Impiegati ansiosi. Profitti in calo. Clienti infelici. Enormi cambiamenti organizzativi.
Una crisi ha colpito e la tua azienda ha bisogno di reagire, ora.
È qui che entra in gioco un piano di comunicazione per crisi, che permette alla tua azienda di tenere rapidamente ed efficacemente informati tutti gli interessati in caso di emergenza.
I piani di gestione delle crisi, per esempio un piano di risposta alle emergenze, aiutano a prevenire la perdita di vite e a mitigare l’impatto delle entrate mancanti.
In questo post, abbiamo messo insieme un pacchetto di modelli gratuiti di comunicazione e gestione delle crisi per i leader, per garantire che la tua azienda sia pronta a superare qualsiasi tempesta.
Modelli di piani di comunicazione di crisi:
- Tutti gli annunci dell’azienda
- Comunicazione del team di leadership
- Esempi di piani di comunicazione per crisi
- Tabella di valutazione del rischio
- Foglio di lavoro sull’analisi dell’impatto dell’azienda
- Foglio di lavoro sulla continuità del business
- Rapporto sulle proiezioni finanziarie
- Piano di risposta alle emergenze
- Lista di controllo per la preparazione alle emergenze
- FAQ Piano di comunicazione per crisi
Tutti questi modelli gratuiti di piani di comunicazione per crisi possono essere personalizzati con il nostro editor online drag-e-drop. Anche la registrazione per utilizzare lo strumento è gratuita.
Invia annunci a tutta l’azienda come parte del piano di comunicazione per crisi della tua azienda
In un momento di crisi, è ancora più importante rimanere in contatto con tutta la tua azienda. Comunicare dall’alto è fondamentale in questo periodo difficile.
Adatta il seguente modello da inviare ai tuoi dipendenti:
Suggerimento per il design: Il nostro editor drag-e-drop ti permette di cambiare il colore dello sfondo con un clic. Scegli dalla nostra palette di colori o applica gradienti, modelli e altro.
Coinbase ha un esempio di messaggistica di comunicazione per crisi che puoi adattare al tuo business. Puoi anche controllare i nostri altri modelli di email newsletter.
Ecco un’altra idea: crea dei grafici che riassumono le tue nuove linee guida in modo che i manager possano condividerle facilmente su Slack o via e-mail. I dipendenti possono salvarli sul loro desktop.
Ecco alcune linee guida sulle crisi che puoi visualizzare:
- Politica del lavoro da casa
- Linee guida per riunioni: se hai intenzione di usare Zoom, Google Meet o Microsoft Teams
- Sicurezza del telelavoro
- Raccomandazioni dell’OMS
- Politica di congedo per malattia
- Politiche sulla xenofobia e altre stigmatizzazioni
- Linee guida per viaggi
- Politica di autoisolamento o di rifugio sul posto
- Raccomandazioni per la cura di se stessi, usa questo grafico dell’OMS come guida
- Le più recenti raccomandazioni del governo
- Politica per i visitatori esterni
- Linee guida per la sicurezza sul posto di lavoro
Per esempio, puoi personalizzare il modello qui sotto per delineare le attuali politiche sanitarie (nessuna stretta di mano, controlli sanitari richiesti in loco, ecc:)
Suggerimento di design: Inserisci icone, cliccabili nel nostro editor, per far rispecchiare le tue idee. Clicca sul pulsante Sostituisci per accedere alla nostra libreria di icone nell’editor.
Prova un’infografica di processo per evidenziare un’operazione standard, come i passi per lavarsi le mani:
Questa infografica funziona bene per dare consigli ai dipendenti sul lavoro a distanza o sul rimanere in salute (mentalmente e fisicamente):
Potrebbe anche essere necessario comunicare le scadenze aggiornate:
Dai un’occhiata al nostro post sulle comunicazioni tra team a distanza per altri modelli.
Puoi anche fare riferimento al nostro post su come fare un’infografica in 5 passi per consigli pratici di design.
