Guida alla diagrammazione dei processi [+modelli]

Sappiamo tutti che le immagini come i diagrammi e i diagrammi di flusso sono il modo migliore per semplificare e comunicare informazioni complesse come i flussi di decisioni.

Ma cosa bisogna considerare quando si mappano i processi aziendali?

Quali tipi di diagrammi sono più adatti a quali tipi di processi?

Come si progetta un diagramma di processo che sia facile da capire e coinvolgente?

Questo è ciò su cui lavoreremo oggi.

In questa guida, cercherò di tagliare un po’ di mumbo-jumbo intorno alle tecniche di diagrammi di processo. Ci concentreremo sui fondamenti della progettazione di belle immagini che comunicano efficacemente i vostri processi.

Con Flow Chart Maker di Venngage, potete creare diagrammi di processo migliori per i dipartimenti della vostra azienda. Nessuna esperienza di progettazione richiesta.

Cliccare per saltare avanti:

Cos’è la mappatura dei processi aziendali?
A cosa servono i diagrammi di processo?
Tipi di processi aziendali (+ esempi di diagrammi di processo e modelli)
Come mappare un processo aziendale: simboli del diagramma di processo
Come mappare un processo aziendale: migliori pratiche e consigli di progettazione
Come creare un diagramma di processo aziendale con Venngage

Cos’è la mappatura dei processi aziendali?

La mappatura dei processi aziendali si riferisce all’esercizio di analizzare e documentare un processo che viene eseguito all’interno della vostra organizzazione.

La mappatura potrebbe concentrarsi su una visione di alto livello delle principali parti in movimento, o descrivere i dettagli minuziosi di un flusso di lavoro specifico.

Il risultato di un’attività di mappatura dei processi è un diagramma di processo.

Nel diagramma di flusso sanitario qui sotto, i lettori sono guidati attraverso i possibili risultati e vengono date istruzioni in base ai diversi risultati. Un diagramma di flusso come questo può aiutare gli utenti ad accedere rapidamente ai servizi di cui hanno bisogno.

Un diagramma di processo aziendale utilizza immagini per rappresentare una serie di passi che sono significativi per il vostro business, come questa guida alla valutazione di potenziali candidati al lavoro:

I diagrammi di processo di business sono tradizionalmente diagrammi di flusso, ma il tipo di diagramma di processo di business che si produce dovrebbe essere scelto in base:

Le informazioni che avete bisogno di mappare (che potrebbero includere i passi, le persone, i sistemi, i dati, gli input, gli output, le decisioni o le azioni che sono coinvolti nel processo)
Lo scopo del diagramma
Il pubblico con cui state comunicando

I tipi di diagrammi dei processi aziendali includono:

Diagrammi di flusso (le varianti includono i diagrammi a corsie, i diagrammi SIPOC e i diagrammi di flusso di alto livello)
Mappe mentali
Infografiche di processo
Diagrammi del flusso di lavoro
Mappe del viaggio del cliente
Diagrammi dei casi d’uso
e più…

Ma non esageriamo. Perché le aziende creano diagrammi di processo?

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A cosa servono i diagrammi dei processi aziendali?

Le aziende sono costruite intorno a persone con diversi background, ruoli e responsabilità che lavorano insieme su processi comuni. Il diagramma di processo può aiutare a costruire una comprensione condivisa di questi processi essenziali.

I diagrammi di processo possono aiutare a garantire che un compito sia eseguito allo stesso modo nel tempo e in un team. Possono promuovere la trasparenza e aiutare a rafforzare l’allineamento in un’organizzazione.

I diagrammi di processo possono essere guide di alto livello, come questa mappa mentale della strategia di marketing intelligente usata per costruire l’allineamento tra un team di marketing e un team di prodotto:

Con i diagrammi di flusso di processo Smart di Venngage, potete facilmente personalizzare i diagrammi di flusso per una varietà di esigenze aziendali.

Aggiungete o cancellate i rami da un diagramma di flusso o mappa mentale. Collegate le forme esistenti a quelle nuove e ridimensionate gli elementi con pochi clic.

