Comunicare efficacemente con un team da remoto è sempre stata una delle maggiori sfide del passaggio a una cultura del lavoro senza ufficio.
Molte delle sfumature delle conversazioni faccia a faccia possono essere perse via e-mail. Inoltre, come si fa a costruire una cultura d’ufficio quando non si ha un ufficio?
Venngage, come molte altre aziende tecnologiche, ha una politica flessibile di lavoro a distanza. Infatti, il 13% dei nostri dipendenti lavora in remoto a tempo pieno, e molti altri lavorano per settimane o mesi alla volta.
Passare a una struttura di lavoro a distanza può sembrare scoraggiante all’inizio, ma se si seguono i nostri 10 semplici consigli per una comunicazione efficace con un team da remoto, i benefici sono sicuri.
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- Essere preparati ad adattarsi alle sfide del lavoro a distanza
- Garantire controlli regolari con il vostro team remoto
- Investire in software di collaborazione e tecnologia di comunicazione
- Utilizzare diagrammi e immagini per garantire che i processi siano pienamente compresi
- Creare una cultura d’ufficio online
- Presentare visivamente i pitch e le idee
- Evitare documenti di testo noiosi usando foto e immagini
- Fissare scadenze chiare e delineare le aspettative
- Impostare le linee guida della comunicazione
- Fidatevi del vostro staff
1. Essere preparati ad adattarsi alle sfide del lavoro a distanza
Il lavoro a distanza comporta una serie di sfide. Soprattutto se si è sempre lavorato solo in ruoli “in ufficio”, adattarsi a fissare i propri orari, spostare le comunicazioni digitali e imparare che non si può essere molto produttivi dal letto può essere difficile.
Ma se siete consapevoli delle difficoltà sarete più preparati ad affrontarle.
Usate un modello di mappa mentale per affrontare gli ostacoli che il lavoro a distanza può presentare
Prima che il vostro team passi al lavoro a distanza, pensate a quali ostacoli potreste incontrare. Considerate cose come la comunicazione, le difficoltà tecniche, la procrastinazione e l’equilibrio della vita lavorativa. Può essere utile annotare questi ostacoli in una mappa mentale, per aiutarvi a sviluppare soluzioni.
È anche importante assicurarsi di comunicare efficacemente qualsiasi cambiamento all’interno del team. Se state passando al lavoro completamente a distanza, inviate ai vostri dipendenti una lettera formale del cambiamento, su una carta intestata della società.
Potreste anche voler creare un documento di politica. In Venngage usiamo le infografiche per comunicare le nostre politiche! Un semplice formato di domande e risposte può aiutare a far sì che le vostre politiche siano pienamente comprese dal team.
2. Garantire controlli regolari con il suo team da remoto
Il lavoro a distanza può essere solitario. È importante controllare regolarmente il proprio team.
A Venngage abbiamo riunioni video utilizzando Google Hangouts per esaminare il lavoro, le idee e semplicemente per aggiornarci. Abbiamo in programma due incontri a settimana, ma siamo sempre aperti a chiamate ad hoc se qualcuno vuole far passare qualche idea.
La collaborazione esiste ancora nei nostri team, solo che appare un po’ diversa!
Oltre alle regolari riunioni video, abbiamo una bacheca Slack molto attiva. Con canali per tutto, dal #Content-Team alla #Great-music, e ci parliamo ogni giorno.
Fare un controllo non fa bene solo al morale. Controllando su base regolare è possibile chiarire qualsiasi ostacolo attuale o potenziale prima che diventi un problema.
Usare un modello di rapporto giornaliero delle attività per tracciare i progressi
Un rapporto delle attività giornaliere può rendere più facile tener conto dei controlli quotidiani. In questo modo, è possibile monitorare i problemi e i progressi che potrebbero altrimenti passare inosservati o cadere nel dimenticatoio in un ambiente remoto.
3. Investire in software di collaborazione e tecnologia di comunicazione
Se alcune delle vostre migliori idee provengono dalla discussione con il vostro team, il lavoro a distanza potrebbe sembrarvi un disastro. Ma con un buon software di collaborazione potete ricreare quell’esperienza “in ufficio”.
A Venngage usiamo una combinazione di Slack per i messaggi e Google Hangouts per le videochiamate. Quasi ogni giorno qualcuno manda un messaggio al canale Slack condiviso dicendo “Ho un idea, cosa ne pensi?
Il software condiviso può essere il segreto di una buona collaborazione
Facciamo uso anche di software condivisi che rendono il nostro lavoro più facile. Uno strumento come Buzzstream ci aiuta a coordinare le campagne email, e Google Docs ci aiuta a lavorare insieme sui post del blog.
Usiamo anche la funzione Venngage Teams che permette ai nostri account individuali di accedere a presentazioni e documenti condivisi. Essere in grado di lavorare in modo collaborativo come Content Team su una presentazione significa che la nostra riunione settimanale è molto più agevole. Niente più clic sui singoli slide deck!