Includi aggiornamenti regolari al management nel tuo piano di comunicazione per crisi
Oltre a comunicare con tutta la tua squadra, è anche importante rimanere in stretto contatto con il tuo team di management e inviare loro istruzioni personalizzate per superare questo momento difficile.
I tuoi manager avranno un ruolo cruciale:
- Chiarire gli obiettivi
- Impostare routine (se la tua azienda sta diventando completamente in remoto o si sta adattando in altro modo)
- Rispondere alle domande sulle nuove politiche
È importante guidarli su come comunicare con la loro squadra. È una responsabilità enorme e bisogna guidarli con attenzione. E non dimenticare di tenerli al corrente delle responsabilità legali dell’azienda durante questo periodo.
Prova a inserire le tue raccomandazioni in un grafico di una pagina che possono salvare sul loro desktop e cui fare riferimento:
Suggerimento per il design: Carica il tuo logo e trascinalo facilmente in uno dei nostri esempi di piano di comunicazione per crisi. Afferra i bordi del riquadro di delimitazione per ridimensionarlo.
Puoi anche adattare uno dei modelli qui sotto per includere le tue linee guida di comunicazione per crisi:
Suggerimento per il design: Prova a fare di ogni diversa sezione una lista di raccomandazioni per esempio “linee guida per i faccia-a-faccia” e “rituali di squadra da implementare”.
Esamina i nostri modelli infografici di leadership o i modelli per aiutare i team di marketing a spostarsi in remoto per avere altre idee.
Utilizza un piano di comunicazione per crisi per tenere informati gli interessati esterni
In un mondo ideale, la tua azienda dovrebbe avere un piano di comunicazione per crisi in atto prima che un’emergenza colpisca.
Detto questo, anche se una crisi è nelle sue fasi iniziali si può ancora avere il tempo di mettere insieme un piano per aiutare a mitigare l’impatto sul tuo business, soprattutto se si utilizza un modello di piano di comunicazione.
Un piano di comunicazione per crisi è il progetto di un’azienda per come comunicherà se un’emergenza o un’altra crisi colpisce. Dovrebbe contenere come un’azienda intende comunicare e con chi ha bisogno di comunicare, secondo Ready.gov.
Un piano di comunicazione per crisi dovrebbe contenere quanto segue:
- Scopo del piano
- Chi può attivare il piano e quali circostanze gli permetterebbero di farlo
- Passi da fare: comunicazione interna ed esterna
- Chi è responsabile di quali canali di comunicazione (e-mail, Twitter, intranet, comunicato stampa, ecc.)
Questo modello di piano di comunicazione per crisi ti aiuterà a creare il tuo:
Suggerimento di design: Clicca su una delle caselle di testo per aggiungere le tue parole a qualsiasi nostro esempio di piano di comunicazione per crisi. Cambia il carattere, la dimensione e il colore con un paio di clic. Non è richiesta alcuna esperienza di design.
Puoi anche personalizzare questo modello di consulenza per scrivere un piano di comunicazione per crisi:
Suggerimento per il design: Non devi far altro che cambiare l’header e i contenuti. “Chi siamo” può diventare lo scopo del piano di crisi. Il sommario del progetto può diventare criterio di attivazione.
Dai un’occhiata ai nostri ulteriori modelli di rapporto di consulenza e ai modelli di carta intestata per altre idee. Le organizzazioni non profit troveranno utili i nostri modelli di comunicazione in caso di crisi.
Puoi anche usare questa mappa mentale per avere un rapido riferimento visivo. Metti la crisi al centro, le parti interessate nel prossimo set di nodi e la risposta appropriata nei nodi più piccoli.
Puoi anche usare un diagramma di flusso per facilitare la visualizzazione del tuo piano di crisi:
Assicurati di far autorizzare il tuo piano di comunicazione per crisi dalla direzione e dall’ufficio legale, in modo che possa essere impiegato rapidamente in caso di crisi. Ci può essere una direttiva di rifugio sul posto e ottenere le approvazioni sarà più difficile.
