8+ Modelli per aiutare la transizione verso un team da remoto

By Rada Abdo, Aug 12, 2021

8 Resources to Help Transition to Remote Work

La vostra organizzazione potrebbe essere sottoposta ad una serie di transizioni in questo momento. 

Come professionisti delle risorse umane, la tensione è alta. I vostri dipendenti sono impazienti di vedere quali cambiamenti avverranno durante la notte. 

Quanto siete preparati ai cambiamenti improvvisi?

Con i cambiamenti di turno che la maggior parte dei posti di lavoro ha subito nelle ultime due settimane, abbiamo messo insieme le nostre migliori risorse per facilitare la transizione: 

  1. Modello: politica del lavoro da casa
  2. Modello: lista di controllo del processo di onboarding remoto
  3. Nuovo modello di poster sui processi HR
  4. Modello: lista di controllo per la salute e il benessere nel lavoro a distanza
  5. Modello: orario di lavoro a distanza
  6. Lista di controllo del piano di comunicazione delle crisi
  7. Nuovo modello di carta intestata focalizzato a distanza
  8. Modello di poster per eventi virtuali

Guarda: Suggerimenti per la comunicazione con il team da remoto

Here are some great resources the Venngage team has put together to help your company make the switch to working remote easier:

Ecco alcune grandi risorse che il team di Venngage ha messo insieme per aiutare la vostra azienda a rendere più facile il passaggio al lavoro da remoto:

 

1. Modello: politica del lavoro da casa

Il primo passo per passare al lavoro da casa è avere una politica. Circa il 57% delle aziende non hanno politiche di lavoro da casa. 

Perché avere una politica del lavoro da casa? 

Senza una politica di lavoro da casa è difficile gestire i lavoratori a distanza. Ci devono essere aspettative e parametri creati in modo che tutti siano sulla stessa pagina, in modo da ridurre anche la cattiva comunicazione.

Potete usare il vostro team da remoto e lavorare insieme in modo collaborativo su una politica di lavoro da casa. Questa politica deve essere chiara e deve includere orari di lavoro e metodi di comunicazione. Assicuratevi che l’intera organizzazione sia d’accordo con la politica condividendola:

Employee Remote WFH Policy Guide Infographic

 

Alcune cose da tenere a mente per la vostra politica di lavoro da casa: 

  • Fissare aspettative chiare
  • Monitoraggio dei progressi nei compiti 
  • Comunicazione
  • Feedback

 

2. Lista di controllo del processo di onboarding remoto

Avere un processo di onboarding è importante per integrare i nuovi dipendenti. Migliore è il processo di onboarding, più è probabile che il dipendente abbia successo a lungo termine. 

Con il personale da remoto, il processo è un po’ diverso e richiede qualche ritocco. Ecco alcune linee guida e consigli per l’onboarding:

  • Le aspettative e gli obiettivi dovrebbero essere resi il più chiari possibile con i tuoi dipendenti WFH
  • Comunicate oltremisura con i vostri nuovi dipendenti da remoto: su base giornaliera può essere fatto utilizzando software di comunicazione come Slack 
  • Fate in modo che il vostro dipendente da remoto sperimenti la cultura del lavoro avendo molta comunicazione online 
  • Incoraggiare il mentoring tra pari in modo che i nuovi dipendenti abbiano qualcuno a cui rivolgersi se hanno problemi con qualcosa
  • Fare in modo che i vostri nuovi dipendenti da remoto si sentano i benvenuti è molto importante per quanto riguarda l’integrazione in un nuovo team da remoto: più amichevole è il team, più è probabile che il nuovo dipendente si adatti bene al lavoro

Una volta che le vostre linee guida sono state stabilite, capire i passi dell’onboarding è importante per mantenere le cose perfette:

onboarding process 6 tips

Dopo aver capito il vostro processo di onboarding, usate un modello di lista di controllo che vi aiuterà a rimanere organizzati e ad informare i vostri nuovi impiegati: 

onboarding process checklist

Dovrete scrivere un nuovo manuale di onboarding perché il mondo è cambiato. 