Il diagramma intelligente si adatta automaticamente al vostro contenuto. E potete aggiungere la formattazione da voi scelta alle diverse forme usando la funzione di formattazione nel menu.

Oppure un diagramma di processo di flusso può agire come un modello passo dopo passo che aiuta un dipendente a eseguire un compito specifico, come questa guida al diagramma Smart per risolvere i problemi di fatturazione:

Il diagramma di processo può giocare un ruolo nell’ottimizzazione e nella comunicazione di qualsiasi processo interno, specialmente per processi complessi, che cambiano spesso, o che coinvolgono diverse persone. Alcuni esempi includono:

Allineare un’organizzazione su nuove direzioni strategiche
Formazione dei dipendenti su processi complessi per garantire la conformità e l’accuratezza
Onboarding dei nuovi dipendenti
Pianificazione dei flussi di lavoro per i nuovi progetti
Ottimizzare i flussi di lavoro esistenti e ridurre la ridondanza

I diagrammi di processo hanno anche un posto nel miglioramento della comunicazione esterna. Possono essere usati per fornire una panoramica dei vostri servizi ai potenziali clienti, aiutare a guidare i clienti attraverso un sistema complesso e rendere le informazioni tecniche più accessibili al pubblico non tecnico.

Questo diagramma di flusso del processo aziendale delinea i passi che devono essere seguiti durante la consulenza ai dipendenti.

In poche parole: le imprese usano il diagramma di processo per mantenere e migliorare la qualità e l’efficienza del lavoro – per analizzare, ottimizzare e comunicare sui processi di lavoro.

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Tipi di processi aziendali (+ esempi di diagrammi di processo e modelli)

Diamo un’occhiata ad alcuni tipi di processi aziendali che dovrebbero essere considerati per l’ottimizzazione e la documentazione.

I processi di business sono classificati in 3 tipi:

Processi operativi: questi processi forniscono direttamente valore ai clienti e sono fondamentali per l’offerta aziendale (esempi: sviluppo del prodotto, approvvigionamento)
Processi di supporto: questi processi non generano direttamente reddito ma supportano i processi operativi (esempi: assunzione, libro paga)
Processi di gestione: questi processi sono focalizzati sul monitoraggio e sul miglioramento dell’efficienza nei processi operativi e di supporto (esempi: pianificazione della strategia, valutazione delle prestazioni dei dipendenti)

Questi processi possono essere ulteriormente suddivisi per ruolo. Ecco una rapida lista (continuate a leggere per esempi e modelli):

Risorse umane: processo di onboarding dei dipendenti, processo di assunzione, processo disciplinare dei dipendenti, linee guida per lo screening del curriculum, il processo di intervista
Finanza: pianificazione, budgeting, previsione, reporting (per modelli come questi, iniziate con Venngage for Finance. Tutte le risorse visive di cui avete bisogno e un semplice editor per personalizzare i vostri progetti).
Gestione: pianificazione strategica, valutazione delle prestazioni, governance aziendale
Vendite: prospezione delle vendite, qualificazione dei lead, lead nurturing, chiusura
Customer Service & Support: processi di self-service del cliente, risoluzione dei problemi, gestione della comunità
Produzione e operazioni: acquisizione e gestione delle forniture

Per esempio, questo template Smart site map renderà più facile per gli sviluppatori di siti web organizzare una pagina web.

Potete facilmente modificare un diagramma Smart, come quello sopra, in Venngage cliccando sul pulsante “più” o “meno” accanto a una forma o casella di testo.

Potete anche scegliere a quali rami volete che i vostri oggetti si colleghino.

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Diagrammi di flusso della gestione dei processi HR

La documentazione dei processi è parte integrante della professione HR. Per responsabilità come la conformità, le assunzioni e i licenziamenti, i processi devono essere seguiti.

La documentazione dei processi può aiutare i professionisti delle risorse umane:

Comunicare le politiche e i processi aziendali in tutta l’organizzazione
Imbarcare i dipendenti in modo rapido ed efficiente
Garantire un processo di assunzione equo e coerente
Rafforzare l’apprendimento per la formazione dei dipendenti e lo sviluppo delle competenze

Una mappa mentale come quella qui sotto, per esempio, può essere un modo semplice per chiarire e comunicare le politiche e i processi aziendali in più reparti.