Fare una valutazione dei rischi per vedere quali pericoli potrebbero avere un impatto sulla tua attività
Una valutazione dei rischi esamina i pericoli che potrebbe affrontare la tua azienda e l’impatto che potrebbero avere. È parte integrante di un piano completo di gestione della crisi.
Questo esempio di valutazione del rischio ti aiuterà a determinare quali rischi la tua azienda affronta, quali beni sono a rischio e i potenziali impatti sulla tua azienda di conseguenza:
Suggerimento per il design: nell’editor, fai doppio clic sul grafico per modificarlo come un foglio di calcolo – ridimensioneremo le celle per te. Oppure aggiungi un link al tuo foglio di calcolo Google Sheets e importeremo automaticamente i dati.
I pericoli possono includere uragani, pandemie e incendi. E non ci saranno due pericoli individuali simili, a causa di quando accade, dove accade e la grandezza del pericolo.
Per esempio, l’impatto di una pandemia dipenderà dalla natura del virus, dalla reazione del governo alla sua diffusione, dal fatto che la gente obbedisca a un ordine di restare a casa o di rifugiarsi sul posto, dal periodo dell’anno (i climi più caldi possono ostacolarne la sua diffusione) ecc.
Utilizza un’analisi dell’impatto aziendale per capire come ci si può riprendere da una crisi
Un’analisi d’impatto aziendale esamina le conseguenze di un’alterazione delle normali operazioni aziendali e raccoglie i dati necessari per mettere insieme le possibili strategie di recupero, così come le strategie di prevenzione e mitigazione.
Gli scenari che causano questo disturbo possono essere identificati in una valutazione dei rischi. Personalizza questo modello di analisi d’impatto del business per creare il tuo:
Un foglio di lavoro di analisi dell’impatto aziendale dovrebbe aiutarti a valutare:
- Quando e quanto tempo richiederebbe un’emergenza per avere il massimo impatto finanziario
- Impatti operativi, che dipenderanno dal tuo business (defezione di clienti, vendite perse, lavoro straordinario, ecc.)
- Impatto finanziario dovuto all’impatto operativo
Una volta che hai analizzato l’impatto sul tuo business, usa questo modello per determinare una strategia per aumentare le vendite o almeno mitigare l’impatto:
Usa un modello di piano di continuità aziendale per vedere di quali risorse si ha bisogno per superare una crisi
Un piano di continuità aziendale assicura che un’azienda sia preparata a continuare gli affari anche in caso di crisi.
Un piano di continuità aziendale ha quattro componenti:
- Un’analisi dell’impatto aziendale
- Identificare le risorse necessarie per le strategie di recupero
- Sviluppare un piano di crisi
- Esercizi e test
In breve, un piano di continuità aziendale esamina quali crisi potrebbero avere un impatto su un’azienda, quali risorse sono necessarie per combattere una crisi ed eventuali lacune attuali nei requisiti delle risorse.
Questo modello di piano di continuità aziendale ti aiuterà a mettere insieme tutte queste considerazioni:
Suggerimento per il design: Il nostro editor di tabelle facile da usare ti permette di aggiungere e cancellare colonne e righe nel tuo piano di gestione della crisi con un paio di clic – è proprio come usare Excel o Google Sheets. Puoi anche importare automaticamente i dati di Google Sheets incollando il link del tuo documento.
Un modello di proiezioni finanziarie è essenziale per rivalutare il profitto in seguito a una crisi
In seguito ad una crisi, le finanze della tua azienda possono essere in pericolo. Potresti trovarti di fronte non solo ad entrate mancanti, ma anche a spese extra.
È prudente rivalutare le tue entrate alla luce della prevista interruzione delle normali operazioni e vedere esattamente quanto sarà ridotto il profitto.
