alle presentazioni. Poi ci soffermeremo su alcuni suggerimenti per il design delle presentazioni per aiutarvi a diventare visivi con le vostre presentazioni. Continuate a leggere per le migliori idee creative di presentazione.

Come riassumere (e organizzare) le informazioni per le presentazioni

Identificare un messaggio centrale su cui incentrare il vostro design di presentazione
Eliminare tutte le informazioni che non supportano immediatamente il messaggio principale
Creare un forte schema di presentazione per tenervi concentrati
Usare il testo per rinforzare, non ripetere, quello che state dicendo
Progettare la vostra presentazione con un solo punto di forza per diapositiva
Usare le immagini per evidenziare il messaggio chiave di ogni diapositiva

1. Identificare un messaggio centrale su cui incentrare il vostro design di presentazione

Sappiamo dal sondaggio di David Paradi che il pubblico è facilmente sopraffatto da molto testo e dati, specialmente quando le presentazioni sono lunghe.

(Tu quando vedi una presentazione con molto testo e dati ed è lunga)

Quindi, a differenza di un libro bianco, un rapporto o un saggio, non ci si può aspettare di affrontare molte idee complesse in una singola presentazione.

Sarebbe una ricetta per il disastro.

Invece, identificate un singolo messaggio centrale che vorreste comunicare al vostro pubblico. Poi costruite la vostra presentazione intorno a quel messaggio centrale.

Identificando quel messaggio centrale, potete assicurarvi che tutto ciò che includete nella vostra presentazione supporti l’obiettivo della presentazione.

Come si vede qui sotto, una grande presentazione vi dice esattamente cosa state per imparare (il messaggio principale), poi arriva direttamente ai fatti (le informazioni di supporto).

Per assicurarvi di creare una risorsa che sia chiara, concisa, d’impatto e facile da seguire, progettate la vostra presentazione intorno a un unico messaggio centrale.

2. Creare un forte schema di presentazione per tenervi concentrati

Pensate al vostro schema come a una tabella di marcia per la vostra presentazione. Creare subito un forte schema di presentazione aiuta ad assicurarsi che state colpendo tutti i punti chiave che avete bisogno di coprire.

Prendete questo esempio di schema di presentazione:

Introduzione e saluti
Visione e proposta di valore
Profitto finanziario
Flusso di cassa
Il vostro investimento
Ringraziamenti e domande

Queste sono tutte cose di cui sappiamo di dover parlare nella presentazione.

Creare uno schema di presentazione rende molto più facile sapere cosa dire quando si tratta di creare le diapositive della presentazione vera e propria.

Potreste anche includere il vostro schema di presentazione come una diapositiva separata in modo che il vostro pubblico sappia cosa aspettarsi:

3. Eliminare tutte le informazioni che non supportano il messaggio principale

Poi, usate quel messaggio centrale per identificare tutto ciò che non appartiene alla presentazione.

Cercate di eliminare tutto ciò che non è immediatamente rilevante per l’argomento in questione, e qualsiasi cosa lontanamente ridondante. Tagliate tutte le informazioni che non sono assolutamente essenziali per capire il messaggio principale.

Tagliando questi dettagli extra, è possibile rendere dimenticabili le pesanti diapositive di testo:

E trasformarle in diapositive memorabili con testo minimo:

Ecco una rapida lista di controllo per aiutarvi a tagliare qualsiasi dettaglio extra:

Sbarazzarsi di:

Descrizioni dettagliate
Informazioni di base
Curiosità
Dichiarazioni ridondanti
Spiegazioni di conoscenze comuni

Tenere:

Fatti e cifre persuasive
Esempi illustrativi
Citazioni d’impatto

Questo passo può sembrare ovvio, ma quando state presentando un argomento che vi appassiona, è facile lasciarsi trasportare da dettagli estranei. Usate le raccomandazioni di cui sopra per tenere sotto controllo il vostro testo.

La chiarezza è la chiave, specialmente se state presentando virtualmente piuttosto che di persona. Tuttavia, Lisa Schneider (Chief Growth Officer di Merriam-Webster) ha avuto molta esperienza nel fare questo adattamento. Recentemente ha condiviso i suoi consigli per adattare le presentazioni in persona a quelle virtuali su Venngage in modo tale da permettervi di consultarli.