I diagrammi di flusso possono anche aiutare durante il processo di assunzione per assicurarsi che l’assunzione sia equa e coerente.

Un professionista delle risorse umane potrebbe documentare processi separati per prima, durante e dopo l’intervista del candidato, o fornire tutto in un unico riassunto, come questa infografica del processo di assunzione:

Allo stesso modo, standardizzare (e comunicare) il processo di valutazione delle prestazioni aiuterà a stabilire le aspettative dei dipendenti, in modo che non ci siano sorprese quando arriva il momento delle revisioni annuali.

Durante l’inserimento dei nuovi dipendenti, avere una serie di processi documentati da seguire può aiutare a mantenere i tirocinanti in carreggiata e motivati quando si aggiornano sui processi organizzativi.

Considerate la possibilità di tracciare il completamento di ogni fase dell’onboarding con una lista di controllo del processo di onboarding:

Suddividere ogni processo principale che un dipendente deve imparare in passi concreti in infografiche riassuntive (come quella qui sotto) ridurrà anche la pressione sul resto del personale, che avrà più tempo per gestire le cose che richiedono un approccio pratico.

Questi documenti di formazione possono anche essere usati come riferimento dai dipendenti esistenti che hanno bisogno di rinfrescare le loro competenze.

Nel diagramma di flusso della pipeline di vendita qui sotto, i lettori sono guidati attraverso i possibili risultati e vengono date istruzioni in base ai diversi risultati. Un diagramma di flusso come questo può aiutare gli utenti ad accedere rapidamente ai servizi di cui hanno bisogno.

Per saperne di più: Venngage per i team di formazione e sviluppo

Diagrammi di flusso dei processi sanitari e mappe del percorso del paziente

Proprio come i professionisti delle risorse umane, gli operatori sanitari fanno molto affidamento sui processi per mantenere le organizzazioni senza intoppi. Il diagramma di processo può aiutare gli operatori sanitari con:

Comunicazione con il paziente: aiutare i pazienti a capire le loro opzioni e a prendere decisioni informate
Conformità dei dipendenti: aiutare i professionisti ad attenersi alle migliori pratiche
Miglioramento della qualità: analizzare il flusso di persone, servizi e informazioni attraverso un centro sanitario

I diagrammi di flusso possono essere un modo facile e affidabile per permettere ai pazienti di prendere decisioni informate sulla loro salute, senza richiedere un aiuto pratico.

I diagrammi di flusso e le infografiche di processo possono essere altrettanto utili per gli operatori sanitari quanto lo sono per i pazienti.

Per saperne di più: Venngage per le organizzazioni sanitarie

L’infografica del processo dell’American Tinnitus Association qui sotto, per esempio, delinea i passi di assunzione necessari per i pazienti con tinnito.

Fonte

Questo tipo di processo infografico aiuta a far sì che i pazienti abbiano accesso ai servizi di cui hanno bisogno, senza gravare troppo sull’operatore sanitario.

Mappatura del viaggio del paziente per il miglioramento della qualità

La mappatura dei processi gioca anche un ruolo centrale in molte iniziative di miglioramento della qualità sanitaria, che coinvolgono l’analisi e l’ottimizzazione dei processi interni per aumentare la qualità delle cure per i pazienti.

La mappatura del flusso di persone, informazioni e servizi lungo il percorso del paziente, per esempio, può evidenziare le aree di miglioramento, come mostrato nel diagramma di flusso sanitario qui sotto.

Fonte

Potrebbe rivelare che una procedura di check-in richiede troppo tempo, o che le informazioni del paziente devono passare attraverso più sistemi per arrivare dove devono andare.

Potete iniziare a costruire la vostra mappa del viaggio del paziente da un semplice diagramma di flusso come quello qui sotto:

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Esempi di flusso del processo di gestione

Una grande parte della leadership e della gestione comporta la supervisione e il monitoraggio dei processi e la correzione dei dipendenti che non sono allineati.