Un modello di proiezioni finanziarie vi aiuterà a presentare i tuoi risultati agli interessati meno esperti di finanza:
Suggerimento per il design: Il nostro semplice editor di grafici ti permette di modificare facilmente qualsiasi grafico nei nostri modelli. Fai doppio clic su qualsiasi grafico e aggiungi nuovi dati, cambia i colori ecc. Aggiusteremo il grafico automaticamente per te.
Dopo tutto, l’assicurazione o le misure governative per mitigare la perdita per le imprese probabilmente non copriranno tutte le perdite. E se i tuoi avversari in qualche modo sfuggono all’impatto, allora perderai clientela che si rivolgerà alla competizione.
Una volta che hai fatto le tue proiezioni, controlla l’assistenza in prestiti per disastri della U.S. Small Business Administration per le piccole imprese e le organizzazioni non profit private, se necessario, così come il programma di prestiti per l’interruzione delle piccole imprese.
Redigi un piano di risposta alle emergenze per proteggere la vita dei tuoi dipendenti
Un piano di risposta alle emergenze inizia con una valutazione dei rischi e poi identifica le risorse necessarie per reagire all’emergenza e le procedure e i piani che puoi mettere in atto per preparare la tua azienda ad un’emergenza.
La sicurezza della vita dovrebbe essere l’obiettivo di qualsiasi piano di risposta alle emergenze, seguito dalla neutralizzazione dell’emergenza e dall’attenuazione degli effetti dei danni.
Il tuo piano di risposta alle emergenze dovrebbe contenere quanto segue:
- Obiettivi del tuo piano di crisi
- Cosa dovrebbe fare una squadra di pronto intervento durante un’emergenza
- Qualsiasi regolamento che deve essere considerato, come un codice antincendio.
- Un piano di evacuazione
- Piano di riparo in caso di maltempo/tornado
- Piano di chiusura
- Piano di emergenza medica
- Piano di emergenza antincendio e servizi di protezione antincendio
- Membri del team di risposta alle emergenze
- Informazioni di contatto del servizio pubblico di emergenza
- Sistemi di allarme e comunicazioni disponibili
Questo modello di piano di risposta alle emergenze ha tutti gli elementi essenziali per creare una strategia completa:
Suggerimento per il design: Copia qualsiasi pagina di questo piano di gestione della crisi o clicca su “aggiungi pagina”. Segui le linee guida del nostro indice a pagina due per costruire un piano di crisi completo.
Puoi anche includere i punti chiave del tuo piano in un piano di risposta alle emergenze di una pagina:
FEMA.gov ha eccellenti risorse per aiutare la tua azienda a prepararsi ulteriormente per un’emergenza.
Rivedi una lista di controllo per la preparazione alle emergenze
Valuta quanto la tua azienda sia pronta per un’emergenza con una semplice lista di controllo di preparazione alle emergenze.
Hai bisogno di aiuto per sviluppare piani di gestione delle crisi? Scopri il nostro esempio di valutazione dei rischi, il modello di piano di continuità aziendale e il modello di piano di risposta alle emergenze.
Suggerimento per il design: Apri la nostra libreria di icone nel nostro editor drag-e-drop per trascinare i segni di spunta. Oppure stampa la lista di controllo (solo piani a pagamento, scopri di più sulla nostra pagina dei prezzi).
Oppure prova un albero decisionale per decidere come reagire in base agli scenari:
Puoi anche usare questo organigramma per determinare la successione, cioè chi è responsabile di cosa nel caso in cui un membro della squadra non sia disponibile.
Ricorda, un piano di gestione delle crisi funzionerà solo in una situazione di crisi se i membri del team ricevono un’adeguata formazione in anticipo e possono praticare il loro processo decisionale in una finta situazione di crisi.
Le linee guida di risposta alle crisi e la capacità decisionale della squadra devono essere testate prima che si verifichi un’emergenza reale.
