Il design del report potrebbe non sembrare l’argomento più interessante, ma un buon design può fare o disfare il vostro report.
Se il vostro rapporto contiene densi muri di testo, senza grafici o immagini in vista, tanto noiosi da leggere quanto da creare, allora è il momento di cambiare.
Con alcuni semplici trucchi di design, è possibile trasformare report pesanti come questi in documenti accessibili e coinvolgenti che sono una vera gioia da leggere (come questo moderno design di report qui sotto).
Non preoccupatevi, Venngage vi ha coperto con un sacco di modelli di report, suggerimenti per il design dei report e un sacco di idee per il design dei report. Continuate a leggere per saperne di più!
Come fare un rapporto:
- Bilanciate il testo con le immagini per rendere le vostre informazioni facili da digerire.
- Usate un singolo colore di evidenziazione per attirare l’attenzione sulle informazioni chiave.
- Create una chiara gerarchia del testo per rendere il vostro rapporto facile da navigare.
- Incorporare il vostro marchio per un design coesivo del rapporto.
- Visualizzate i vostri dati con grafici a barre, a linee, a bolle e a torta.
- Usate un layout a 2 colonne per una leggibilità ottimale.
- Lasciate molti spazi bianchi nel design del vostro rapporto.
- Applicate motivi coerenti in ogni pagina del design del vostro rapporto.
- Usate i blocchi di colore per raggruppare le informazioni correlate.
- Includere un’appendice con tabelle e grafici dettagliati.
Oggi vi darò un’introduzione alla creazione di report che sono tanto belli quanto funzionali. Tratteremo le 10 migliori pratiche di progettazione dei report che dovete conoscere, così come le idee di progettazione dei report.
Quando si scrive un rapporto che utilizza molti dati, si dovrebbe usare il formato IMRaD. IMRaD è un acronimo che sta per Introduzione – Metodo – Risultati – e – Discussione.
Se il vostro rapporto è più testo che dati pesanti, come se steste creando un rapporto annuale o un rapporto non profit su un programma di attività, dovreste in linea di massima seguire anche il formato IMRaD. Anche se con meno enfasi sulla sezione ‘metodo’. Concentratevi invece sul mostrare i risultati del vostro lavoro.
Guarda: Come creare un rapporto annuale
Una volta che vi sentite sicuri e ispirati, potete saltare alla nostra pagina dei modelli di report per iniziare a progettare il vostro report personalizzato! Continuate a leggere per alcune idee di design di report.
1. Bilanciare il testo con le immagini per un design digeribile del rapporto
Come esseri umani, siamo molto più bravi ad afferrare le informazioni presentate sotto forma di immagini che di testo scritto. Quindi, quando si progetta un rapporto ricco di testo, cercate le opportunità di riassumere le informazioni trasformando il testo in immagini per rendere le vostre informazioni più coinvolgenti e più facili da digerire.
Non usare parole se le stesse informazioni possono essere presentate visivamente.
Puntate ad un equilibrio di almeno 50/50 tra testo e immagini. Almeno la metà di ogni pagina dovrebbe essere dedicata alle immagini come grafici, diagrammi e immagini utili.
Come per il semplice design del rapporto di cui sopra, ogni pezzo di testo nel rapporto dovrebbe essere accompagnato da un’immagine rappresentativa. L’immagine dovrebbe comunicare la maggior parte delle informazioni, e il testo di accompagnamento dovrebbe elencare i principali risultati.
Anche se il vostro rapporto richiede un approccio più testuale, cercate di spargere immagini tra i paragrafi di testo più lunghi. Alternare il testo con le immagini aiuterà a mantenere i lettori impegnati da una pagina all’altra, come in questa idea di design del report:
Ricordate solo che la funzionalità dovrebbe sempre venire prima. Le immagini dovrebbero essere usate per migliorare la comprensione, per categorizzare, evidenziare e sottolineare le informazioni, non solo per spezzare il testo. Scegliete immagini che rendono il vostro contenuto più facile da capire.
I nostri modelli di relazione sui progressi sono ideali per le aziende e i consulenti per mostrare i dati giusti e ignorare tutte le minuzie nel processo.