4. Usare il testo per rinforzare, non ripetere, quello che state dicendo

Secondo il guru delle presentazioni Nancy Duarte, il vostro pubblico dovrebbe essere in grado di discernere il significato delle vostre diapositive in 6 secondi o meno.

Poiché il vostro pubblico tenderà a leggere ogni parola che mettete su ogni diapositiva, dovete mantenere il testo al minimo assoluto. Il testo sulle diapositive dovrebbe fornire supporto a ciò che state dicendo senza distrarre.

Non scrivere mai, parola per parola, quello che direte ad alta voce. Se fate affidamento sul testo per ricordare certi punti, resistete all’impulso di stiparli nelle vostre diapositive. Invece, usate uno strumento come le note del relatore di Venngage per evidenziare particolari punti di conversazione. Questi possono essere importati in PowerPoint – insieme al resto della vostra presentazione – e saranno visibili solo a voi, non al vostro pubblico.

Per le diapositive vere e proprie, il testo dovrebbe essere usato solo per rafforzare ciò che state dicendo. Come nel disegno della presentazione qui sotto, parafrasate i paragrafi lunghi in brevi elenchi puntati o dichiarazioni eliminando gli aggettivi e gli articoli (come “il” e “a”).

Tirate fuori citazioni e numeri importanti, e rendeteli un punto focale di ogni diapositiva.

5. Progettare la vostra presentazione con un’unico takeaway per diapositiva

Come ho detto sopra, il pubblico fa fatica quando troppe informazioni sono presentate in una sola diapositiva.

Per essere sicuri di non sommergere il vostro pubblico con troppe informazioni, distribuite il vostro contenuto in modo da coprire un importante risultato per diapositiva.

Limitando ogni diapositiva a una sola semplice affermazione, si concentra l’attenzione del pubblico sull’argomento in questione.

Il mio modo preferito per farlo è quello di scegliere il messaggio centrale di qualsiasi cosa di cui sto parlando ed esprimerlo in poche parole chiave, come si vede in questa slide di presentazione qui sotto.

Questo aiuta a garantire che le immagini rimangano al centro della diapositiva.

Usare il testo in questo modo, per affermare semplicemente un singolo fatto per diapositiva, è un modo sicuro per avere un impatto nella vostra presentazione.

In alternativa, tirate fuori una statistica significativa che volete imprimere nella mente del vostro pubblico e fatela diventare il fulcro visivo della diapositiva, come si vede in questa popolare presentazione di Officevibe.

Questo potrebbe significare che vi ritroverete con uno slide deck con una tonnellata di diapositive. Ma questo è totalmente ok!

Ho parlato con molti professionisti che sono pressati dai loro team di gestione per creare presentazioni con un numero specifico di diapositive (di solito solo 10 o 15 diapositive per una presentazione di 30 minuti).

Se me lo chiedete, questo approccio è completamente sbagliato. Nella mia mente, più tempo passo su una singola diapositiva, più è probabile che perda l’interesse del mio pubblico.

Quante diapositive dovrei usare per una presentazione di 10 minuti?

Una buona regola è quella di avere almeno tante diapositive quanti sono i minuti della vostra presentazione. Quindi per una presentazione di 10 minuti dovreste avere almeno 10 diapositive.

Usate tutte le diapositive di cui avete bisogno, purché presentiate un unico messaggio su ogni diapositiva (come si vede nel modello di presentazione lungo qui sotto). Questo è particolarmente importante se state presentando il vostro business, o se state facendo una presentazione di un prodotto. Volete stupire il vostro pubblico, non annoiarlo.

6. Usare le immagini per evidenziare il messaggio chiave di ogni diapositiva

Tanto importante quanto avere una portata principale per diapositiva è avere immagini che evidenziano la portata principale su ogni diapositiva.

Le immagini uniche aiuteranno a rendere il vostro messaggio memorabile.

Anche le immagini sono un ottimo modo per eliminare il testo extra.

Si possono aggiungere immagini raggruppando e integrando le informazioni in quadri visivi come le linee temporali:

O diagrammi di flusso e imbuti:

O rappresentando concetti semplici con icone, come si vede nel moderno design di presentazione qui sotto. Usare lo stesso colore per ogni icona aiuta a creare un look raffinato.

Usare le immagini in questo modo è perfetto per quando si devono trasmettere messaggi velocemente a un pubblico con cui non si ha familiarità – come nelle conferenze. Questo sarebbe anche il modello di presentazione ideale per un’intervista.

