Cos'è il ciclo PDCA + modelli PDCA

Il miglioramento dei processi e la gestione del cambiamento sono compiti critici ma difficili in qualsiasi organizzazione. Ma seguire un sistema di miglioramento dei processi può aiutare, e molte organizzazioni si affidano al ciclo PDCA per aiutarle a migliorare.

Esploriamo i dettagli del PDCA e rivediamo come le organizzazioni possono usare strumenti di comunicazione visiva come infografiche, liste di controllo, volantini e altro per aiutare i membri del team a navigare nel disordine.

Scoprite come potete usare Venngage per applicare le immagini ai materiali per la formazione e lo sviluppo dei vostri dipendenti e per il miglioramento dei processi – non è richiesta alcuna esperienza di design.

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Cos’è il ciclo PDCA?

Plan-Do-Check-Act, o PDCA, è un modello per il miglioramento continuo del processo. L’ingegnere e consulente di gestione W. Edwards Deming lo ha sviluppato negli anni 50, usando la parola “Study” al posto di “Check”, ed è diventato noto come la ruota di Deming o ciclo di Deming. Gli ingegneri giapponesi l’hanno poi modificato, portandoci alla versione attuale, il ciclo PDCA.

Il ciclo PDCA è utile in una gamma di esigenze aziendali, tra cui il lancio di nuovi prodotti, le revisioni dei processi principali e ogni volta che un nuovo processo o un cambiamento viene introdotto nell’organizzazione.

Ecco uno sguardo più da vicino ai passi:

Piano: Identificare il problema o la questione che affronterete
Fare: Formulare e testare potenziali soluzioni al problema
Controllare: Esaminare i risultati di ogni test (e a volte modificare i parametri del test e rifare il test)
Agire: Implementare la soluzione che meglio si adatta alle vostre esigenze

Implicito nel nome e nella forma del ciclo PDCA è che è continuo. Proprio come una ruota che continua a girare, il ciclo PDCA è progettato per ricominciare da capo, identificando qualsiasi nuovo problema che è emerso nel vostro processo e passando di nuovo attraverso ogni passo.

Scoprite di più su come mettere in atto le procedure operative standard dopo aver completato il vostro ciclo PDCA.

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Quali sono i maggiori vantaggi e svantaggi del ciclo PDCA?

Il quadro di gestione del cambiamento del ciclo PDCA è un modo semplice di capire il miglioramento del processo, ma potrebbe non essere giusto per ogni organizzazione. Quindi, quali sono alcuni dei suoi maggiori pro e contro?

Vantaggi

Semplice da capire
Permette di testare più soluzioni
Alto potenziale per innovazioni rivoluzionarie

Svantaggi

Richiede tempo, non è ideale per le crisi che richiedono soluzioni rapide
Richiede un impegno continuo, che può aumentare la fatica del cambiamento
Può essere troppo semplicistico per un cambiamento organizzativo su larga scala

Affidarsi al ciclo PDCA per un cambiamento organizzativo su larga scala richiede di usare il quadro per considerare ogni parte del vostro business, il che significa che il ciclo viene ripetuto costantemente. A seconda della portata del cambiamento e delle dimensioni della vostra organizzazione, questo può essere irrealistico.

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Come usare il ciclo PDCA?

Ottenere il massimo da qualsiasi strumento richiede di usarlo correttamente, e questo è vero anche per il ciclo plan-do-check-act. Esploriamo alcuni potenziali risultati del ciclo PDCA ed esempi di PDCA che potete usare nella vostra organizzazione.

Piano di miglioramento del servizio clienti PDCA

Questo modello presenta in dettaglio come un dipartimento di assistenza clienti può usare PDCA per migliorare i suoi processi. Potete personalizzare questo piano per i team di assistenza clienti della vostra azienda, o per qualsiasi progetto di miglioramento dei processi o di gestione dei cambiamenti che si presenta.