I nostri modelli di rapporto di consulenza sono un’altra buona risorsa.
2. Utilizzare un unico colore di evidenziazione per attirare l’attenzione sulle informazioni chiave
Il colore è uno degli elementi più importanti di qualsiasi design.
Oltre a giocare un ruolo nel look and feel generale di un design, il colore può anche essere usato per controllare dove i nostri lettori guardano. Possiamo usare accenti di colore in grassetto per attirare l’attenzione dei nostri lettori su fatti e cifre chiave che pensiamo siano particolarmente importanti.
Come mostrato nel moderno design del report qui sotto, il colore è uno strumento potente per evidenziare punti di dati significativi e attirare l’attenzione sulle intestazioni del report.
Assicuratevi solo di usare i colori in evidenza con moderazione. Molti colori brillanti e contrastanti competeranno tra loro e sopraffaranno i sensi, distraendo dal messaggio che si sta cercando di comunicare.
Mantenere un unico colore di evidenziazione migliorerà la comprensione dei vostri lettori e vi aiuterà anche a legare insieme il vostro documento.
3. Creare una chiara gerarchia del testo per un design di rapporto facile da navigare
Simile al modo in cui possiamo usare il colore per dire ai nostri lettori cosa guardare prima, possiamo usare la dimensione del testo per dire ai nostri lettori cosa leggere prima.
Questo è ciò che riguarda una gerarchia tipografica: dimensionare e stilizzare il testo in modo che i lettori possano facilmente navigare nei nostri rapporti con una rapida occhiata.
Ogni rapporto dovrebbe avere almeno tre livelli di gerarchia del testo, e questa gerarchia dovrebbe essere applicata all’intero documento.
La vostra gerarchia di testo dovrebbe contenere, come minimo, i seguenti elementi
- Testo dell’intestazione
- Testo del sottotitolo
- Testo del paragrafo
Come si vede nel design del report qui sotto, le intestazioni dovrebbero essere abbastanza grandi e in grassetto per catturare l’attenzione del lettore, e un po’ stilizzate. I sottotitoli dovrebbero essere un po’ più piccoli e un po’ meno stilizzati. Il testo del paragrafo dovrebbe essere più minimale nello stile e altamente leggibile.
Controllate a nostra guida sulla scelta dei font per maggiori informazioni sulla creazione di gerarchie di testo.
4. Incorporare il vostro marchio per un design coesivo del rapporto
Di solito è una buona idea prendere in considerazione il branding della vostra azienda quando create i vostri rapporti.
Usare gli elementi del vostro marchio vi aiuterà a mantenere un unico tema visivo dall’inizio alla fine, il che è fondamentale per creare un report che sembri un documento coesivo.
Come si vede in questo esempio di IPG Media qui sotto, l’applicazione coerente dei colori del marchio aziendale può avere un effetto drammatico.
Ma non abbiate paura di aggiungere il vostro tocco personale! Solo perché il vostro design è coerente con il branding della vostra azienda non significa che non avete libertà creativa.
Potete rifare sugli elementi principali del marchio della vostra azienda per creare un design divertente che soddisfi ancora il brief. Questo design di rapporto del Maine Tourism mescola alcuni colori secondari con i colori principali del marchio per dare al rapporto una sensazione unica.
Se non l’avete ancora fatto, controllate il My Brand Kit di Venngage. Abbiamo reso ancora più facile applicare i colori del marchio della vostra azienda, i font e i loghi a tutti i nostri modelli di report!
Basta caricare il logo della vostra azienda e aggiungere i font e i colori del vostro marchio, quindi generare modelli di report con un solo clic!
Una volta che sei soddisfatto del design del vostro report, usate il Venngage Business Account per invitare il vostro team a commentare il vostro design e ottenere un buon feedback. Potete anche salvare il vostro report annuale come modello da usare l’anno prossimo!
5. Visualizzate i vostri dati con grafici a barre, a linee, a bolle e a torta
Le visualizzazioni dei dati in un lungo rapporto non devono essere fantasiose. Infatti, più semplice è di solito meglio!
Ed è per questo che conoscere le basi del design dei grafici può cambiare le carte in tavola.
