Diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti (esempi e modelli)

I membri del vostro team vi mandano costantemente messaggi su Slack chiedendovi di ricordare loro le scadenze.

Il vostro cliente non smetterà di mandarvi email, chiedendovi chi è responsabile di quale parte del progetto e quando.

E la vostra subappaltatrice vi manda incessantemente messaggi sulla sua data d’inizio.

Fermate questa follia e fate un grafico di Gantt.

Un diagramma di Gantt vi permette di comunicare visivamente la timeline del vostro progetto in un modo facile da capire.

Tutti sono coinvolti, così da poter lavorare più velocemente e più facilmente.

Continuate a leggere per esempi e più suggerimenti su come creare diagrammi di Gantt che siano professionali, attraenti e semplici da capire.

Ottenete anche i modelli di diagrammi di Gantt che potete personalizzare e usare subito.

Cominciamo.

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Cos’è un diagramma di Gantt?

Un grafico di Gantt è una linea temporale di un progetto. La parte superiore del grafico mostra l’arco di tempo e il lato sinistro del grafico elenca le attività del progetto.

Ecco un esempio di diagramma di Gantt:

Ogni attività elencata sul lato sinistro di un diagramma di Gantt ha una barra colorata accanto ad essa. La posizione e la lunghezza di quella barra dipende dalla linea temporale e dalla durata dell’attività: quando inizia e quando finisce.

Per esempio, nel grafico di Gantt dello stato giornaliero del progetto qui sopra, l’attività 1 (Task 1) avrà luogo dal 3 al 7 marzo e poi dal 10 al 13 marzo. La data di scadenza è il giovedì di quella settimana. Ogni settimana è codificata a colori.

In breve, un grafico di Gantt mostra:

Quali compiti devono essere fatti per completare il progetto
Quando questi compiti devono essere fatti

1. Esempi di diagrammi di Gantt per la gestione dei progetti

I grafici di Gantt possono essere un’utile immagine da includere nei piani di gestione dei progetti. Come l’esempio precedente, questo esempio di diagramma di Gantt di progetto giornaliero retrò suddivide le attività del progetto giorno per giorno.

Inoltre, si suddivide chi è responsabile di quale attività del progetto.

Per esempio, il compito 1/Attività 1 è codificato in rosso.
- Sonya J. ne è responsabile dal 3 al 14 settembre (due settimane).
- Amir K. ne è responsabile dal 17 al 21 settembre (una settimana).
  Julia F. è responsabile del compito 1/Attività 1 dal 17 settembre al 2 ottobre. La sua barra rossa mostra che la data di scadenza è mercoledì.

La magia di un diagramma di Gantt è che permette di impostare l’ordine in cui i compiti devono essere completati.

E poiché i diagrammi di Gantt sono in un formato di timeline facile da capire, l’ordine dei compiti è chiarissimo.

Il vostro team e/o i vostri clienti non avranno bisogno di chiedervi ancora e ancora quando Mark dovrebbe lavorare al link building. Uff.

Gestione dei progetti: semplificata.

Questo modello funzionerebbe particolarmente bene per i consulenti, poiché il cliente può ottenere una rappresentazione visiva del team che lavora sul loro progetto.

Dare un volto ai nomi crea fiducia nel cliente e aiuta a costruire la vostra reputazione.

Suggerimento professionale: Usate le funzioni di collaborazione di Venngage per aggiungere membri del team (come il vostro cliente) al vostro account e condividere il vostro diagramma di Gantt senza problemi. O meglio ancora, modificate e personalizzate i vostri grafici di Gantt con il vostro team in tempo reale con la nostra nuova funzione di collaborazione in tempo reale!

Ottenete feedback e approvazioni più velocemente all’interno di un canale, senza dovervi destreggiare tra messaggi Slack, email o commenti G Suite.

Questo esempio di diagramma di Gantt di un progetto settimanale aziendale è più tradizionale dell’esempio precedente. L’attenzione è sulle attività e sui loro tipi, non sulle singole persone.

I tipi di attività, come l’ingegneria o il marketing, sono codificati a colori.

Per esempio, il compito 3/Attività 1 è un’attività di marketing che avrà luogo dalla metà della settimana 3 alla metà della settimana 5. Julia K. è responsabile di questa attività.

Questo esempio di diagramma di Gantt dall’aspetto futuristico è perfetto per i team che operano sul sistema sprint.