Puoi anche usare questo semplice modello di linea temporale per delineare il tuo piano di gestione della crisi:
Dai un’occhiata ai nostri altri modelli di piano di progetto per aiutarti a visualizzare la tua strategia.
Piano di comunicazione per crisi FAQ:
Cos’è un piano di comunicazione per crisi?
Un piano di comunicazione per crisi è un documento interno che un’azienda usa per prepararsi a un’emergenza o ad altre crisi. Contiene un programma in modo che un’azienda sia preparata su come comunicare con le parti interessate quando accade una crisi.
Queste parti interessate possono includere i media, il pubblico in generale, i consumatori, i clienti, i fornitori, i partner e i dipendenti.
Il piano di comunicazione per crisi dovrebbe affrontare:
- Cosa bisogna fare non appena si verifica la crisi.
- Chi deve essere raggiunto e come
- Come evitare che la crisi si ripeta (se applicabile)
In generale, l’obiettivo di un piano di comunicazione di crisi è quello di preparare un’azienda a reagire rapidamente a una crisi e a distribuire rapidamente le informazioni necessarie. Dovrebbe anche assicurare che tutta la messaggistica aziendale sia allineata e coerente.
Mentre la risposta di un’azienda varierà in base alla crisi, crea un modello che può essere adattato a prescindere dall’emergenza a portata di mano. Un modello di piano di comunicazione di crisi vi aiuterà a includere le informazioni giuste.
Perché hai bisogno di un piano di comunicazione per crisi?
Hai bisogno di un piano di comunicazione per crisi perché nell’era digitale, se la tua azienda non racconta la sua storia lo farà sicuramente qualcun altro, e probabilmente non sarà la storia che tu vuoi raccontare.
E non basta reagire semplicemente, bisogna essere preparati con un piano di comunicazione per crisi per rispondere immediatamente, accuratamente e in modo appropriato, secondo il Dipartimento della Sicurezza Nazionale.
Un modello di piano di comunicazione di crisi farà in modo che la tua azienda abbia identificato in anticipo quali parti interessate devono essere affrontate e attraverso quali canali (comunicato stampa, e-mail, ecc.)
Come si scrive un piano di comunicazione per crisi?
Per scrivere un piano di comunicazione per crisi, bisogna prima identificare:
- Possibili scenari di crisi
- Chi formerà il tuo team di gestione della crisi
- Messaggistica interna ed esterna appropriata e bozza di potenziali risposte
- Decidere quale livello di risposta è necessario per quali scenari
- Quale formazione sui media è necessaria
- Pubblico che deve essere raggiunto, come ad esempio:
- Dipendenti
- Clienti
- Fornitori
- Famiglia di dipendenti
- Media di informazione
- Regolatori governativi, funzionari, ecc.
- Comunità circostante a un impianto
- Sopravvissuti colpiti e le loro famiglie
I nostri esempi di piano di comunicazione per crisi qui sopra sono un buon punto di partenza.
Cosa dovrebbe essere incluso in un piano di comunicazione per crisi?
Ecco cosa dovrebbe essere incluso in un piano di comunicazione per crisi:
- Valutazione del rischio: quali minacce affronta il tuo business, quali funzioni aziendali sarebbero colpite e le risorse necessarie per proteggere tali funzioni.
- Il team di gestione della crisi: nomi, informazioni di contatto per le emergenze, responsabilità
- Informazioni di contatto del pubblico (vedere la lista del pubblico potenziale sopra)
- Delineare un sistema di notifica degli allarmi che possa comunicare a più parti interessate e che non dipenda da un’unica rete
- Stabilire un sistema di notifica per le famiglie immediate dei dipendenti e per chi si occupa di bambini o adulti dipendenti.
- Un sistema per includere e formare i nuovi assunti sul piano di comunicazione di crisi.
- Un piano per creare una linea telefonica diretta nascosta o un sito web da attivare in caso di crisi.
Inizia con i nostri modelli di piano di comunicazione per crisi.
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