Notate l’uso di icone e illustrazioni per aiutare a visualizzare le informazioni e vivacizzare il piano allo stesso tempo. Se volete cambiare una di queste icone, basta fare doppio clic su una e scegliere l’alternativa:

Esempio di ciclo PDCA per il marketing

Il SEO e il content marketing sono praticamente un ciclo PDCA continuo. Questo perché se state cercando di guidare il traffico organico al vostro sito web, dovete costantemente controllare i vostri numeri, provare nuove cose e decidere cosa funziona meglio.

Ecco un esempio di come applicare il PDCA per aumentare il traffico del sito web:

Piano: Fissare il basso traffico al contenuto importante del vostro sito web
Fare: Esplorare nuovi metodi come l’email marketing, i social media, gli annunci e il content marketing
Controllare: Rivedere i risultati di ogni metodo, identificando quali hanno aumentato maggiormente il traffico
Agire: A seconda dei risultati, implementare nuovi metodi in modo permanente. Se nessuno è stato sufficiente, ricominciate il processo. E se si adotta uno dei nuovi metodi, continuare il ciclo PDCA per ottimizzare quei metodi.

Usate questa lista di controllo di marketing per ottimizzare il vostro SEO e i contenuti dei social media come parte del vostro impegno continuo al PDCA.

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Esempio di ciclo PDCA di assunzione

Se la vostra organizzazione ha difficoltà ad assumere i dipendenti giusti, il problema potrebbe essere legato al vostro processo di assunzione e di inserimento.

Diamo un’occhiata a come si può affrontare un problema di assunzione e migliorare l’esperienza dei nuovi dipendenti attraverso l’uso del PDCA:

Piano: Esaminare il processo per intervistare, assumere e imbarcare
Fare: Identificare le migliori fonti di buoni candidati per diversi tipi di lavoro, sperimentare il processo di valutazione e implementare nuovi materiali per l’inserimento
Controllare: Confrontare l’efficacia e il successo delle nuove assunzioni per quanto riguarda ogni nuovo aspetto del processo di assunzione, rivedere gli aspetti toccati nella fase precedente se necessario
Agire: Solidificare i cambiamenti o rivedere l’esperimento e ricominciare da capo

Se la vostra azienda si affida ai volantini di assunzione o ai post sui social media per avvisare gli interessati delle offerte di lavoro, provate qualche test A/B creando diverse versioni dei volantini per vedere quali tipi di candidati sono più attratti da ogni versione.

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Esempio di ciclo PDCA per la formazione e lo sviluppo dei dipendenti

Il ciclo PDCA e gli strumenti visivi sono ideali per lo sviluppo e la formazione dei dipendenti. E il business case per migliorare i vostri strumenti di sviluppo dei dipendenti è chiaro: un sondaggio di LinkedIn ha scoperto che il 94% dei lavoratori rimarrebbe più a lungo con un’azienda che ha investito nell’aiutarli a imparare e migliorare.

Imparate come potete applicare il ciclo PDCA alla costruzione di un programma di formazione:

Piano: Formare il reparto vendite sul nuovo strumento di gestione delle relazioni con i clienti
Fare: Identificare il metodo e i tempi ideali per la formazione dell’intero reparto e/o dei singoli membri del team
Controllare: Confrontare l’assorbimento del materiale da parte dei singoli dipendenti per determinare se un metodo di formazione è migliore dell’altro
Agire: Se nessun metodo fornisce risultati sufficienti, ricominciare il processo; se un metodo è un chiaro vincitore, implementarlo in tutto il team e iniziare il ciclo PDCA per utilizzare il metodo per altri tipi di formazione nell’organizzazione

Anche se questa lista di controllo per la valutazione dei bisogni di formazione è stata creata per una struttura sanitaria, può essere facilmente personalizzata per parlare delle competenze individuali coinvolte nella formazione del vostro personale di vendita su una nuova piattaforma CRM.

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Come usare la comunicazione visiva nel processo PDCA

Mentre PDCA è una struttura relativamente semplice, ogni passo richiede un approccio unico per ottenere il massimo dal metodo di miglioramento del processo. È qui che gli strumenti di comunicazione visiva come le infografiche, le liste di controllo, le linee temporali e altri possono essere utili.