Il modello è diviso in sprint di due settimane, ma si può cambiare questo in uno sprint di una settimana (o più a lungo) come necessario.

Il lato sinistro è diviso per squadra e ulteriormente diviso per attività.

Per esempio, il team di ingegneria farà la pianificazione dall’inizio della settimana 3 alla fine della settimana 5.

Consiglio professionale: Quando avete finito di modificare il vostro grafico di Gantt in Venngage, cliccate su “Condividi” nell’angolo in alto a destra dell’editor per inviare un’email o ottenere un link al vostro progetto.

Oppure cliccate su “Download” per scaricare un file PDF o PNG sul vostro disco rigido (solo per i piani Premium e Business).

Aggiungete il vostro grafico di Gantt alla presentazione della vostra riunione settimanale del team. I consulenti possono aggiungerli alle loro proposte o modelli di piani di lavoro o integrarli nel loro strumento di gestione dei progetti.

2. Grafici di Gantt per la costruzione

I progetti di costruzione possono soffrire della sindrome dei “troppi cuochi in cucina”, rendendo davvero difficile rispettare le scadenze.

I diagrammi di Gantt sono un ottimo modo per mantenere i progetti di costruzione sulla tabella di marcia e assicurarsi che clienti, membri della squadra e subappaltatori siano coinvolti.

Questo esempio di diagramma di Gantt per un progetto di costruzione farà in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Il formato semplice del grafico rende facile vedere quale attività è dovuta quando.

Potete modificare il diagramma di Gantt mentre il progetto procede.

Per esempio, se un’attività sta prendendo più tempo del dovuto, estendete la lunghezza della barra e rendete quella sezione rossa. In questo modo, tutti sono immediatamente consapevoli degli straordinari e dei potenziali ritardi del progetto.

Questo esempio di diagramma di Gantt di un progetto di costruzione ha quasi lo stesso formato del precedente, ma i punti rappresentano intervalli di due giorni.

Per esempio, la demolizione andrà dal venerdì della settimana 1 al venerdì della settimana 2 (sei giorni).

Suggerimento professionale: Lo strumento My Brand Kit di Venngage vi permette di applicare i colori del vostro marchio al vostro modello di grafico di Gantt con un clic. My Brand Kit vi permette anche di includere il vostro logo e applicare i font del vostro marchio.

Per esempio, nel modello qui sopra, usando My Brand Kit cambierete la combinazione di colori dello sfondo blu, giallo e verde nella combinazione di colori del vostro marchio. Potete poi cliccare su “shuffle” per scorrere le opzioni di combinazione di colori.

3. Esempio di diagramma di Gantt per proposte di progetti

Un nuovo prodotto in lavorazione? Usate questo esempio di grafico di Gantt scuro per un nuovo prodotto.

La colonna all’estrema sinistra traccia le attività, mentre la colonna all’estrema destra elenca quale dipartimento è responsabile di ogni attività.

Lo sviluppo del prodotto coinvolge tipicamente più dipartimenti o team di persone. Non ci può essere nemmeno un unico capo progetto, solo più manager, su più squadre.

Un diagramma di Gantt è il modo perfetto per gestire i compiti tra più squadre, poiché tutte le informazioni sono in un unico posto, in un formato cristallino.

Eliminate la confusione sulle dipendenze, cioè chi deve finire cosa prima che un altro team possa iniziare il suo compito.

Suggerimento: potete anche includere il grafico nella vostra relazione o presentazione aziendale. Scaricate il vostro grafico di Gantt finito come file PNG (solo piani Premium e Business). Scegliete un modello di presentazione dalla nostra libreria. Una volta nell’editor, cliccate sulla scheda “Image Upload” per caricare il grafico di Gantt e aggiungerlo alle vostre diapositive.

4. Esempio di diagramma di Gantt per piani aziendali

Un business plan tende a contenere molte informazioni e può diventare rapidamente schiacciante per i potenziali investitori.

La visualizzazione di programmi, ricerche o dati aiuterà a spezzare tutto il testo e a comunicare rapidamente i risultati chiave.

Gli investitori hanno bisogno di vedere che avete un piano concreto in atto che vi permetterà di raggiungere i vostri obiettivi di reddito.

Una strategia è quella di usare un diagramma di Gantt per visualizzare la strategia di crescita o il piano di marketing del vostro business plan.

Usate l’esempio del diagramma di Gantt qui sopra per tracciare la vostra strategia aziendale e le pietre miliari principali. Modificate il lasso di tempo in basso per tracciare le tappe per trimestre e per diversi anni, se volete.