Dirigenti e manager possono usare mappe mentali, come quella qui sotto, per pianificare e poi comunicare una strategia per come un’organizzazione mira a raggiungere obiettivi a lungo termine.

Venngage Smart Mind Map Maker vi aiuta a creare diagrammi migliori più velocemente.

Aggiungete o rimuovete le forme con il clic di un pulsante. Usate la funzione Tidy per riallineare le nuove forme al resto del diagramma.

E potete aggiungere lo stile a una forma o a tutte usando le opzioni di formattazione nel menu.

Mentre un manager potrebbe presentare la sua strategia in una riunione a tutto il personale, consegnare un diagramma di processo o una linea temporale come quella qui sotto (con più dettagli di quelli che possono essere coperti in una breve riunione) può aiutare a mantenere i dipendenti in pista molto tempo dopo.

Poi, quando arriva il momento di rivedere le prestazioni dell’azienda e dei dipendenti, questa documentazione di processo rende facile confrontare i passi che sono stati fatti con quelli che erano stati inizialmente pianificati. Se ci sono discrepanze, le soluzioni possono essere elaborate nella strategia per l’anno successivo.

Diagrammi di flusso di gestione

Un manager che sta delegando parte del processo decisionale ai suoi rapporti diretti potrebbe preoccuparsi che la qualità del processo decisionale diminuisca.

Fornire ai dipendenti i diagrammi degli alberi decisionali può alleviare questa preoccupazione e farli sentire sicuri del loro lavoro.

I diagrammi di flusso possono anche aiutare i manager a pianificare nuovi processi prima di implementarli nella loro organizzazione. La mappatura dei processi può aiutare i manager a capire e preparare le dipendenze di un tale cambiamento.

Iniziate a pianificare i vostri processi con un semplice diagramma di flusso o un modello di diagramma ad albero delle decisioni come questo:

Esempio di diagramma del flusso di lavoro

I diagrammi di flusso, che sono come i diagrammi di flusso ma mostrano le azioni di una singola persona, sono perfetti per mappare i flussi degli utenti.

Questo diagramma del flusso di lavoro, per esempio, mostra il percorso di un cliente che elabora un pagamento su un sito web.

Diagrammi come questo possono aiutare i team di supporto clienti a capire come assistere i clienti che incontrano problemi nel flusso, aiutando a garantire che i clienti abbiano i loro problemi risolti in modo rapido ed efficiente.

È anche possibile utilizzare un diagramma del flusso di lavoro per costruire una mappa del sito web che un team di marketing e progettazione può facilmente seguire. Questa mappa mentale intelligente è pulita e precisa e include nodi intelligenti che possono essere personalizzati con un clic di un pulsante.

I diagrammi del flusso di lavoro aiutano anche i project manager a tenere traccia delle pietre miliari del progetto e dei deliverable per assicurarsi che il progetto sia consegnato in tempo. Le tabelle di progetto sono un’altra opzione.

Per saperne di più: 20+ Modelli di diagrammi di flusso, suggerimenti per il design ed esempi

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Come mappare un processo aziendale: simboli del diagramma di processo

Ci sono diversi standard di notazione che si possono usare e che specificano i significati dei simboli usati per diagrammare i processi, compresi:

Unified Modeling Language (UML): un insieme di simboli usati nello sviluppo del software per visualizzare la progettazione di un sistema
Business Process Model and Notation (BPMN): un insieme di simboli progettati per visualizzare i processi aziendali
International Organization for Standardization (ISO) flowchart: un insieme di simboli per i diagrammi di flusso, con convenzioni per tipi specifici di diagrammi di flusso, compresi i diagrammi di flusso di dati, sistemi e programmi

Il problema con questi sistemi è che si basano sul fatto che il vostro pubblico capisca questi standard specifici.

Dal momento che l’obiettivo del diagramma è di solito quello di aiutare la comunicazione tra gruppi di persone con diverse basi di conoscenza, è spesso meglio attenersi ad alcune delle forme più comuni che saranno facili da capire per la maggior parte del pubblico.

