Come creare un piano di miglioramento dei processi [20+ modelli inclusi]

By Jennifer Gaskin, Jun 29, 2022

process improvement plan
L’obiettivo di qualsiasi azienda è quello di commercializzare i propri prodotti nel modo più efficiente possibile per massimizzare il profitto. Ma spesso, i processi e le procedure coinvolti nella produzione di quei beni e servizi non sono così efficienti come potrebbero essere. Ecco perché avere un solido piano di miglioramento dei processi in atto può garantire che le procedure e i processi siano fluidi ed efficaci.

Molti aspetti del miglioramento dei processi possono beneficiare di strumenti di comunicazione visiva come infografiche, presentazioni, mappe mentali e altro. Venngage per i team di apprendimento e sviluppo rende facile creare le proprie risorse visive per aiutare a implementare e gestire i piani di miglioramento dei processi.

 

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Qual è un esempio di miglioramento del processo?

Come suggerisce il nome, il miglioramento dei processi si riferisce al compito di identificare, analizzare e migliorare i processi aziendali esistenti che spesso sono obsoleti o non più abbastanza efficienti.

Mentre il termine è più spesso usato in un contesto aziendale, può riferirsi a qualsiasi decisione o azione che mira a migliorare un processo, sia semplice come trovare un percorso più breve per andare al lavoro o complesso come migliorare l’intero processo del servizio clienti di una società.

Tornando al suo contesto aziendale, il miglioramento dei processi potrebbe mirare a spese inutili, cattiva progettazione degli uffici, tempi di inattività dei sistemi IT, disimpegno dei dipendenti e molti altri problemi che possono rovinare un’organizzazione.

Il miglioramento dei processi non può essere efficace senza un’adeguata politica di documentazione dei processi. Se non avete ancora documentato i processi della vostra azienda, possiamo aiutarvi. Date un’occhiata a questi modelli di documentazione dei processi per iniziare.

Cos’è un piano di miglioramento dei processi?

Un piano di miglioramento dei processi è un documento che identifica i passi necessari per migliorare l’efficienza dei processi e delle procedure nella vostra azienda. I piani di miglioramento dei processi utili dovrebbero essere abbastanza generali da potersi applicare a molte funzioni della vostra azienda.

Un piano generale di miglioramento dei processi potrebbe essere così:

  • Definire: Identificare i lavori, i compiti o i processi specifici che sono oggetto del piano.
  • Analizzare: Rompere il processo o il compito in passi e identificare i punti deboli del processo e le ragioni di queste inefficienze.
  • Riprogettazione: Cambiare i passi del processo per eliminare i punti deboli.
  • Attuare: Mettere in atto il nuovo processo.
  • Monitorare: Stabilire una linea temporale per condurre nuovamente questa analisi per determinare se il nuovo processo è più efficiente o ha bisogno di ulteriori modifiche.

In effetti, c’è più di un tipo di piano di miglioramento del processo, che esploreremo più in dettaglio. Oltre all’esempio di cui sopra, un piano di miglioramento del processo può anche consistere in 6 passi:

process improvement plan

 

process improvement plan

 

O 4 passi, come questo che è sviluppato usando il modello Plan-Do-Check-Act (PDCA):

process improvement plan pdca

 

Questi passi sono, naturalmente, abbastanza semplificati, e alcuni piani di miglioramento dei processi richiederanno mesi o anni di cambiamenti alle procedure, pratiche di assunzione, formazione, sistemi, software e altro.

Per esempio, un piano di miglioramento dei processi per un’azienda che manca di un set di competenze specifiche nei suoi dipendenti può significare assumere nuovo personale e formare quello esistente. In casi come questo, altri strumenti come i piani di sviluppo individuale possono essere utili.

process improvement plan

 

Questo piano di sviluppo individuale progettato per gli operatori sanitari è un buon esempio di come i piani di miglioramento dei processi possano ramificarsi in altre aree.

E una volta che il nuovo processo è in atto, è importante comunicarlo al team in modo efficace. Questo potrebbe essere attraverso un’infografica del processo, una timeline, una mappa mentale o altri tipi di comunicazione visiva.

Personalizzate questo piano di comunicazione del progetto per aiutare a semplificare i canali di comunicazione tra i team che lavorano allo stesso progetto:

project communication plan

 

Un altro esempio di piano di miglioramento del processo, questo piano di assistenza infermieristica è usato solo in un ambiente sanitario. Potrebbe essere usato per illustrare un nuovo piano volto ad affrontare le lacune nella comunicazione e nella cura del paziente. Ma si può usare il processo suggerito in questo piano e applicarlo a qualsiasi settore.

process improvement plan nursing teaching plan

 

Questa infografica sul processo di design creativo sarebbe un modo ideale per condividere con un team creativo un nuovo metodo proposto per portare i clienti attraverso il processo di design. Considerate la possibilità di codificare a colori i passi nuovi o rivisti se create un pezzo come questo per condividere un processo aziendale rivisto.