Potete anche includere questo diagramma di Gantt nel vostro piano di progetto.

5. Esempio di diagramma di Gantt per consulenti

Il vostro cliente vi ha assunto per aiutarlo a raggiungere i suoi obiettivi. Ma diciamo che è un nuovo cliente e ha bisogno di un po’ più di rassicurazione che voi, il consulente, avete il controllo della situazione.

Mostrate al vostro cliente che avete una praticabile tabella di marcia per il successo con un diagramma di Gantt.

Modificate l’esempio di diagramma di Gantt di cui sopra e dividete i compiti tra il vostro team, eventuali subappaltatori e il team del vostro cliente.

Fate riferimento alla tabella durante le vostre chiamate settimanali con il cliente per assicurarvi di essere entrambi sulla stessa pagina.

Se siete sopraffatti dal lavoro amministrativo, date un’occhiata ai nostri modelli di proposte di lavoro, modelli di proposte commerciali e modelli di rapporti di consulenza e rendete pronti i documenti importanti molto più velocemente.

Avete difficoltà a creare proposte commerciali velocemente? Leggete la nostra guida approfondita sulle proposte d’affari per creare proposte velocemente.

Saranno anche molto più belli di quei documenti Word che siete soliti sfornare!

Suggerimento professionale: vi piace il layout del vostro diagramma di Gantt e volete usarlo di nuovo per altri progetti di consulenza? Salvatelo come modello in Venngage. In questo modo, potete riutilizzarlo ogni volta che avete bisogno di fare un diagramma di Gantt per un altro cliente.

Perché è importante un diagramma di Gantt?

I grafici di Gantt sono importanti perché rendono più facile la programmazione, la pianificazione e l’esecuzione dei progetti. Aiutano anche molto nella gestione generale del tempo.

I progetti spesso coinvolgono più stakeholder, attività e scadenze. I diagrammi di Gantt visualizzano tutti questi fattori in modo che i project manager e i loro team possano capire rapidamente chi deve fare cosa e quando.

Questo aiuterà ad assicurarsi che ogni deliverable sia completato in tempo.

Il che a sua volta eviterà un effetto valanga di scadenze mancate, facendo salire il prezzo del progetto e facendo slittare la data di completamento.

E nessuno vuole questo.

Vantaggi dell’uso di un diagramma di Gantt

I vantaggi di un diagramma di Gantt includono:

Programmazione e pianificazione di progetti e compiti
Pianificare il lavoro in sprint
Visualizzare come i progetti e i compiti si evolvono nel tempo
Collaborare con la vostra squadra
Confronto tra i tempi pianificati e quelli effettivi

I grafici di Gantt sono incredibilmente versatili. Sono utili per molteplici ruoli, come ad esempio:

Responsabili di progetto
Responsabili del marketing
CEOs
Capi squadra
Responsabili delle operazioni
Consulenti

I diagrammi di Gantt non sono specifici dell’industria. Sono uno strumento fondamentale per chiunque gestisca un progetto a lungo termine che ha molti compiti e un programma complesso e che richiede collaborazione.

Per esempio, l’esempio di diagramma di Gantt qui sotto può essere adattato a qualsiasi progetto semplicemente cambiando i compiti e le pietre miliari:

Le industrie che possono beneficiare dei grafici di Gantt includono:

Costruzione
IT
Produzione
Sviluppo del prodotto
Marketing
Ingegneria
Infrastruttura
Sanità
Governo
Petrolio e gas
Telecomunicazioni
Servizi professionali e consulenti

Il telelavoro è aumentato del 140% dal 2005, secondo Global Workplace Analytics. Dato che questo numero continua a salire alle stelle, un diagramma di Gantt diventa ancora più critico per la gestione del team e per pianificare e seguire efficacemente il lavoro di squadra.

Quali sono le parti di un diagramma di Gantt?

Quando si guarda per la prima volta un diagramma di Gantt, potrebbe sembrare schiacciante.

Cosa significano le barre o le linee? Come si relazionano con gli assi x e y?

Ma, ad una seconda occhiata vedrete che la bellezza di un diagramma di Gantt è in realtà nella sua semplicità.

Un diagramma di Gantt ha solo tre parti principali:

Attività e/o compiti (asse sinistro)
Pietre miliari (asse superiore o inferiore)
Barre delle attività e/o dei compiti

Date un’occhiata a questo semplice esempio di diagramma di Gantt:

Per niente intimidatorio.