In alternativa potete usare icone in colori diversi, come nei modelli di presentazione qui sotto. Assicuratevi solo che i colori siano complementari e che lo stile sia coerente in tutta la presentazione (cioè non usare icone eleganti e moderne in una diapositiva e stravaganti icone illustrate in un’altra). In questo esempio, sono state usate icone in stile clipart.

Ogni volta che avete statistiche importanti o tendenze che volete che il vostro pubblico ricordi, considerate l’uso di un grafico o di una visualizzazione di dati per sottolineare il vostro punto. Un discorso pubblico sicuro combinato con forti visualizzazioni può davvero avere un impatto, incoraggiando il vostro pubblico ad agire in base al vostro messaggio.

Una delle mie presentazioni preferite (creata da un designer professionista) porta questo concetto di “messaggio chiave più un’immagine” all’estremo, risultando in uno slide deck che è assolutamente irresistibile.

Fonte

Quando applicate questo concetto, non cadete nella trappola di usare brutte foto d’archivio. Immagini irrilevanti o scelte male possono farvi male tanto quanto vi aiutano.

Qui sotto c’è un esempio di come usare efficacemente le foto stock. Sono più tematiche che letterali, e sono personalizzate con icone divertenti e luminose che danno un tono giocoso.

Il contenuto e il design visivo di una presentazione dovrebbero essere perfetti.

Non dovrebbe mai sembrare che il vostro testo e le immagini siano state inserite in un modello. Il formato e il design delle diapositive dovrebbero contribuire e sostenere la comprensione del contenuto da parte del pubblico.

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Come rendere il vostro design di presentazione più efficace

Usare diapositive di scaffolding per orientare il pubblico e tenerlo impegnato
Utilizzare la dimensione del testo, il peso e il colore per l’enfasi
Applicare le scelte di design in modo coerente per evitare distrazioni
Dividere una presentazione di gruppo per argomento
Usare una varietà di layout di pagina per mantenere l’interesse del vostro pubblico
Utilizzare modelli di presentazione per aiutarvi a iniziare

1. Usare le diapositive di scaffolding per orientare il vostro pubblico e tenerlo impegnato

È facile che il pubblico si perda durante lunghe presentazioni, specialmente se si hanno molte diapositive. E il pubblico si distrae quando si perde.

Per aiutare a riorientare il pubblico di tanto in tanto, è possibile utilizzare qualcosa che mi piace chiamare diapositive scaffolding. Le diapositive di scaffolding appaiono in una presentazione per indicare l’inizio e la fine delle sezioni principali.

La diapositiva principale di scaffolding è la diapositiva dell’ordine del giorno, che dovrebbe apparire subito dopo la diapositiva dell’introduzione o del titolo. Essa delinea le sezioni principali della presentazione.

All’inizio di ogni sezione, dovreste mostrare di nuovo quell’agenda, ma evidenziando il titolo della sezione pertinente, come visto sotto.

Questo dà al pubblico la sensazione che state facendo progressi attraverso la presentazione, e aiuta a tenerlo ancorato e impegnato.

In alternativa, si può ottenere un effetto simile numerando le sezioni e mostrando quel numero su ogni diapositiva. O usare una barra di avanzamento in fondo ad ogni diapositiva per indicare a che punto siete della presentazione. Assicuratevi solo che non distragga dal contenuto principale delle diapositive.

Si può immaginare di usare questa idea della “barra di progresso” per una presentazione di ricerca, o qualsiasi presentazione in cui si hanno molte informazioni da far passare.

Leila Janah, fondatrice di Sama Group, è bravissima in questo. Il suo discorso Innovation and Inspire su Sama Group è un esempio di una presentazione ben organizzata e molto facile da seguire.

La sua presentazione segue un flusso logico e costante di idee. Sembra a suo agio a parlare di fronte a una folla, ma non fa alcun tentativo di impegnarsi direttamente con loro.

2. Utilizzare la dimensione del testo, il peso e il colore per l’enfasi

Ogni diapositiva dovrebbe avere un punto focale visivo. Qualcosa che attiri immediatamente l’occhio al primo sguardo.

Quel punto focale dovrebbe essere qualsiasi cosa sia più importante in quella diapositiva, che sia un numero importante, una parola chiave, o semplicemente il titolo della diapositiva.