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Personalizzate questa mappa mentale del piano d’azione una volta che vi siete stabiliti su un nuovo processo in modo che i membri del team vedano i passi coinvolti nei loro compiti ma tengano anche in mente gli obiettivi principali.

process improvement company action mind map

 

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Quali sono i vantaggi di stabilire un piano di miglioramento dei processi?

Ci sono molti benefici nel tuffarsi in un piano di miglioramento dei processi nella vostra organizzazione, e il più ovvio e importante è quello di migliorare l’efficienza generale della vostra azienda. Fare questo può rendere il business più redditizio a lungo termine. Ma non è qui che finiscono i benefici.

I maggiori benefici di un piano di miglioramento dei processi includono:

  • Soddisfazione dei dipendenti: I lavoratori più produttivi rendono un’azienda più soldi nel tempo, ma guadagnano anche un senso di realizzazione e di auto-miglioramento.
  • Soddisfazione del cliente: Molti piani di miglioramento dei processi mirano a compiti che sono rivolti ai clienti, e assicurarsi che i clienti siano soddisfatti è fondamentale per qualsiasi organizzazione.
  • Agilità: Il panorama del business è in continuo cambiamento, quindi mettere in atto una strategia di miglioramento dei processi equipaggerà la vostra organizzazione a gestire le perturbazioni future.
  • Sicurezza: Processi efficienti sono utili per ridurre gli incidenti sul posto di lavoro e le lesioni da stress ripetitivo, ed esaminare le attività fisiche che i dipendenti fanno come parte del loro lavoro può aiutare a renderli più sicuri in generale.
  • Modernizzazione: Le organizzazioni che resistono alla tecnologia probabilmente non sono lunghe per il mondo, e i piani di miglioramento dei processi sono ideali per adattare le nuove tecnologie ai flussi di lavoro della vostra azienda.
  • Innovazione: In qualsiasi azienda, ci sono cose che si fanno perché è il modo in cui le si è sempre fatte. Ma rompere quei processi per vedere come funzionano è uno dei modi migliori per far nascere una nuova idea e creare innovazione nella vostra organizzazione.

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Quali sono i tipi più comuni di piani di miglioramento dei processi?

Ci sono diversi metodi popolari di miglioramento dei processi che potete considerare di integrare nei vostri piani di miglioramento dei processi. Alcuni di questi metodi sono usati nelle più grandi aziende del mondo.

Six Sigma

process improvement plan lean six sigma

 

Un metodo di controllo della qualità sviluppato da un ingegnere della Motorola, Six Sigma è diventato un fenomeno globale, e la certificazione Six Sigma è molto ricercata in molte industrie. Six Sigma delinea cinque passi per migliorare le pratiche aziendali esistenti, abbreviato in DMAIC:

  • Definire
  • Misura
  • Analizzare
  • Migliorare
  • Controllo

Ecco come dovrebbe essere un piano di miglioramento dei processi quando si usa il metodo Six Sigma:

process improvement lean six sigma flowchart

 

Lean e Lean Six Sigma

Lean è tradizionalmente usato dalle aziende manifatturiere, ma i principi sono utili in tutti i settori, e come suggerisce il nome, i piani di miglioramento dei processi Lean si concentrano sulla riduzione degli sprechi. In particolare, Lean mira ad eliminare tutte le attività che non aggiungono valore all’utente finale del bene o del servizio. I passi sono:

  • Identificare il valore
  • Mappa del flusso di valore
  • Creare il flusso
  • Stabilire il tiro
  • Cercare la perfezione

Lean Six Sigma è l’ibrido dei due metodi, aiutando le organizzazioni a migliorare i processi attraverso il DMAIC, eliminando anche gli sprechi.

Gestione della qualità totale (TQM)

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La gestione della qualità totale (TQM) ha avuto il suo apice negli anni ’80 e nei primi anni ’90 prima dell’avvento di Lean e Six Sigma, ma i suoi obiettivi principali sono ancora validi oggi. I piani di sviluppo dei processi TQM si concentrano principalmente sul controllo della qualità, assicurando che la produzione dell’azienda sia della massima qualità possibile e determinando i modi per rendere la produzione ancora migliore.