Andare completamente online e in remoto è la nuova norma ora, quindi il vostro processo di onboarding deve riflettere i cambiamenti:

onboarding process manual

La vostra azienda potrebbe ancora reclutare pur essendo completamente remota, e questa guida è un ottimo promemoria di ciò che dovete ricordare di dare ai nuovi assunti il loro primo giorno:

New Hire First Day Infographic Template

3. Nuovo modello di poster del processo HR

È facile che le cose si possano mal interpretare. Se state notando che il tono nella messaggistica sta diventando brusco, passate al telefono o al video in modo che nulla venga mal interpretato attraverso la messaggistica.

La creazione di un chiaro manifesto del processo HR aiuterà ad alleviare un sacco di potenziali errori di comunicazione che potrebbero verificarsi, soprattutto con i dipendenti da remoto:

Vibrant Process Infographic Template

Può richiedere più tempo per creare un modello di processo, ma a lungo termine, aiuta a diminuire la quantità di domande e la confusione nel vostro team da remoto. 

 

4. Modello: lista di controllo per la salute e il benessere nel lavoro a distanza

Lavorare da casa può essere una benedizione o una maledizione, a seconda di come lo si gestisce. Le distrazioni a casa possono essere infinite. Per tutti i vantaggi e i benefici, ci possono essere svantaggi e insidie. 

C’è bisogno di concentrazione e strategia quando si lavora da casa, per assicurarsi di trarre beneficio dall’esperienza. 

Le sfide del lavoro da casa 

I vostri dipendenti devono essere consapevoli delle potenziali sfide che dovranno affrontare quando lavorano da casa. 

Le persone che lavorano da casa hanno più probabilità di sperimentare il burn out rispetto a quelle che non lo fanno.

La solitudine è la lotta più grande per i lavori virtuali. I manager devono essere attenti a controllare i loro dipendenti per vedere come se la cavano. Un ottimo momento per farlo è durante le riunioni one-to-one.

Le distrazioni sono infinite, cercare di concentrarsi è difficile. Solo perché sei davanti al tuo portatile non significa che sei produttivo.

I membri dei team da remoto possono anche scoprire di star lavorando più a lungo del normale e non dormendo bene, il che porta a una minore produttività.

Condividere consigli con il vostro team su come adattarsi mentalmente a lavorare da casa è importante per diminuire la sensazione di isolamento:

Employee Health And Wellness Checklist

Ecco alcuni esempi di come il vostro team remoto può implementare alcuni di questi suggerimenti:

  1. Usa Google Hangouts per fare una sessione di allenamento serale o uno stretching in pausa pranzo:

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    1. A Venngage, abbiamo iniziato la settimana del lavoro da casa condividendo le foto delle nostre configurazioni di home office. Creare uno spazio di lavoro per voi stessi vi impedirà di stare a letto tutto il giorno. 

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  1. Creare compiti specifici, programmandoli sul vostro calendario in blocchi di tempo, vi aiuta a monitorare i vostri progressi e a gestire il vostro calendario. Potete usare app come RescueTime per tenere traccia della vostra produttività e rendervi più responsabili. 

 

5. Modello: orario di lavoro a distanza

Pianificare tutte le attività che si possono fare durante la settimana può sembrare scoraggiante con così tanti nuovi aggiustamenti. 

Non avrete il contatto faccia a faccia con il vostro team da remoto. Avere un programma a cui le persone possono fare riferimento se si perdono qualcosa è importante.

Potete usare un modello di calendario per aiutarvi a pianificare il mese, la settimana e il giorno con il vostro team da remoto in modo visivo:

Monthly Timeline Infographic

Un programma settimanale vi aiuterà a preparare la settimana in modo da poter rimanere organizzati. Potete anche riutilizzare questi esempi di pianificazione per aiutare il vostro team da remoto a rimanere allineato:

Colorful Weekly Workout Schedule Template

Avere un programma giornaliero vi aiuterà a capire le vostre fasce orarie di lavoro. Può succedere che voi o i vostri dipendenti dobbiate riservare un’ora o due al tempo in famiglia a metà giornata. 

Essere trasparenti riguardo al proprio orario di lavoro con il proprio team da remoto aiuterà a prevenire gli errori di comunicazione:

Conference Schedule Timeline

6. Lista di controllo della guida alla comunicazione delle crisi

La risposta alle crisi può essere un aspetto molto spaventoso da affrontare. I primi 15 minuti della vostra reazione hanno il potere di fare o distruggere un’intera azienda. 

Ecco perché è importante essere preparati in anticipo. Potreste non sapere mai la situazione che dovrete affrontare, ma avere una linea guida e un piano per il lavoro da casa vi aiuterà a sentirvi attrezzati come organizzazione. 