Fonte

Possiamo creare punti focali visivi variando la dimensione, il peso e il colore di ogni elemento sulla diapositiva. Gli elementi più grandi, più luminosi e più audaci attireranno l’attenzione del nostro pubblico, mentre gli elementi più piccoli e leggeri tenderanno a svanire nello sfondo.

Come visto nel modello di presentazione qui sopra, questa tecnica può essere particolarmente utile per attirare l’attenzione su parole importanti all’interno di un lungo passaggio di testo. Considerate l’uso di questa tecnica ogni volta che avete più di 5 parole su una diapositiva.

E se volete davvero che il vostro pubblico presti attenzione, usate una combinazione di colori ad alto contrasto come quella qui sotto.

Quando scegliete i font per la vostra presentazione, tenete a mente questa tecnica. Scegliete un font che abbia una differenza evidente tra la faccia del font “grassetto” e la faccia del font “normale”. Source Sans Pro, Times New Roman, Montserrat, Arvo, Roboto e Open Sans sono tutte buone opzioni.

L’ultima cosa da ricordare quando si usano dimensioni, peso e colore per creare enfasi in una diapositiva: non cercare di enfatizzare troppe cose in una sola diapositiva.

Se tutto è evidenziato, niente è evidenziato.

3. Applicare le scelte di design in modo coerente per evitare distrazioni

Il pubblico è veloce a individuare, e a concentrarsi, su qualsiasi incongruenza nel design della presentazione. Di conseguenza, slide deck disordinati e incoerenti portano ad un pubblico distratto e disimpegnato.

Le scelte di design (caratteri e colori, soprattutto) devono essere applicate in modo coerente in un mazzo di diapositive. L’ultima cosa che volete è che il vostro pubblico presti attenzione alle vostre scelte di design prima del vostro contenuto.

Per mantenere il vostro design sotto controllo, può essere utile creare una tavolozza di colori e una gerarchia di caratteri prima di iniziare a creare il vostro mazzo, e delinearla in una guida di stile di base come questa:

So che a volte si è tentati di giocherellare con le dimensioni del testo per far entrare pezzi di testo più lunghi in una diapositiva, ma non fatelo! Se il testo è troppo lungo per essere inserito in una diapositiva, dovrebbe essere comunque suddiviso in più diapositive.

E ricordate, un design coerente non è necessariamente un design noioso. Questa presentazione di social media marketing applica una combinazione di colori vivaci a una varietà di layout a 3 e 2 colonne, rimanendo coerente ma utilizzando ancora idee creative di presentazione.

4. Dividere una presentazione di gruppo per argomento

Quando si fa una presentazione di gruppo è sempre difficile trovare il giusto equilibrio tra chi deve presentare quale parte.

Dividere una presentazione di gruppo per argomento è il modo più naturale per dare a tutti la possibilità di provare senza che sembri disarticolata.

Quando si presenta questo slide deck agli investitori o ai potenziali clienti, il team può facilmente prendere un argomento ciascuno. Una persona può discutere la diapositiva del modello di business, e qualcun altro può parlare della strategia di marketing.

Top tips per le presentazioni di gruppo:

Dividete la vostra presentazione di gruppo per argomento
Introducete il prossimo oratore alla fine della vostra slide
Diventate un “esperto” nella diapositiva che si sta presentando
Provare la presentazione in anticipo in modo che tutti conoscano il loro segnale per iniziare a parlare

5. Usare una varietà di layout di pagina per mantenere vivo l’interesse del vostro pubblico

Pagina dopo pagina dello stesso layout può diventare ripetitivo e noioso. Mescolate il layout delle vostre diapositive per mantenere vivo l’interesse del vostro pubblico.

In questa spiegazione il designer ha usato una varietà di combinazioni di immagini, testo e icone per creare uno stile interessante e vario.

Ci sono centinaia di combinazioni diverse di livelli di presentazione e stili di presentazione che potete usare per creare una presentazione coinvolgente. Questo stile è ottimo per quando avete bisogno di presentare una varietà di informazioni e statistiche, come se steste presentando agli investitori finanziari, o se steste facendo una presentazione di ricerca.