Il TQM non ha fasi come la maggior parte degli altri metodi di miglioramento dei processi. Piuttosto, si concentra sui principi che dovrebbero guidare un’organizzazione con una mentalità TQM:

  • Focalizzato sul cliente
  • Coinvolgimento totale dei dipendenti
  • Centrato sul processo
  • Integrazione completa del team
  • Strategico e sistemico
  • Continuo
  • Decisioni basate sui dati
  • Comunicazione costante

Plan-Do-Check-Act (PDCA)

process improvement plan pdca

 

Plan-Do-Check-Act (PDCA) è un ciclo di gestione del cambiamento continuo che è stato stabilito per la prima volta dall’ingegnere e consulente di gestione W. Edwards Deming negli anni 50. Allora si chiamava Ruota di Deming, che fu poi modificata dagli ingegneri giapponesi per arrivare alla sua definizione attuale.

I passi coinvolti nel PDCA sono ovvi:

  • Piano
  • Fare
  • Controllare
  • Agire

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Come si crea un piano di miglioramento dei processi?

Il cambiamento non è facile, e può essere una sfida per le aziende capire cosa stanno facendo di sbagliato e come risolverlo. Ma questo è il motivo per cui stabilire un piano di miglioramento dei processi può aiutarvi a prendere decisioni basate sui fatti su come migliorare la vostra organizzazione.

Seguendo i passi che abbiamo delineato prima, esploriamo un ipotetico piano di miglioramento dei processi per un ufficio medico che riceve costantemente lamentele dai pazienti su quanti moduli devono riempire.

  • Definire: Quanti infermieri, tecnici, medici, receptionist e altri impiegati danno ai pazienti moduli da compilare?
  • Analizzare: Scrivete i passi coinvolti nel dare i moduli ai pazienti; fatelo per ogni persona il cui lavoro implica dare moduli ai pazienti. Elencate il nome di ogni modulo e determinate se alcuni sono duplicati, potrebbero essere condensati o potrebbero essere dati ai pazienti in un momento diverso.
  • Riprogettazione: Elaborare un nuovo piano per far compilare ai pazienti i moduli in questione che assicuri che lo studio medico abbia le informazioni di cui ha bisogno e segua tutte le misure di conformità e privacy richieste. I risultati potrebbero includere la richiesta ai pazienti di compilare i moduli prima di arrivare all’appuntamento, la costruzione di un’app che i pazienti possano usare per gestire i loro registri elettronicamente, la fornitura di qualsiasi modulo all’inizio o alla fine della visita e l’offerta di un’area privata e confortevole per compilarli.
  • Attuare: Informare i pazienti del nuovo processo e assicurarsi che i dipendenti siano formati su di esso.
  • Monitorare: Stabilire un periodo di tempo per cercare input dai pazienti su quanto sia fluido il processo di check-in, e identificare qualsiasi lacuna o ingorgo che rimane.

Personalizzate questo modello di piano di miglioramento del processo per riflettere l’esempio di cui sopra:

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Esempi di piani di miglioramento dei processi

I piani di miglioramento dei processi sono utili per le organizzazioni di tutti i tipi, e il loro output può includere semplici istruzioni verbali. Ma la maggior parte delle aziende trae vantaggio dalla creazione di grafici, presentazioni e infografiche per comunicare una varietà di aspetti che circondano il piano.

Date un’occhiata a questi modelli di piano di miglioramento dei processi che possono aiutare la vostra organizzazione.

Esempi di sviluppo del piano di miglioramento dei processi

Sviluppare un piano di miglioramento dei processi è complicato, ma gli strumenti visivi come le infografiche possono rendere più facile per il vostro team comprendere i passi coinvolti.

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Aiutate il vostro team di gestione e gli impiegati a capire i passi coinvolti nel ciclo plan-do-check-act (PDCA) con questa infografica. Personalizzatela per le vostre esigenze delineando le azioni specifiche che devono intraprendere nella sezione inferiore.

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Questa infografica del ciclo PDCA è ideale per le aziende che stanno implementando piani di miglioramento nella loro organizzazione.

Esempi di processi rivisti

Una volta che si è stabilito un nuovo modo di fare le cose, spiegare chiaramente il nuovo processo ai dipendenti (e talvolta ai clienti) è fondamentale. Le infografiche dei processi e delle scadenze sono utili, perché permettono alle persone di visualizzare i nuovi passi.

Ecco un esempio di un piano di miglioramento del processo per rivedere il processo di assistenza clienti, costruito sulla base del concetto PDCA:

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Personalizzate questa infografica del processo di gestione del progetto per il nuovo processo che voi e i vostri colleghi state creando. Cambiate rapidamente le icone con quelle che si applicano al vostro business e usate My Brand Kit per assicurarvi che il design sia in linea con la vostra identità aziendale.

