Lista di controllo della conformità delle risorse umane: Una breve guida [+ modelli]

By Jennifer Gaskin, Sep 01, 2022

hr compliance checklist blog header

La conformità normativa in materia di HR è molto più che assicurarsi che le persone sappiano quando è il venerdì casual. Può aiutare ad evitare che un’azienda si trovi ad affrontare cause legali in cui si afferma che sta violando la legge, e per coloro che hanno questa responsabilità, una lista di controllo della conformità delle risorse umane può aiutare a semplificare il processo.

Ogni azienda deve lavorare secondo una serie di regole che regolano le assunzioni, le promozioni, i licenziamenti e altre questioni relative al personale. Alcune di queste sono imposte dalle autorità locali, statali e federali, mentre altre sono meno direttamente legate a leggi specifiche.

In entrambi i casi, il compito di assicurare la conformità con queste regole spesso ricade sul dipartimento delle risorse umane, quindi diamo uno sguardo più da vicino alla conformità normativa in materia di HR, alle liste di controllo e a diversi modelli PDF di liste di controllo per iniziare la vostra azienda a garantire la conformità normativa in materia di HR e migliorare le comunicazioni interne.

Cliccare per saltare avanti:

Cosa è incluso nella conformità normativa in materia di HR?

In generale, la conformità delle risorse umane si riferisce a garantire che un’organizzazione, sia essa un’azienda, un’organizzazione senza scopo di lucro, un’istituzione educativa o un’agenzia governativa, segua i protocolli stabiliti, le procedure e le regole che governano le sue azioni.

Per le imprese del settore finanziario, per esempio, questo significa assicurarsi che nessuna delle loro azioni vada contro le regole stabilite dalle autorità federali. E le organizzazioni non profit devono impegnarsi a fondo per assicurarsi di contabilizzare il denaro speso in un modo particolare.

Quando pensiamo alla conformità in materia di HR, si possono applicare obblighi legali, sia per il datore di lavoro che per i suoi dipendenti, così come alcune politiche e procedure interne, che tipicamente derivano dal garantire che l’azienda stia seguendo la legge.

La conformità in materia di HR si estende a molte questioni nelle organizzazioni, tra cui:

  • Reclutamento, interviste e assunzioni
  • Sicurezza e protezione
  • Politiche e procedure
  • Manuale del dipendente/manuale del personale
  • Rete sociale
  • Leggi sul lavoro e l’occupazione
  • Formazione
  • Molestie sessuali, bullismo e droga
  • Disciplina e terminazione
  • Paga e benefici
  • Risoluzione dei conflitti

Ecco un esempio di come appare in un modello di lista di controllo (la versione completa proprio qui sotto):

hr compliance checklist

In ognuna di queste aree, alcune leggi locali, statali e federali sull’occupazione possono essere applicate, a seconda dell’organizzazione.

Alcuni esempi di legge federale includono:

  • il Fair Labor Standards Act (che stabilisce il salario minimo, gli straordinari e le leggi sul lavoro minorile)
  • l’Age Discrimination in Employment Act (che vieta la discriminazione contro i candidati di 40 anni e più)
  • l’Occupational Safety and Health Act (che stabilisce le norme sulla sicurezza sul posto di lavoro)
  • l’Americans with Disabilities Act (che vieta la discriminazione contro le persone con disabilità)
  • il Civil Rights Act (che proibisce la discriminazione sessuale e le molestie sessuali sul lavoro)
  • l’Equal Pay Act (che richiede che donne e uomini siano pagati con lo stesso stipendio se fanno lo stesso lavoro)

e altro ancora.

Certamente, il rischio di non essere in regola potrebbe essere enorme: dal 2000, le aziende statunitensi hanno pagato quasi 3 miliardi di dollari in cause sui diritti civili e sul lavoro per accuse di non essere in regola con le leggi applicabili.

Ecco la versione completa della lista di controllo di cui sopra. Personalizzatela per aiutarvi nell’audit di conformità delle risorse umane:

hr compliance checklist

Come illustra questa lista di controllo HR, i requisiti specifici di ogni azienda variano. E in alcuni casi, le politiche sono messe in atto sia per ragioni legali che per decisioni interne.

Per esempio, mentre non è illegale per i colleghi avere relazioni romantiche, la vostra azienda potrebbe disapprovare, e se questo è il caso, è importante assicurarsi che tali politiche siano esplicitate e che tutti ne siano a conoscenza.

Ritorna al Sommario

Qual è lo scopo di un audit di conformità in materia di HR?

Un audit di conformità delle risorse umane assicura che l’azienda o l’organizzazione sia, di fatto, conforme alle leggi e ai regolamenti applicabili. In alcuni casi, come per le agenzie governative, gli audit di conformità sono condotti annualmente.

È generalmente raccomandato che un’azienda conduca il proprio audit di conformità delle risorse umane una volta all’anno o una volta ogni due anni, in modo che possa essere sicura che tutte le regole e i regolamenti siano seguiti.

Come illustra questa mappa mentale dell’audit di conformità delle risorse umane, un audit di questo tipo è esteso e può essere difficile per i team delle risorse umane o di conformità. Ecco perché è saggio essere altrettanto espansivi con la vostra lista di controllo della conformità delle risorse umane.

hr compliance checklist

Sentitevi liberi di personalizzare o scaricare questa mappa mentale per la vostra verifica annuale della conformità delle risorse umane. Potete anche modificarla in modo che usi i colori e i loghi del vostro marchio aziendale usando My Brand Kit:

Venngage my brand kit

Ritorna al Sommario

Qual è lo scopo di una lista di controllo della conformità in materia di HR?