Ecco alcuni modi aggiuntivi per usare la comunicazione visiva nel vostro processo PDCA.

Liste di controllo PDCA

Le liste di controllo sono utili in tutto il processo PDCA per assicurare che i compiti siano completati, sia che si tratti di identificare i problemi o di testare le soluzioni.

Tenete traccia dei compiti interdipartimentali durante il vostro processo PDCA con questo modello di lista di controllo. Aggiornate i team e i compiti per renderli appropriati alle vostre esigenze.

Questo modello di lista di controllo è ideale per le organizzazioni che dovranno mettere mano a molti compiti e processi lavorativi mentre lavorano attraverso il ciclo PDCA. Non c’è abbastanza spazio? Potete aggiungere rapidamente e facilmente pagine in Venngage.

Una lista di controllo come questa è ideale per aiutare a identificare gli ostacoli e le rotture nei vostri processi esistenti, e può essere usata per le riunioni di check-in dopo ogni passo importante del ciclo PDCA.

Linee temporali e scadenze PDCA

Uno dei maggiori svantaggi dell’uso del PDCA per il miglioramento dei processi è che può richiedere molto tempo, e data la sua natura ciclica, è difficile sapere quando si è finito. Mantenete il vostro team in pista creando linee temporali e programmi.

Stabilire le pietre miliari principali a intervalli che hanno senso per la vostra organizzazione. Per esempio, rivisitando il piano del nostro dipartimento HR per aggiornare il loro processo di assunzione, ogni nuova assunzione potrebbe rappresentare una pietra miliare importante e i singoli elementi potrebbero applicarsi a specifiche competenze che dovrebbero acquisire attraverso l’onboarding.

Un modello di timeline di progetto come questo è ideale per le organizzazioni in cui il processo PDCA toccherà molti team o funzioni nell’azienda.

Tenete il team aggiornato su dove vi trovate nel processo PDCA tracciando e condividendo le tappe principali con questa infografica della timeline.

Diagrammi di processo PDCA e diagrammi di flusso

I diagrammi di processo e i diagrammi di flusso sono un modo eccellente per capire le operazioni attuali. In alcuni casi, è possibile identificare immediatamente i guasti, ma in ogni caso, visualizzare i processi esistenti è fondamentale per migliorarli.

Questo modello di diagramma di flusso può aiutarvi a diagnosticare e diagrammare molti processi nella vostra organizzazione, e con il flowchart maker di Venngage, è semplice aggiungere o togliere punti.

Usando il nostro precedente esempio SEO, questo diagramma a lisca di pesce del processo di produzione potrebbe essere aggiornato per visualizzare quali passi il team di marketing prende per identificare gli argomenti del contenuto.

Un’azienda manifatturiera che cerca di implementare il PDCA potrebbe usare un albero decisionale del prodotto come questo per prendere una decisione guidata dai dati nelle fasi Do, Check e Act.

Infografica PDCA

Le infografiche possono aiutare le aziende a implementare il modello PDCA permettendo loro di visualizzare i dati, confrontare le possibili soluzioni e altro ancora.

Usate questo modello infografico statistico per visualizzare tutti i punti di dati generati durante il segmento Check del vostro processo PDCA.

Ecco un altro esempio di come le aziende possono usare le infografiche per aiutare a prendere decisioni guidate dai dati in un quadro PDCA.

Confrontate e contrastate i meriti relativi delle soluzioni quando non avete numeri concreti per informare un’infografica statistica. Con il vostro team, esaminate i pro e i contro di ogni soluzione proposta fino ad arrivare alla soluzione migliore.

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In sintesi: Applicate le immagini al vostro modello PDCA per una gestione efficace del cambiamento e del miglioramento dei processi

Le risorse visive come infografiche, liste di controllo, diagrammi di processo, diagrammi di flusso e altro ancora sono i compagni ideali per il processo PDCA. Aiutate il vostro team a visualizzare i problemi, identificare le soluzioni e decidere come andare avanti utilizzando le soluzioni di Venngage per i team di formazione e sviluppo. Iniziare è gratuito.