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Usate questa infografica colorata per un nuovo processo che ha diversi passi. Allungate o accorciate come necessario per coprire tutti i passi del vostro processo rivisto. Oppure usate un modello come questo per creare un piano d’azione per il miglioramento del processo mentre iniziate il vostro lavoro.

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Esempi di politica rivisitata

I piani di sviluppo dei processi possono facilmente estendersi a una varietà di aree aziendali, e spesso è necessario creare nuove politiche e procedure sulla strada del nuovo processo. Le infografiche e altri strumenti possono aiutarvi a diffondere la parola e a documentare queste nuove politiche.

Se il vostro nuovo processo richiederà una documentazione aggiuntiva che deve essere firmata da un dipendente o dal suo supervisore, personalizzate questa procedura infografica che esplora come presentare le note spese. Cambiate il titolo, il contenuto e le illustrazioni per le vostre esigenze.

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Forse il vostro piano di miglioramento dei processi ha rivelato che nessuno nella vostra organizzazione è preparato per un disastro o un’emergenza. Il risultato del vostro team di miglioramento dei processi potrebbe essere un piano di continuità aziendale come questo.

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Esempi di sviluppo dei dipendenti

Il successo del vostro nuovo processo dipenderà interamente dalla capacità del vostro team di eseguirlo, e molte organizzazioni scoprono che una delle ragioni principali per cui i loro processi attuali non funzionano è che i membri del team mancano di certe competenze. Quindi, lo sviluppo dei dipendenti è spesso coinvolto nell’esecuzione di un piano rivisto.

Aiutate i membri del team a visualizzare le competenze che devono sviluppare lavorando con loro per creare una mappa mentale come questa.

process improvement career plan mind map

 

Personalizzate questa infografica di pianificazione della carriera per i membri del team mentre lavori con loro per aiutarli a costruire le competenze necessarie. Mentre questo esempio riguarda la pianificazione della carriera in generale, è facile da personalizzare con specifiche per i vostri dipendenti.

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Esempi di gestione del cambiamento

Gli esseri umani per natura sono resistenti al cambiamento, e la vostra organizzazione può trovare difficile implementare un nuovo processo. Questi piani di gestione del cambiamento possono aiutarvi a comunicare e motivare il vostro team.

Seguite i passi in questa infografica del processo di gestione del cambiamento per rompere l’ostinata aderenza del vostro team ai vecchi e inefficienti processi.

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Aggiornate questa infografica sul processo di pianificazione per aiutare a portare il vostro team dalla parte del cambiamento. I dipendenti che si sentono coinvolti nel guidare l’azienda nella giusta direzione sentiranno un forte senso di proprietà nell’intera operazione di miglioramento dei processi.

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Piano di miglioramento dei processi FAQ

Avete altre domande sulla creazione di un piano di miglioramento dei processi per la vostra organizzazione? Abbiamo le risposte.

Come si propone un piano di miglioramento dei processi?

La comunicazione è una parte critica del miglioramento dei processi. Se le persone non sanno o non capiscono perché il cambiamento è necessario, è improbabile che abbraccino qualsiasi nuovo processo. Proporre un piano di miglioramento dei processi richiede un individuo o un piccolo gruppo che possieda lo sviluppo del piano dall’inizio alla fine e che possa essere evangelista del piano in tutta l’organizzazione.

Quali sono i contenuti di un piano di miglioramento dei processi?

In generale, i piani di miglioramento dei processi devono includere una definizione del processo, una spiegazione dei suoi passi, un’identificazione dei modi in cui è carente, un nuovo processo proposto e un meccanismo per monitorare i passi rivisti.

Come trovate le aree di miglioramento dei processi?

Se sapeste esattamente perché la vostra organizzazione non ha avuto successo, la risolvereste subito. Ma trovare aree di miglioramento dei processi significa tenere l’orecchio a terra e osservare l’organizzazione in modo obiettivo. Le aree comuni di miglioramento dei processi includono la sovrapposizione di autorità, le scadenze costantemente non rispettate, lo scarso controllo di qualità, i problemi di sicurezza fisica, la correzione degli errori piuttosto che la loro prevenzione, l’insoddisfazione dei dipendenti e dei clienti e l’eccesso di spesa.

In sintesi: i piani di miglioramento dei processi possono aiutare la vostra azienda ad essere più produttiva ed eliminare la frustrazione organizzativa

Identificare dove la vostra azienda sta fallendo nei processi utilizzati in tutta l’organizzazione non è un compito facile, in quanto richiede un esame spassionato di come si può cadere in basso. Ma gli strumenti di comunicazione visiva come le infografiche, le mappe mentali e le illustrazioni dei processi possono aiutare a comunicare i problemi al vostro team e a far muovere tutti nella giusta direzione.

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