Una lista di controllo della conformità delle risorse umane è uno strumento utile per garantire che tutte le informazioni necessarie siano raccolte e che tutte le parti che devono essere informate di certe procedure o regolamenti lo siano state. Questi documenti, siano essi fisici o digitali, sono anche utili per gestire la portata degli audit di conformità delle risorse umane.

Una lista di controllo di conformità in materia di HR come questa può aiutare a garantire che nessun materiale cada nel dimenticatoio quando arriva il momento di determinare l’efficacia delle procedure delle risorse umane e di conformità della vostra azienda. Modificate un modello come questo per applicarlo al vostro settore specifico e alla vostra azienda.

hr compliance checklist

Ritorna al Sommario

Modelli di liste di controllo della conformità in materia di HR

Cos’è una lista di controllo di conformità?

La maggior parte delle liste di controllo che abbiamo menzionato nella sezione precedente sono create, almeno in parte, per garantire la conformità con le leggi e i regolamenti applicabili, anche se possono anche essere create per il semplice scopo di tenere traccia di alcuni compiti.

Quindi, una lista di controllo di conformità è semplicemente un modo per garantire che tutta la documentazione, compresi i nomi, le date e altre informazioni che si applicano, sia stata raccolta e sia tracciata nel caso sia necessaria, come quando viene condotto un audit.

Le liste di controllo della conformità possono esistere in molti dipartimenti di un’organizzazione, tra cui le Risorse Umane, ma si estendono anche a molti altri.

hr compliance checklist

E, come illustra questo modello di lista di controllo, le liste di controllo della conformità in materia di HR possono includere una varietà di tipi di informazioni, compresi i record digitali o cartacei e gli eventi, come assicurare che i dipendenti abbiano rivisto i materiali o le procedure.

Cos’è una lista di controllo HR?

Le liste di controllo sono eccellenti strumenti visivi che permettono alle organizzazioni di tutti i tipi di vedere a colpo d’occhio certi compiti o processi che sono stati completati. Dal punto di vista delle risorse umane, questo potrebbe includere cose come:

Onboarding

Una lista di controllo di onboarding può essere semplice e diretta come questa:

hr onboarding checklist

Oppure può essere più completo in uno stile di presentazione come questo:

onboarding checklist presentation

Correlato:

Offboarding

Personalizzate questi modelli di lista di controllo per un processo di disimpegno senza intoppi per i vostri dipendenti. Salvate questo modello come copia da condividere con un dipendente in partenza:

offboarding checklist employee

O se siete un supervisore, date un’occhiata a questo modello:

offboarding checklist supervisor

Recensioni delle prestazioni

Se si conducono revisioni delle prestazioni trimestrali, utilizzare questo modello:

quarterly performance review template

C’è anche un modello per una revisione annuale delle prestazioni:

annual performance review template

Correlato:

Documentazione dei lavoratori

Questi includono tipicamente procedure operative standard (SOP), aiuti al lavoro, istruzioni di lavoro e altro. Ecco un esempio di una lista di controllo SOP per il processo di pubblicazione di un blog:

standard operating procedure checklist blog publishing

Correlato:

Manuale del dipendente

Potete creare manuali per i dipendenti per dare il benvenuto a un nuovo arrivato nel team, per aiutare un dipendente a passare a un nuovo ruolo e altro ancora. Personalizzate questo manuale per i dipendenti per il vostro processo di inserimento:

employee handbook onboarding

O se avete bisogno di un manuale per la separazione dei dipendenti, questo è un ottimo modello per voi:

employee handbook employee separation

Per altri esempi di manuale per i dipendenti, controllate questo post: Come scrivere un manuale per i dipendenti [Esempi + Consigli].

Audit

Questa mappa mentale HR per l’auditing fa riferimento a una varietà di politiche e procedure HR che devono essere seguite in un’organizzazione.

hr compliance checklist

Ritorna al Sommario

Lista di controllo della conformità in materia di HR FAQ

Avete domande sulla creazione di una lista di controllo della conformità delle risorse umane? Abbiamo le risposte.

Quanto spesso dovreste condurre un audit di conformità delle risorse umane?

Per alcune organizzazioni, come le agenzie governative, gli audit di conformità delle risorse umane e di altri dipartimenti sono condotti annualmente. Ma se tali regolamenti non si applicano alla vostra organizzazione, è comunque una buona idea condurre questi audit internamente almeno una volta all’anno o una volta ogni due anni.

Come si fa a garantire la conformità delle risorse umane?

Il processo di auditing assicura la conformità in materia di HR, nonché il rispetto degli standard e dei regolamenti in altre aree. Ma non è necessario aspettare che si inneschi un audit; in molte organizzazioni si fanno controlli a campione, mentre altre usano strumenti automatizzati per assicurare la conformità con tutte le politiche e procedure delle risorse umane e con qualsiasi regolamento governativo applicabile.

La conformità legale e la conformità delle risorse umane sono la stessa cosa?

Non sempre. La conformità delle risorse umane si riferisce sia alle regole interne e alle linee guida stabilite dall’organizzazione per il modo in cui vuole prendere decisioni sul personale, sia a certe leggi che si applicano alle aziende a seconda delle loro dimensioni, industria o attività, e se si è preoccupati che la propria azienda non sia conforme alla legge, è saggio cercare il consiglio di un avvocato qualificato nella propria zona.

Ritorna al Sommario

Riassumendo: assicuratevi che la vostra azienda stia dalla parte giusta della legge creando utili liste di controllo per la conformità in materia di HR

Naturalmente, dovreste essere sicuri che qualsiasi materiale relativo alla conformità che create per la vostra organizzazione sia rivisto da esperti, come il consulente legale della vostra azienda. Ma la creazione di liste di controllo della conformità delle risorse umane può aiutare a mantenere i membri del team delle risorse umane o della conformità sulla stessa pagina e a lavorare verso questo importante obiettivo.