Ecco le forme più comuni usate nel tipo più comune e utile di diagramma di processo, il diagramma di flusso:

Rettangolo (attività): usato per rappresentare un passo, un compito o un’attività svolta da una persona
Diamante (decisione): usato per rappresentare un punto di decisione, dove il flusso si divide in due o più percorsi
Freccia (flusso): usata per indicare l’ordine degli eventi
Pill (start/end): usato per rappresentare un trigger che inizia o termina un processo

Diamo un’occhiata a come si possono usare questi quattro simboli per visualizzare processi complessi per qualsiasi pubblico.

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Come mappare un processo aziendale: migliori pratiche e consigli di progettazione

Raccogliere informazioni e scegliere un tipo di diagramma di processo

Prima di lanciarvi nella progettazione del documento finale che vi aspettate di presentare al vostro team, al vostro cliente o alla vostra cliente, passate un po’ di tempo a pensare a cosa volete mostrare e perché.

Considerate quali informazioni volete comunicare:

Volete specificare i ruoli o il personale che sono responsabili di compiti specifici?
Volete fornire una panoramica di alto livello di un processo che serva da punto di partenza per un nuovo dipendente?
Volete comunicare quanto tempo deve durare ogni parte del processo?
Volete evidenziare i punti critici del processo, o quali sono gli input e gli output?
Volete aiutare un dipendente a completare un compito specifico?

Una mappa mentale, come quella qui sotto, potrebbe essere la migliore per comunicare una strategia di alto livello:

Le linee temporali potrebbero mostrare informazioni simili, ma sposterebbero l’attenzione su periodi o date:

I diagrammi di flusso sono l’opzione più flessibile, e spesso la più utilizzabile perché sono ampiamente compresi.

Sono il gold standard quando si tratta di comunicare processi con percorsi multipli, e sono facilmente personalizzabili per adattarsi al livello di dettaglio necessario per qualsiasi processo.

È facile aggiungere ulteriori strati di informazioni come le persone responsabili di un dato sottoinsieme di compiti, o il tempo che un insieme di compiti potrebbe richiedere.

Usate stili, dimensioni e forme coerenti per un look pulito e professionale

I diagrammi di processo possono diventare rapidamente disordinati e difficili da seguire, specialmente quelli con molti passi e punti di decisione.

Potete mantenere il vostro diagramma del flusso di lavoro pulito:

Mantenere le forme coerenti nelle dimensioni e allineate tra loro
Usare connettori che iniziano e finiscono nello stesso punto della forma per ogni passo
Usare una spaziatura coerente (a meno che non si voglia indicare dei raggruppamenti, come l’esempio qui sotto)
Disporre i flussi dai punti di decisione in modo coerente (cioè no a sinistra, sì a destra)
Ridurre il numero di curve e angoli nelle linee di collegamento

Se si seguono queste linee guida, anche un diagramma di processo complesso può avere un aspetto professionale ed essere facile da seguire.

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Utilizzare colori e icone per enfatizzare le informazioni chiave

Uno dei principi più importanti della comunicazione visiva è quello di usare il colore e le immagini per servire uno scopo, non solo come decorazione.

Questo è particolarmente importante per un diagramma di processo a cui si farà riferimento regolarmente e che deve essere compreso a colpo d’occhio.

Considerate l’uso di colori contrastanti come il rosso e il verde o l’arancione e il blu per differenziare i flussi positivi e negativi (e mostrando i passi regolari in un colore neutro), come mostrato nel diagramma di decisione qui sotto:

Potete anche aggiungere icone per chiarire o attirare l’attenzione sui passi chiave, o per rendere il design più coinvolgente, come in questo esempio di infografica di processo:

Usare bordi, forme e linee temporali per aumentare la densità delle informazioni

Un modello di diagramma di flusso di base può fornire un ottimo punto di partenza per il vostro design finale, ma potrebbe non includere elementi per tutto ciò che avete bisogno di comunicare.

Potete usare elementi come bordi, forme e linee temporali per trasformare qualsiasi diagramma di flusso di base in diagrammi che visualizzano informazioni più complesse.

Per esempio, aggiungendo bordi o forme di supporto a un diagramma di flusso, si può creare un diagramma swimlane, come l’esempio qui sotto, che chiarisce le responsabilità dei diversi gruppi all’interno dello stesso processo.