Ha:

Compiti sull’asse sinistro
Pietre miliari sull’asse inferiore
E barre che mostrano quando ogni compito dovrebbe iniziare e finire

Naturalmente, progetti più complessi richiedono grafici di Gantt più complessi.

L’esempio di diagramma di Gantt qui sotto fa un passo avanti dividendo le attività in compiti più piccoli.

Per esempio, la “Pianificazione” è divisa in: valutazione dei bisogni, accordo di progetto e mappa del sito.

Questo diagramma di Gantt elenca anche (sulla destra) chi è responsabile di ogni compito.

Come fare un diagramma di Gantt

Create il vostro grafico di Gantt con Venngage in cinque passi:

1. Scegliere un modello

Scelte, scelte. Aprite la nostra galleria di modelli di diagrammi di Gantt.

Poi, selezionate il modello che fa per voi:

Industria
- Ex. Modello scuro di diagramma di Gantt del progetto di costruzione della casa
Compito
- Ex. Modello di diagramma di Gantt di un nuovo prodotto scuro
Timeline
- Grafico di Gantt del progetto settimanale aziendale
Complessità
- Ex. Grafico di Gantt dettagliato del progetto

Passate sopra il modello che vi piace e cliccate su “Crea”.

2. Disponete la vostra linea temporale da sinistra a destra

Cominciate a stendere la linea del tempo da sinistra a destra, creando divisioni per giorno, settimana, mese o trimestre.

In questo modello di diagramma di Gantt, cliccate sulla casella di testo che volete modificare e iniziate a digitare.

O cancellare i giorni della settimana e aggiungere invece i mesi o i trimestri.

Avete fatto un errore? Potete cliccare su “annulla” nella barra degli strumenti in alto in qualsiasi momento.

Per aggiungere una nuova colonna a destra, cliccate su “Resize” e aumentate la larghezza della dimensione della pagina personalizzata. Provate ad aggiungere 200 pixel in più e riaggiustate se necessario.

Poi, trascinate e selezionate tutte le icone arancioni per spostarle a destra allo stesso tempo.

Trascinate per selezionare l’intera sezione delle date e cliccate su “copia” e spostate in posizione. Modificate le date.

Ora, trascinate per estendere le barre beige. Usate la funzione “snap to guide” per aiutarvi ad allineare tutto perfettamente.

3. Aggiungere attività dall’alto verso il basso

Cliccate sui compiti e le attività per modificare il testo. Usate la barra di navigazione superiore per cambiare lo stile del carattere, la dimensione, il colore ecc.

Se avete bisogno di aggiungere una nuova riga, seguite gli stessi passi per aggiungere una nuova colonna come sopra. Basta regolare l’altezza della dimensione della pagina invece della larghezza. Poi, copiate l’ultima riga trascinandola per selezionarla e premendo “copia”.

4. Regolare ogni barra di conseguenza

Regolate ogni barra in modo che inizi alla data di inizio del compito e la estenda fino alla scadenza prevista del compito.

Cliccate su ogni barra per spostarla o trascinarla. La funzione snap-to-guide vi aiuterà ad allineare la barra con il giorno specifico della settimana sopra.

Copiate altre barre con il colore giusto e spostatele al loro posto per estendere la linea temporale di un’attività.

Potete anche cliccare sui cerchi arancioni per assegnare ogni compito a una persona diversa – nel modello di grafico di Gantt qui sopra sono indicati con le iniziali.

5. Brandizzate il vostro diagramma di Gantt

Brandizzate il vostro grafico di Gantt con un clic aprendo la scheda My Brand Kit. Trascinate il vostro logo al suo posto.

Poi, cliccate su una palette “My Brand Colors” per applicare questi colori all’intero modello. Cliccate su “Shuffle” per scorrere le diverse combinazioni di colori. Molto bello.

Volete un tipo di design diverso? Scoprite altri modelli di diagrammi di Gantt.

Suggerimento professionale: State lottando per personalizzare il vostro diagramma di Gantt proprio come volete voi? Venngage offre un supporto prioritario via email, chat e telefono e consultazioni 1-on-1 per i membri del Business plan. Chiedete ai nostri designer suggerimenti su come presentare visivamente la vostra idea, sia in un diagramma di Gantt che in una presentazione, un report, un white paper ecc.

Qual è il vostro problema numero uno nella gestione dei progetti in questo momento? Fateci sapere nei commenti qui sotto!

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