Spiegare chiaramente i processi di collaborazione tramite un diagramma di flusso
Quando si passa a una nuova struttura remota, i processi di collaborazione possono essere difficili da adottare. Assicurati che tutto il vostro team capisca come, quando e perché la collaborazione dovrebbe essere usata creando un semplice diagramma di flusso.
Un diagramma di flusso è ottimo per delineare tutte le variabili in una situazione, e creare un diagramma di flusso visivo è più facile che dover spiegare il processo più e più volte.
4. Usare diagrammi e immagini per assicurare che i processi siano pienamente compresi
Quando cerco di spiegare un processo o un’idea, agito molto le mani. A volte scarabocchio su un pezzo di carta. E so se la mia spiegazione ha senso controllando la reazione delle persone.
Come si traduce questo nel lavoro a distanza?
Un diagramma può essere la soluzione. I diagrammi sono progettati per essere facili da capire e possono essere un ottimo modo per comunicare processi o idee difficili.
Un semplice diagramma di processo, come quello qui sotto, può essere condiviso con il vostro team remoto per assicurarsi che i processi siano seguiti in modo coerente. Usando icone semplici e frasi brevi, si possono spiegare le cose in modo semplice.
Avere una pagina visiva è anche ottimo perché puoi inviarla al nuovo personale come parte del loro processo di imbarco. Questo fa risparmiare tempo nel lungo termine.
Puoi anche visualizzare la tua strategia con un piano progettuale!
5. Creare una cultura d’ufficio online
Se il vostro ufficio diventasse a tempo pieno remoto, cosa vi mancherebbe di più? Le persone, molto probabilmente.
La cultura aziendale è un enorme contributo al buon ambiente di lavoro. Molta di questa cultura si forma nel modo in cui le persone si trattano tra loro. Questo potrebbe significare una chiacchierata veloce mentre si fa il caffè o un happy hour dopo il lavoro.
Ai dipendenti piace sentirsi valorizzati.
Festeggiate i vostri dipendenti con un’infografica sul coinvolgimento dei dipendenti
Non c’è bisogno di inventarsi grandi premi o riconoscimenti fantasiosi per mostrare ai vostri dipendenti che li apprezzate. Una semplice infografica celebrativa, condivisa con tutto il team, può essere un ottimo modo per mostrare che apprezzate il loro duro lavoro.
Usate un modello di impiegato del mese, come quello qui sotto, per una celebrazione facile e veloce:
Ma al di là della celebrazione dei dipendenti, come si fa a creare una cultura d’ufficio quando si lavora tutti in remoto?
Il Content Marketer Ryan McCready lavora in remoto per Venngage da 6 anni. Il suo consiglio?
“Comunicate oltre misura con i vostri colleghi mentre lavorate a distanza. Non abbiate paura di parlare di tutto ciò che fareste in ufficio, e di più. Condividete le foto del vostro pranzo, dei vostri cani o dei vostri figli. Le persone saranno davvero alla ricerca di una connessione umana dopo pochi giorni. ”
Portare l’ufficio online con gli hangout e gli eventi digitali
Creare attività divertenti online può essere un modo per portare la cultura dell’ufficio anche a tutto il vostro staff. Quiz, sondaggi, anche solo discussioni sull’ultima serie TV degna di essere abbuffata sono sufficienti. La chat di lavoro non ha bisogno di essere esclusivamente sul lavoro.
In Venngage, ospitiamo una serata di Trivia virtuale in modo che tutti i nostri dipendenti possano giocare insieme, indipendentemente dalla loro posizione nel mondo.
Un semplice invito può essere creato rapidamente per far conoscere ai dipendenti i vostri eventi digitali.
6. Presentare visivamente tiri e idee
Presentare idee di persona è molto più di una semplice presentazione. L’energia nella stanza, la fiducia nella vostra voce, e anche quante persone sono presenti possono fare un’enorme differenza su come la vostra presentazione verrà ricevuta.
Ma quando si presenta online? È più difficile trasmettere quell’energia.
Invece, concentratevi su diapositive ben progettate e accattivanti. Scegliete un layout nitido con una forte chiamata all’azione, schemi di colori semplici e diagrammi e icone.
Incoraggiate anche il vostro team remoto a creare presentazioni per lanciare idee o feedback sui risultati.
7. Evitare documenti di testo noiosi usando immagini e visuali
A nessuno piace leggere un blocco di testo nel migliore dei casi. Ma quando si lavora in remoto, può essere molto facile scremare.
Assicuratevi invece che tutti i documenti siano visivi e coinvolgenti. Fate uso di intestazioni, colori vivaci, immagini e persino infografiche.
Un’icona ben piazzata o un tocco di colore può elevare il vostro documento e far sì che la gente voglia leggerlo. Ma non esagerare – attienetevi a una piccola palette di colori (nero, bianco e altri due colori al massimo), e assicurati di lasciare molto spazio bianco intorno alle immagini.