Usare grafici più semplici come i grafici a linee, a barre, a bolle e a grandi numeri significa che non correrete il rischio di confondere i vostri lettori, e che non dovranno lavorare per interpretare i vostri grafici.
Questi grafici di base possono anche essere abbastanza coinvolgenti se incorporati abilmente nel vostro design generale. Date un’occhiata a questa relazione annuale della Hall Family Foundation, che usa tecniche di visualizzazione dei dati molto semplici (grandi grafici numerici e grafici a barre) con grande effetto.
Assicuratevi solo di usare grafici appropriati al tipo di dati che avete e al messaggio che state cercando di trasmettere.
Ecco alcune linee guida su come scegliere il giusto tipo di grafico:
- Utilizzare i grafici a linee per evidenziare le tendenze nel tempo
- Usare i grafici a barre e a bolle per mostrare la differenza tra le categorie
- Usare grafici con grandi numeri per enfatizzare gli indicatori di performance chiave
Guardate: Come scegliere il grafico giusto per i vostri dati
Un ultimo suggerimento per la visualizzazione dei dati nei report: includere descrizioni per tutti i grafici o le tabelle per aggiungere contesto ai lettori. Come visto sotto, ogni grafico dovrebbe avere un testo di accompagnamento (un’intestazione, come minimo) che fornisce chiarimenti e spiega le tendenze importanti.
Se non siete sicuro del modo migliore per visualizzare i vostri dati, cercate l’ispirazione nelle nostre infografiche statistiche. Molte delle stesse tecniche di visualizzazione utilizzate nelle infografiche ricche di dati funzionano sorprendentemente bene anche nel design dei report.
6. Usate un layout a 2 colonne per una leggibilità ottimale
Rapporti disordinati e disorganizzati non solo appaiono poco professionali, ma possono confondere!
Mantenete i vostri report organizzati costruendoli su una griglia, idealmente una griglia a 2 colonne, come si vede in questo progetto di report del Global Fund for Children. Una griglia dà al report una certa struttura visiva, previene il disordine visivo e crea un soddisfacente senso di ritmo nel design.
Progettare su una griglia a 2 colonne eviterà anche che i vostri paragrafi diventino troppo larghi. La lunghezza ottimale della linea di lettura è di circa 60-70 caratteri per linea, che di solito funziona bene nella maggior parte dei layout a 2 colonne.
7. Lasciate molti spazi bianchi nel design del vostro rapporto
Lo spazio bianco, lo spazio vuoto intorno ad ogni pezzo di contenuto di una pagina, è un elemento essenziale di un buon design.
La quantità perfetta di spazi bianchi rende un design equilibrato e piacevole, mentre la mancanza di spazi bianchi lo fa sembrare angusto e incompiuto. Basta dare un’occhiata alla differenza che fa un po’ di spazio bianco in un design semplice:
Questo rapporto della Samsung Fire & Marine Insurance è un esempio un po’ estremo di whitespace in pratica, ma avete capito il punto. Lo spazio bianco intorno al testo, ai numeri e alle immagini aiuta un design a sentirsi leggero, lucido ed equilibrato:
Quando si tratta di aggiungere spazi bianchi ai vostri rapporti, tenete a mente che i lettori potrebbero spegnersi di fronte a grandi pareti di testo. Cercate di riassumere le informazioni, spezzare il testo in sezioni più piccole e spaziarle per evitare che le pagine diventino troppo affollate.
Lo spazio bianco è particolarmente importante nei rapporti densi di informazioni, che possono facilmente apparire pesanti e opprimenti nella pagina. Lasciando generosi margini intorno alle sezioni di testo e ai grafici, possiamo evitare che i nostri rapporti sembrino troppo formidabili.
8. Applicare gli stessi motivi visivi in ogni pagina del design del rapporto
La coerenza è cruciale per un grande design di report. Dal momento che il testo e le immagini cambiano da una pagina all’altra, perché le pagine di un report sembrino appartenere l’una all’altra, devono avere elementi di design simili che rimangano coerenti da una pagina all’altra.
Questi elementi di design coerenti (o motivi) potrebbero essere immagini, illustrazioni, icone o anche solo forme!