Se non avete una lista di controllo di risposta alla crisi ne abbiamo creata una per voi. Ecco una lista di controllo per aiutarvi ad essere un passo avanti a qualsiasi crisi:

Company Crisis Response Dos And Donts Checklist

7. Nuovo modello di carta intestata focalizzato a distanza

Usare un modello di carta intestata aziendale per marcare i vostri diversi cambiamenti di politica renderà l’elaborazione molto più fluida.

La carta intestata renderà il vostro marchio più riconoscibile in tutte le vostre comunicazioni d’affari. L’aggiunta del vostro logo fa emergere il marchio e permette di riconoscerlo nella carta intestata. 

Potete creare la vostra carta intestata personalizzabile in pochissimo tempo:

letterhead

8. Modello di poster per eventi virtuali

Gli eventi online sono più economici da ospitare e funzionano perfettamente per quelli di noi che lavorano in remoto. 

Nello stesso modo in cui ci sono molti vantaggi nel lavorare a distanza, ce ne sono molti nell’ospitare un evento virtuale. 

Non siete limitati dal numero di persone come lo sarebbe un luogo fisico. Si può avere più coinvolgimento con le chat dal vivo. Sono anche più ecologiche e affidabili. 

Il team building virtuale è un ottimo modo per riunire il vostro team da remoto. Ci sono molte idee diverse che potete scegliere per creare il vostro evento virtuale:

  • Coffee chit chats
  • Giochi di squadra a distanza
  • Trivia + sfide 
  • Dibattiti su temi caldi 
  • Laboratori virtuali

La prima fase dell’hosting di un evento virtuale è la creazione di una locandina dell’evento virtuale e il suo bell’aspetto:

Company Remote Team Building Event Poster

Dopo aver deciso l’argomento dell’evento, la data e l’ora, è il momento di pianificare ulteriormente. Potete trarre vantaggio collaborando con altre aziende e influencer e costruendo relazioni.

Assicuratevi di promuovere il vostro evento virtuale al pubblico in anticipo, in modo che possa dargli la priorità. 2-3 settimane è un buon lasso di tempo.

Capire quali sfide derivano dal lavorare da casa è importante. Ciò che è più importante è sapere come evitare queste sfide, in modo da non perdere la fiducia del vostro team da remoto.

Avere un pacchetto HR pronto a partire è importante quando si sceglie di avere dipendenti a distanza. Si inizia con la creazione di una politica da implementare, assicurandosi che le esigenze dei vostri dipendenti siano soddisfatte, e poi permettendo le giuste procedure per guidare il processo. 

Se siete ben preparati usando questo pacchetto di modelli, la vostra azienda avrà già successo nella sua strategia di lavoro da casa. 

 

Politica del lavoro da casa FAQ:

Cosa significa lavorare da casa?

Lavorare da casa è essenzialmente fare quello che fareste nel vostro spazio di lavoro in ufficio, ma nell’ambiente della vostra casa. Un lavoratore a distanza è qualcuno che lavora fuori dall’ufficio tradizionale dalla propria casa.

Lavorare da casa funziona davvero?

Con la giusta disciplina, lavorare da casa può essere altrettanto produttivo che lavorare nel proprio ufficio, con il vantaggio di risparmiare il tempo del pendolarismo. Assicurarsi di avere il giusto programma e rispettarlo è la chiave per avere successo come lavoratore a distanza. 

Come si crea una politica di lavoro da casa?

Una politica di lavoro da casa è quella che definisce chiare aspettative e responsabilità dal datore di lavoro al dipendente. Questa politica rende più facile gestire e monitorare i vostri dipendenti, rendendo tutto chiaramente definito. Potete creare una politica di lavoro da casa usando questo modello.

Cose importanti da ricordare:

  • Stabilire uno scopo
  • Evidenziare le aspettative (per la comunicazione e la reattività)

Come si gestisce un team remoto?

Creare un posto di lavoro digitale che incorpora diversi strumenti per comunicare e collaborare è un ottimo modo per mantenere la gestione del vostro team da remoto. 

Esempi di strumenti da utilizzare sono:

  • Slack
  • Zoom
  • Trello

La pianificazione di riunioni costanti e la definizione di aspettative chiare sono altri fattori importanti da implementare per il vostro team da remoto.

 

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