Usare un modello base per creare rapporti e piani accattivanti
Molto spesso è più facile tornare a scrivere un rapporto in Word Doc, semplicemente perché non si ha l’esperienza di progettazione o la fiducia per progettare un rapporto da soli.
Ma ci sono un sacco di modelli progettati professionalmente che potete usare per rendere le vostre informazioni accattivanti.
Il piano progettuale qui sotto avrebbe potuto facilmente essere un documento di testo, ma aggiungendo foto, caratteri, colori e una texture di fondo il rapporto viene immediatamente elevato.
La stessa cosa vale per qualsiasi numero o dato che dovete presentare. Invece di una semplice tabella su una diapositiva, perché non rappresentare alcune di quelle informazioni in tabelle, grafici o infografiche. Creare un’infografica potrebbe sembrare complicato, ma la rappresentazione dei dati può essere un modo davvero facile per creare coinvolgimento con i vostri lettori.
Imparare a presentare i dati in modo visivo
8. Stabilire scadenze chiare e delineare le aspettative
Quando si lavora in remoto è molto facile essere attratti dalla procrastinazione. A meno che voi non abbiate un ufficio interno dedicato, probabilmente state lavorando dalla vostra camera da letto, dalla cucina o dal soggiorno.
Evitate possibili distrazioni fissando scadenze e aspettative molto chiare per il lavoro a distanza. Controllate spesso per assicurarvi che queste scadenze siano rispettate.
In Venngage, se non diversamente specificato, ci aspettiamo che tu sia online, con una buona connessione internet, e disponibile durante l’orario d’ufficio quando scegli di lavorare in remoto. Questa aspettativa aiuta le persone a rimanere responsabili.
Un’aspettativa che si dovrebbe anche stabilire è un chiaro orario d’ufficio. Lavorare da casa non significa lavorare a tutte le ore. Incoraggiate il vostro team a disconnettersi alla fine della giornata, e date l’esempio non rispondendo ai messaggi al di fuori dell’orario d’ufficio.
Creare una lista di controllo delle aspettative per i lavoratori remoti o i progetti
Una volta che avete concordato le aspettative per i lavoratori remoti, perché non creare una lista di controllo visivamente accattivante a cui voi e il team da remoto potete fare riferimento?
La lista di controllo non deve essere complicata, ma si possono usare colori e icone per aiutare a differenziare le diverse voci per importanza o argomento.
Pianificate accuratamente i vostri progetti per mantenere il vostro team da remoto in pista
Con i team da remoto, spesso le persone lavorano in fusi orari diversi. Pianificare accuratamente la vostra campagna o il vostro progetto può aiutare a mantenere i vostri dipendenti in pista.
Un diagramma di pianificazione, un diagramma di flusso o anche un rapporto sul piano del progetto possono essere usati per aiutare a identificare tutte le pietre miliari che devono essere raggiunte per un’esecuzione di successo.
9. Impostare linee guida per le comunicazioni
Un altro elemento chiave del lavoro a distanza è avere linee guida chiare sulla comunicazione. Le vostre linee guida non devono essere difficili. Basta confermare quale tipo di comunicazione è appropriata e quando.
Per esempio, si potrebbe usare Slack per chattare in generale, ma chiedere che tutte le decisioni o le questioni ufficiali siano annotate via e-mail. Si potrebbe chiedere che i messaggi vengano inviati solo nelle ore di ufficio, e che le comunicazioni di emergenza avvengano per telefono.
Dovreste anche stabilire delle linee guida su ciò che è e non è appropriato per quanto riguarda le bestemmie, il linguaggio esplicito e gli argomenti.
Creare un manuale per i dipendenti che delinei le aspettative per il vostro team
Annotate queste linee guida nel vostro manuale dell’impiegato quando i nuovi dipendenti iniziano il lavoro.
10. Fidati del tuo staff
Non potete lavorare efficacemente con un team da remoto se non vi fidate del vostro team.
I lavoratori da remoto non sono presenti in ufficio, quindi può essere molto più difficile controllare su una base ad hoc. Il micromanagement via e-mail è frustrante per tutte le persone coinvolte.
“Sono in grado di fare il mio lavoro senza avere la sensazione che qualcuno mi guardi le spalle ogni minuto della giornata. Questo perché ho costruito un livello di fiducia con i miei colleghi e manager. Se lavori in un campo creativo come noi, devi davvero fare un passo indietro e lasciare che il tuo team sia creativo”.
Invece, assumete persone di cui potete fidarvi per portare a termine il lavoro e lasciate loro spazio per fare il loro lavoro. Solo perché non potete vederli lavorare, non significa che non stiano lavorando.
Lavorare in remoto può essere un’esperienza incredibilmente gratificante sia per i team remoti che per i manager. Seguite questi consigli per trarre il massimo da questa esperienza e buon lavoro!
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