Guardate il design del rapporto annuale qui sotto. La semplice banda lungo il lato destro della pagina crea quella coerenza visiva essenziale per legare insieme il design.
Per aggiungere motivi ai vostri report in Venngage, andate alla nostra Icon Library nel pannello sinistro dell’editor. Potete sfogliare la libreria per categoria:
Oppure cercate icone specifiche per parola chiave con la nostra barra di ricerca. Quando usate la ricerca, potete anche filtrare la vostra ricerca per trovare icone multicolori o icone di un solo colore (che possono essere personalizzate con qualsiasi colore)!
9. Usare blocchi di colore per raggruppare informazioni correlate
Il layout e il design di un rapporto dovrebbero supportare la comprensione delle informazioni all’interno del rapporto da parte dei lettori.
Per esempio, possiamo usare elementi di design di base (come blocchi di colore, linee e bordi) per indicare quali informazioni stanno insieme, rendendo più facile per i nostri lettori interpretare rapidamente quelle informazioni.
Diamo un’occhiata a come questo può aiutarci a progettare le pagine dei nostri rapporti che contengono molti dati.
Le pagine ricche di dati possono facilmente diventare visivamente opprimenti, con una tonnellata di punti di dati, linee e barre che competono per la nostra attenzione. Dividendo queste pagine in sezioni definite, possiamo creare un design di report in stile dashboard che è molto più facile da assimilare:
Mai sottovalutare il potere di un blocco di colori!
10. Includere un’appendice con tabelle e grafici dettagliati
Per evitare di sommergere i lettori con troppe informazioni in una volta sola, tabelle e grafici dettagliati dovrebbero essere lasciati fuori dal corpo principale del rapporto e inclusi invece in un’appendice.
Questo dà ai lettori interessati l’opportunità di esplorare il vostro contenuto in modo più approfondito, pur mantenendo il vostro rapporto centrale breve e dolce.
Quando si creano le tabelle per le appendici, ci sono alcuni consigli di design da tenere a mente:
- Usare un colore brillante per distinguere chiaramente le righe di intestazione da quelle del corpo.
- Alternare il colore delle righe del corpo tra il bianco e il grigio chiaro per rendere la tabella facile da scansionare.
- Usare caselle dai colori vivaci per attirare l’attenzione sui valori importanti nella tabella.
Progettare un rapporto efficace significa includere la giusta quantità di informazioni. Il vostro obiettivo nel corpo del rapporto dovrebbe essere quello di dichiarare qualsiasi risultato chiave e sostenere queste affermazioni con immagini di supporto. Qualsiasi informazione in più dovrebbe essere relegata in un’appendice.
Bonus: aggiungere una copertina attraente
“Non giudicare un libro dalla copertina” potrebbe essere un buon consiglio nella vostra vita quotidiana, ma la verità è che la gente lo fa ancora – e voi dovete tenerne conto se volete che la gente se ne vada con un’impressione positiva della vostra relazione.
Per i documenti stampati, considerate di usare una copertina con una foto accattivante, un’illustrazione o un altro design. Assicuratevi che sia un’immagine che esprima la voce del marchio o l’argomento associato al rapporto. Vorrete anche qualcosa che corrisponda al tono generale del rapporto; se è ottimista, sobrio o conflittuale, scegliete un’immagine che aiuti a trasmettere questi sentimenti.
Anche se la copertina del vostro rapporto ha un approccio abbastanza minimalista (con un design composto da poco più del titolo del rapporto), questo aggiunge ancora molta più professionalità che non ci sarebbe con nessuna copertina.
PS: Se siete professionisti delle risorse umane, potete usare i nostri modelli di rapporto HR per creare qualsiasi cosa, dai rapporti sugli incidenti alle revisioni delle prestazioni.
Conclusione
Anche se il contenuto del vostro rapporto è asciutto, il design del rapporto non deve esserlo. Con queste best practice di progettazione di report in mente, è possibile creare documenti che rendono le informazioni che contengono facili da digerire e un piacere da leggere.
Prendete un vantaggio sulle vostre prossime idee di design di report con uno dei nostri tanti modelli di report.
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