Fonte

Allo stesso modo, aggiungendo qualcosa come una linea temporale (che potete estrarre da un modello di linea temporale) a un diagramma di flusso, potete aumentare l’utilità del vostro diagramma, e risparmiarvi la fatica di creare e condividere un documento separato.

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Includere etichette o una legenda nel vostro diagramma di processo

Se state usando dei simboli che non sono standard o autoesplicativi, non dimenticate di aggiungere delle etichette o includere una legenda per i vostri lettori.

Mentre i vostri lettori possono sicuramente dedurre in base al contenuto, il vostro diagramma di flusso sarà più utilizzabile (e più veloce da afferrare) se siete espliciti ogni volta che potete esserlo.

Questo significa etichettare qualsiasi flusso dai punti di decisione, se li avete, come le etichette “alto” e “basso” in questo diagramma di flusso:

O aggiungere una legenda per chiarire i significati di qualsiasi colore o forma, come in questo diagramma del processo di marketing:

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Come creare un diagramma di processo aziendale con Venngage

Venngage è uno strumento di comunicazione visiva online che offre una grande varietà di modelli di diagrammi di processo. Questi non sono solo i vostri diagrammi di flusso medi.

Per fare un diagramma di processo aziendale in Venngage, iniziate creando un account Venngage gratuito. Questo vi darà accesso ai nostri modelli e al nostro editor.

Sfogliate la nostra pagina dei modelli per trovare un modello di diagramma di processo che soddisfi le vostre esigenze. Abbiamo migliaia di modelli tra cui scegliere, quindi iniziate controllando le nostre categorie di diagrammi di processo più importanti:

Cercate il banner verde ‘Smart Template’ sui modelli per scegliere un diagramma di flusso di lavoro smart. Ecco come appare il banner nella libreria Venngage:

Trovate un modello che corrisponda alla struttura del vostro processo e a ciò che volete comunicare.

Poi, nell’editor, scambiate il vostro testo e aggiungete immagini per rendere le idee chiave pop.

La nostra funzione di sostituzione delle icone rende facile sperimentare con immagini e icone diverse. Cliccate su qualsiasi icona nel vostro design e cliccate su “Sostituisci” per sostituirla. Potete cercare la nostra libreria o le icone professionali per parola chiave per trovare le icone che funzionano per voi.

Potete anche trovare forme, linee e bordi sotto “Icone” nel pannello di sinistra. Non dimenticate di usarle per aggiungere ulteriori livelli di informazione al vostro design, come usare i bordi per indicare i raggruppamenti, o usare forme e linee per aggiungere una linea temporale.

Se avete delle linee guida del marchio da rispettare, usate My Brand Kit per applicare rapidamente i colori del vostro marchio. Basta cliccare per applicarli e rimescolarli finché non ne siete soddisfatti! Ricordate, cercate di usare colori più brillanti per attirare l’attenzione sulle informazioni più importanti.

Infine, condividete il vostro diagramma con la vostra squadra! Venngage rende semplice memorizzare e condividere i vostri diagrammi con le persone che contano.

Quando avete finito di modificare, copiate il link per condividerlo direttamente con un collega o un cliente. Passate a un account Business per scaricare il vostro diagramma di flusso o attivare le funzioni del team, come la condivisione del team e la collaborazione in tempo reale.

Utilizzare diagrammi di processo e di flusso di lavoro per creare strutture aziendali migliori

Se state affrontando problemi con l’allineamento del team, volete migliorare l’efficienza del posto di lavoro o vi state preparando ad assumere nuovi dipendenti, la mappatura dei processi aziendali può aiutarvi.

Iniziate a costruire la vostra libreria di documentazione dei processi con diagrammi di processo come diagrammi di flusso, mappe mentali e infografiche di processo che vi aiuteranno a mantenere voi e il vostro team sulla stessa pagina (non importa quanto grande o piccolo sia il vostro business).

Con Venngage, iniziare non potrebbe essere più facile. Iniziate a migliorare i vostri processi oggi stesso!