Usare una varietà di layout per mantenere un pubblico impegnato è qualcosa in cui Elon Musk è un esperto. Un pubblico impegnato è un pubblico ipnotizzato. Guarda questa presentazione di Elon Musk che rivela un nuovo modello di Tesla per una masterclass per scoprire come variare le vostre slide in modo interessante:

6. Usare modelli di presentazione per aiutarvi a iniziare

Può essere travolgente costruire la propria presentazione da zero. Fortunatamente, il mio team di Venngage ha creato centinaia di modelli di presentazione professionali, che rendono facile l’implementazione di questi principi di design e assicurano che il vostro pubblico non sia scoraggiato da diapositive piene di testo.

L’uso di un modello di presentazione è un modo semplice e veloce per creare presentazioni dall’aspetto professionale, senza alcuna esperienza di design. Potete modificare tutto il testo facilmente, così come cambiare i colori, i caratteri o le foto. Inoltre potete scaricare il vostro lavoro in un formato di presentazione PowerPoint o PDF.

Come fare una presentazione d’impatto

Cosa rende una presentazione memorabile?

Di solito si riduce a tre cose:

L’idea principale.
Il presentatore.
Le immagini.

Tutti e tre gli elementi lavorano insieme per creare una presentazione di successo. Una buona idea darà al pubblico uno scopo per ascoltare. Un buon presentatore comunica l’idea principale in modo che il pubblico ci tenga. E le immagini convincenti aiutano a chiarire i concetti e ad illustrare le idee.

Ma il modo in cui il presentatore fa la sua presentazione e le immagini che usa possono variare drasticamente pur essendo efficaci. Non esiste uno stile di presentazione perfetto, o un design di presentazione.

Ecco alcuni consigli da considerare per aiutarvi a fare una presentazione d’impatto:

1. Includere esempi di persone ispiratrici

Alle persone piace avere dei modelli di ruolo a cui guardare. Se volete motivare il vostro pubblico, includete esempi di persone che dimostrano i tratti o i risultati, o che hanno trovato il successo attraverso l’argomento che state presentando.

2. Dedicare le diapositive a domande toccanti

Mentre potreste essere tentati di riempire le vostre diapositive con immagini decorative e spruzzi di colore, considerate che a volte la semplicità è più efficace della complessità. Più semplice è la vostra diapositiva, più potete concentrarti su un’idea che stimola il pensiero.

3. Trovare citazioni che ispireranno il vostro pubblico

Una citazione davvero buona può rimanere nella mente di una persona per settimane dopo la vostra presentazione. Creare una diapositiva con una citazione può essere un bel modo per iniziare o finire la vostra presentazione.

Un grande esempio di questo è il discorso TED di Tim Ferriss:

Guarda il discorso completo qui sotto.

4. Enfatizzare i punti chiave con testo e immagini

Quando si accoppia un testo conciso con un’immagine, si presentano le informazioni al pubblico in due modi simultanei. Questo può rendere le informazioni più facili da ricordare e più memorabili.

Usate le immagini e il testo sulle diapositive per rafforzare ciò che state dicendo ad alta voce.

Facendo questo si ottengono due cose:

Quando il pubblico sente un punto e contemporaneamente lo legge sullo schermo, è più facile da trattenere.
I membri del pubblico possono fotografare/serigrafare la diapositiva e condividerla con le loro reti.

Non ci credete? Guardate questo suggerimento in azione con una presentazione che il nostro Chief Marketing Officer Nadya ha fatto recentemente alla CTA Conference di Unbounce. La combinazione di testo e immagini sullo schermo porta ad una presentazione memorabile.

5. Etichettare le vostre diapositive per sollecitare la vostra memoria

Spesso, i presentatori scrivono un intero copione per la loro presentazione e lo leggono da un teleprompter. Il problema è che questo può spesso far sembrare la vostra presentazione troppo provata e legnosa.

Ma anche se non scrivete un copione completo, potete comunque mettere delle frasi chiave sulle vostre diapositive per stimolare la vostra memoria. L’unica cosa di cui dovete essere prudenti è guardare troppo le vostre diapositive.

Conclusione

Il pubblico non vuole assistere a presentazioni con diapositive piene di testo. Troppo testo danneggia solo il coinvolgimento e la comprensione del pubblico. Il design della vostra presentazione è importante quanto il vostro stile di presentazione.

Riassumendo il nostro testo e creando diapositive con un focus visivo, possiamo dare presentazioni più emozionanti, memorabili e d’impatto.

Fate una prova con uno dei nostri popolari modelli di presentazione:

Volete altri consigli sul design delle presentazioni? Questo post dovrebbe farvi iniziare: